مقدمه
اصطلاح بودجه، اصطلاحی آشنا است و بودجه بندی و کنترل بودجه قرن هاست که در امور پایه کشور به کار میرود و همه ساله اخبار مربوط به تقدیم لایحه بودجه توسط دولت به مجلس و تصویب آن را پس از اصطلاحاتی که در مجلس به عمل می آید در روزنامه می خوانیم در بودجه کل کشور پیش بینی در آمد های سال آینده از یک طرف و هزینه ها و سایر پرداخت های دستگاههای دولتی وابسته به دولت از طرف دیگر نشان داده شده و سعی می شود بین بر آورد جمع در آمد با جمع هزینه ها موازنه بر قرار شود و در غیر این صورت منابع تامی کسر بودجه (معمولا از محل داخلی یا خارجی) پیش بینی شود. بعد از جنگ جهانی اول بودجه و کنترل بودجه ای به عنوان ابزار مفیدی در دست مدیریت برای طرح سیاست های مالی و نظارت اعتبار بر اجرای آن ها مورد توجه قرار گرفت و استفاده از آن بخصوص در سال های بعد از جنگ جهانی دوم به تدریج توسعه یافت، بطوری که در حال حاضر کمتر مؤسسات بزرگی در کشورهای پیشرفته می توان یافت که آن را به کار نبرند. در ایران نیز در نتیجه پیشرفت صنعت و تجارت و آشنایی با روش های جدید مدیریت در دو دهه اخیر، بودجه بندی و کنترل بودجه ای برای تنظیم کلیه فعالیت ها به صورت برنامه ای هماهنگ، چه در دولت و چه در اکثر شرکت های بزرگ صنعتی مورد استفاده قرار گرفته است، در حالی که در مؤسسات متوسط و کوچک نوعی کنترل بودجه ای به صورت محدود برای تنظیم بعضی از جنبه های عملیات، مانند بودجه فروش، به کار می رود.
بودجه یک کشور نشان دهنده جایگاه دولت در اقتصاد و به عبارتی حدود و شغور دخالت دولت در جامعه است و اداره صحیح امور مالی دولت، نقش بسزایی در بهسازی نظام اقتصادی و نظام اداری یا مدیریت بخش دولتی دارد، به جرأت می توان گفت آنچه یک دولت یا یک حزب به عنوان سیاست های خود اعلام می کند و یا برنامه هایی که یک نامزد انتخابات ریاست جمهوری در نطق انتخاباتی خود اظهار می کند،در بودجه تجلی پیدا می کند، یعنی این ارقام بودجه است که نشان می دهد یک دولت یا یک رئیس جمهور به آموزش و پرورش اولویت بیش تری قائل است یا به امر زیر بنائی
تعریف بودجه:
بودجه عبارت است از تعبیر مالی و یا مقداری، سیاست از پیش طرح ریزی شده یک مؤسسه، برای رسیدن به هدفی مشخص در یک دوره زمان معین که قبل از آغاز دوره و تصویب شده باشد.
موارد استفاده از بودجه:
بودجه موارد استفاده متعدد و گوناگونی دارد، بودجه می تواند به عنوان ابزار برنامه ریزی عامل کنترل و یا به عنوان وسیله ای جهت برقراری ارتباط بین دستگاه های دولتی مورد استفاده قرار گیرد. به طور کلی سیاست های کوتاه مدت و بلند مدت دولت در سند بودجه اعلام میشود. برای تامین نیازهای اطلاعاتی هر یک از موارد استفاده فوق به اطلاعات مربوط به پیش بینی در آمد و هزینه به و اشکال مختلف در لایحه بودجه طبقه بندی میشود. طبقه بندی هزینه ها و در آمدها زمینه لازم را برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری فراهم می کند و به طور کلی طبقه بندی بودجه سبک و ترتیب ارائه اطلاعات را در سند بودجه مشخص می کند.
Public Administtration Servece (1964:43)
انواع طبقه بندی بودجه
به طور کلی طبقه بندی های بودجه ای را می توان به شرح زیر تقسیم بندی کرد.
طبقه بندی در آمدها و سایر منابع تامین اعتبار
طبقه بندی هزینه ها
طبقه بندی عملیاتی
طبقه بندی سازمانی
طبقه بندی اقتصادی
بودجه از چهار مرحله تشکیل می شود که در مجموع این چهار مرحله را دور بودجه یا سیکل بودجه نامیده اند.
تنظیم و پیشنهاد بودجه
تصویب بودجه
اجرای بودجه
نظارت و کنترل بودجه
- مرحله و تنظیم بودجه که فنی ترین قسمت از فرایند بودجه را تشکیل می دهد شامل کلیه عملیات مربوط به ، ارزیابی، و طبقه بندی اطلاعات بودجه ای و پیشنهاد آن را با رعایت قوانین و مقررات مربوط می باشد.
امروزه اصول مدیریت جدید ایجاب می کند که هیات مدیره عملیات خود را با دقت کافی برنامه ریزی کند و رویدادها و شرایطی را که ممکن است در آینده در صنعت و تجارت آنها موثر باشد مورد توجه قرار دهد. علاوه بر برنامه ریزی بر اساس پیش بینی آینده باید روش هایی برگزیده شود که بر اساس آن نتایج واقعی با نتایج مورد انتظار برای مدیریت مقایر پذیر باشد به طوری که بتوان به هر نوع مغایرت بدون تاخیر رسیدگی کرد و اقدام لازم به عمل آورد به این ترتیب بودجه بندی و کنترل بودجه ای اصلاً با برنامه ریزی سرو کار دارد و از این حیث در خورد مقایسه با یک سفر دریایی است. قبل از شروع مسافرت، ناخدا مسیر خود را با توجه به عوامل موثری از قبیل خطرات کشتیرانی جذرو مد دریاها و پیش بینی اوضاع نامساعد جوی که ممکن است در جریان مسافرت پیش آید طرح ریزی می کند. در جریان مسافرت ناخدا، طرح پیش بینی شده خود را به آنچه در عمل در پیرامونش می گذرد مقایسه می کند و هر گونه رویدادهای غیر عادی را در کارنامه روزانه مسافرتی خود ثبت می نماید. حتی ممکن است چنانچه شرایط موجود اقتضا کند از مسیر پیش بینی شده منحرف شود. ناخدا در پایان مسافرت شرایط واقعی را که با آن مواجه شده است با برنامه از پیش تنظیم شده مقایسه می کند و از تجربه های به دست آمده برای برنامه ریزی مسافرت های مشابه بعدی استفاده می کند.
مقایسه فرق شباهت اقداماتی را که برای تنظیم بودجه لازم است به شرح زیر مشخص می سازد:
الف). تنظیم طرحی برای نیل به هدف معینی که با توجه به کلیه عوامل زیر بود وصول به آن امکان پذیر باشد.
ب). مقایسه مستمر نتایج واقعی با ارقام بودجه و تعیین مغایرت یا انحرافات بین نتایج واقعی و استاندارد در تجزیه بر حسب علل انحراف.
د). اقدام به موقع برای رسیدگی به انحرافات به منظور اصلاح وضع و یا تجدید نظر در سیاست موسسه و در پی آن اصلاح ارقام بودجه.
- تصویب بودجه
بودجه پیشنهادی مقدماتی هیات مدیره شرکت های دولتی پس از انجام اصلاحات و اعمال نظرهای مشورتی سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سپس او تاکید مجدد هیات مدیره و مدیر عامل شرکت با نظرهای مشورتی سازمان مدیریت و برنامه ریزی در جلسه مجمع عمومی صاحبان سهام مطرح و پس از تصویب آن در اجرای موضوع تبصره 33 قانون برنامه اول اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران برای درج در لایحه بودجه کل کشور مجددا به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارسال می گردد.
موارد خاص در تصویب بودجه:
1. امتناع از تصویب بودجه 2. بودجه یک یا چند دوازدهم
- در واقع در مورد امتناع از تصویب باید گفت که در واقع امتناع از تصویب در کلمه مخالفت با برنامه ها و سیاست ها است.
- در مورد بودجه یک یا چند دوازدهم باید گفت چنانچه دولت به هر دلیل نتواند تا پایان سال، بودجه سال آینده را تنظیم کند و یا پارلمان کار بررسی و تصویب بودجه را به تعویق اندازد، در هر دو حالت دولت ناگزیر است برای پرداخت های خود از مجلس تقاضای اعتبار موقت یک دوازدهم برای یک ماه، دو دوازدهم برای دو ماه نماید.
اجرای بودجه ← که مرحله اساسی در فرآیند بودجه می باشد.
کمسیون بودجه:
کار آمد سیستم های کنترل بودجه ای در گرو همکاری فعالانه کلیه مدیران اجرائی موسسه است. بالاترین مقام اجرایی یعنی مدیر عامل یا رئیس هیات مدیره اصول کلی سیاست تنظیم بودجه را که به تصویب هیات مدیره رسیده است ابلاغ می کند ولی اجرای کنترل بودجه ای معمولا به عمده یک کمسیون بودجه گذاشته می شود. این کمسیون معمولا از مدیران اجرایی فعالیت های اصلی موسسه از قبیل مدیر فروش مدیر تولید یا نمایندگان آنها به ریاست مدیر عامل یا نماینده او تشکیل می شود و رئیس بودجه در سمت دبیر کمسیون انجام وظیفه می کند. کمسیون بودجه برنامه کلی بودجه را تعیین می کند و رئیس بودجه هدایت، مراقبت، گرد آوری و هماهنگ کردن اطلاعات و بررسی و تلفیق آنها به صورت بودجه کل را به عهده می گیرد.
نظارت و کنترل بودجه:
کنترل بودجه عبارت است از استقرار بودجه هایی که مسئولیت های مدیران اجرایی را با نیاز مندی های یک مبنای تنظیم بودجه ربط دهد، ونیز مقایسه مستمر نتایج واقعی با نتایج بودجه ای، به منظور دستیابی به هدف های آن از طریق اقدام انفرادی یا جهت دستیابی به مبنایی برای تجدید نظر در بودجه.
کنترل بودجه ای، اکنو ن در کشورهای پیشرفته صنعتی پذیرفته شده و به اجرا گذاشته میشود. به تدریج تعداد بیشتری از موسسات، به کمک موثری که یک سیستم کار آمد کنترل بودجه ای می تواند به حسن اداره امور موسسه کندپی می برند از طرف دیگر هر سال هزاران موسسه تنها در نتیجه نداشتن برنامه ریزی صحیح قبلی که ممکن بود نتایج زیر را نشان دهد ور شکست می شوند.
صنعت و تجارت موسسه، اصولاً می باید شروع شود.
خطراتی در پیش بوده است که موسسه می باید برای مراجعه با آن به موقع آماده می شد بررسی های به عمل آمده نشان می دهد که از میان شمار بسیار سازمان های ناموفق تنها گروهی انگشت شمار از بودجه و کنترل بودجه استفاده می کردند.
هدف های کنترل بودجه:
طرح ریزی سیاست موسسه
هماهنگ کردن فعالیت های کلیه قسمت ها به منظور تحقق بخشیدن به سیاست موسسه به طوری که هر فعالیت به منزله جزئی از یک مجموعه سازگار و هماهنگ باشد.
کنترل کردن هر یک از عملیات به منظور دریافت بهترین نتیجه دست یافتنی از آن.
مهم ترین وظایف رئیس بودجه:
1. تعمیر و ابلاغ دستور عمل بودجه به قسمت ها و ادارات با ذکر اطلاعات خواسته شده و آخرین تاریخ ارسال به کمسیون بودجه
2. تهیه اطلاعات راجع به عملیات دوره های گذشته و ارسال آن ها به روسای قسمت ها و ادارات به منظور کمک به بر آورد عملیات آینده.
3. دریافت و کنترل بودجه های تفضیلی.
4. مذاکره با روسای ادارات و قسمت ها به منظور تجدید نظر در بودجه پیش نهادی.
5. مراقبت در جمع آوری به موقع بودجه های تفصیلی.
6. خلاصه بودجه های تفصیلی.
7. تلفیق خلاصه بودجه های تفصیلی در یک بودجه کل.
8. تسلیم بودجه ها به کمسیون بودجه و ادای توضیحات لازم راجع به موارد خاص.
9. ابلاغ اصطلاحاتی که توسط کمسیون بودجه در بودجه های پیش نهادی ادارات و قسمت ها به عمل آمده است به روسای مربوط.
10. تنظیم بودجه کل که اجزا آن به تصویب کمیسیون بودجه رسیده است.
11. هماهنگ کردن مساعی همه مسئولان تنظیم بودجه تفصیلی.
دوره بودجه:
دوره بودجه عبارت است از مدت زمانی که بودجه برای تعمیر می شود ، در صنایع مختلف انواع مختلف بودجه برای دوره های متفاوت، سه ماهه شش ماهه یا سالانه یا حتی دوره های طولانی تر تعمیر می شود. با این حال غالباً بودجه ، هزینه های جاری برای دوره های یک ساله و بودجه هزینه های سرمایه برای دوره هایی طولانی تر مثلا 5 ساله یا حتی 10 ساله تهیه می شود تعیین دوره بودجه معمولا به دو عامل بستگی دارد.
1. ماهیت و نوع کار موسسه:
در موسساتی که هزینه های سرمایه ای مبالغ در خور ترجمی را تشکیل می دهد و احتیاج به برنامه ریزی دراز مدت دارد. مانند شرکت های هواپیمایی بودجه ها برای مدت طولانی مثلا 5 ساله یا حتی 10 ساله تمدید می شود. در حالی که موسسه هایی که معاملاتشان جنبه فصلی دارد مثل بنگاه های تعمیر مواد گوشتی دور، بودجه معمولا یک دوره فصلی کامل را در بر می گیرد.
2. کنترل هزینه در آمدها:
کنترل یک موسسه از طریق برنامه ریزی و کنترل هزینه ها و در آمد آن یکی از هدف های عمده کنترل بودجه ای است و برای این منظور لازم است که گزارش های کوتاه مدت برای مقایسه منظم در آمد ها و هزینه های واقعی با ارقام بودجه در دسترس باشد. بدین جهت در انتخاب دوره بودجه معمولا هر دو عامل فوق در نظر گرفته می شود یعنی بودجه ها برای دوره های دراز مدت تمدید می شود و سپس به بودجه های کوتاه مدت ماهانه و سه ماهه تقسیم می گردد تا بتوان درآمد و هزینه ها را به طور موثر کنترل کرد.
عامل محدود کننده:
هنگام پیش بینی عملیات آینده غالبا به عاملی بر می خوریم که سایر امکانات موسسه را تحت الشعاع قرار می دهد و استفاده از آن ها را محدود می کند. چنین عاملی را عامل محدود کننده یا عامل اصلی بودجه می نامند، میزان تاثیر این عامل باید مقدمتا سنجیده شود تا حتی المقدور از هماهنگی و قابلیت اجرایی بودجه های عملیاتی اطمینان حاصل شود.
یکی از هدف های کنترل بودجه عبارت است از هماهنگ کردن فعالیت کلیه قسمت ها به منظور تحقق بخشیدن به سیاست موسسه یکی از اقدامات عمده ای که در این راه صورت می گیرد عبارت است از ایجاد هماهنگی و سازگاری بین بودجه های تولید و فروش. به این ترتیب اگر بر آورد فروش به میزان چشمگیری از ظرفیت تولیدی تجاوز کند، آن گاه ظرفیت تولیدی عامل محدود کننده خواهد بود. در این شرایط چنانچه ظرفیت کافی موجود نباشد می توان برای توسعه آن برنامه ریزی دراز مدت به اجرا گذاشت و یا برنامه های کوتاه مدت برای اضافه کاری، نوبت کاری، واگذاری قسمتی از عملیات به پیمانکاری، یا نبود روش های کنترل به کار بست