سازمانهای کامپیوتری و فرآیندمدیریت سازمان
شاخص های راهبری اطلاعات در سازمان
هریک از سه قرن گذشته عرصه ظهور یک انقلاب تکنولوژیک بوده است. قرن هیجدهم عرصه بروز ماشینهای مکانیکی ، قرن نوزدهم زمان اختراع ماشین بخارو قرن بیستم قرن تکنولوژی جمع آوری، پردازش و توزیع اطلاعات می باشد. در این قرن شاهد ایجاد شبکه های بین المللی تلفن، اختراع رادیو و تلویزیون تولد و رشد فوق العاده صنایع کامپیوتری و پرتاب و به کارگیری ماهواره ها به منظور برقراری ارتباطات جهانی بوده ایم. از زمان ظهور اولین کامپیوتر های IBM چیزی قریب به بیست سال می گذرد و دراین مدت بسیار کوتاه دنیای کامپیوتر شاهد پیشرفتها ونوآوری های بسیار زیاد و حتی شگفت انگیزی بوده است.
امروزه کامپیوتر از یک وسیله لوکس و تخصصی به یک ابزار عمومی تبدیل شده و با نفوذ به تمام سطوح زندگی جوامع انسانی عامل ایجاد پیوند های جهانی بین آنها شده است. کامپیوترو کلیه ابزارهایی که به صورت مستقیم و غیر مستقیم فرآیندهای ارتباطی را شکل می دهند هر روز دچار تحولات جدید تر می شوند و ما شاهد هستیم که در عرصه رقابت بین شرکت های نرم افزاری و سخت افزاری ضمن گسترش کمی در ابزارهای ارتباطی سطح کیفی این ابزارها نیز دچار تحول و رشدی باور نکردنی شده اند. ملموس ترین نمونه را می توان از کمپانیMicrosoft با مدیریت ابر قدرت رایانه جهان بیل گیتس مثال زد که تنها در فاصله ای قریب به 10 سال با طراحی چندین سیستم عامل و نرم افزارهای جانبی آن سیطره ای غیر قابل باور بر بازار پیدا کرد و حوزه فعالیت رقیب بزرگی چون مکینتاش و لینوکس را بسیار محدود کرد. در این بین از روند رشد و توسعه اطلاعات در عصر حاضر نباید غافل ماند. رشد و گسترش علوم مختلف زمینه ساز پیشرفت های امروز بشر در فرایند ارتباطات بوده است. به بیان دیگر اطلاعات و تکنولوژی های ارتباطی ضمن رشد درونی با توجه به ظرفیتها و قابلیتهای موجود در هر یک از این عناصر پدیدهICT با ایجاد اثر متقابل موجبات رشد و ارتقا یکدیگر را نیز فراهم می اورند و هر یک به رشد دیگری کمک می کند. نقش عنصر اطلاعات در پدیدهICT با استفاده از سیستم های اطلاعاتی قابل تفسیر و تبیین و بهره برداری می باشد. انتقال این اطلاعات در قالب ابزار های ارتباطی زمینه کاربردی شدن انها را فراهم می کند و در نتیجه کارکردهای سیستم های اطلاعاتی را اشکار می سازد. با بیان این موضوع می توان نتیجه گرفت که ایجاد سیستم های اطلاعاتی دقیق و ارتباطات سریع از ضروریات ساختاری برای ایجاد نظام های اطلاعاتی اشتراکی است. تا با این روند سرعت و دقت استفاده از اطلاعات افزایش یابد و مهتر از همه هزینه های تولید و تکثیر نیز کاهش پیدا کند. سازمان های پیشرو و پویا با ساختار مدیریتی آینده نگر امروزه نا گزیر از استفاده گسترده و منطبق و یگپارچه از سیستم های اطلاعاتی و ابزارهای ارتباطی می باشند. دراین مجال سعی می شود ضمن بررسی سیستم های اطلاعاتی قابل پیاده سازی و انطباق در سازمان، ظرفیتها و قابلیتهای انها معرفی و نحوه تطبیق روند مدیریت اطلاعات با مهندسی اطلاعات بیان شود.
پیش از هر چیز به جاست که تعاریفی از واژه های مدیریت اطلاعات، مهندسی اطلاعات، سیستم و سازمان ارائه شود.
سیستم به مجموعه منظمی از عناصر به هم وابسته اطلاق می شود که برای رسیدن به اهدافی مشترک با هم در تعاملند.
سازمان سیستمی است که از سازماندهی و ترکیب منابع مختلفی از قبیل نیروی انسانی، مواد، ماشین آلات، تجهیزات و... به صورت یک موسسه پایدار و مثر اعم از تجاری و غیر تجاری به وجود می آید.
اطلاعات به مجموعه داده های علمی قابل پردازش و تحلیل علمی اطلاق می شود.
مدیریت: فن تلفیق عوامل گوناگون موثر در روند اجرا، برنامه ریزی و نظارت سازمان گفته می شود.
مدیریت اطلاعات به کلیه مراحل و جریانات راهبر و هدایت کننده و ناظر بر توزیع مناسب و به هنگام اطلاعات گفته می شود.
مهندسی اطلاعات به روند مدیریت کلیه ابزارها و روش های پردازش و انتقال اطلاعات که بر مبنای ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری تعیین می شوند اتلاق می شود. مهندسی اطلاعات با استفاده از قابلیتها و ظرفیتهای ابزار ارتباطی بهترین روش های مدیریت اطلاعات را ازنظر کمی و کیفی تعیین می کند. با مهندسی اطلاعات مراحل پردازش و انتقال اطلاعات با استاندارد های موجود در روند مدیریت اطلاعات و نیازمندی های سازمانی منطبق می شود.
شاید در ظاهر امر دو واژه مدیریت اطلاعات و مهندسی اطلاعات بسیار مشابه جلوه کنند. گو اینکه این دو فرآیند اطلاعاتی همپوشانی بساری هم دارند اما از نظر سیستماتیک تفاوتهای آشکاری دارند و همانطور که پیش تر ذکر شد این دو فرایند بسیار بر هم موثر و از هم متاثر می باشند. در واقع نقش مدیریت اطلاعات در یک سازمان پیشرو نیاز سنجی هر یک از اجزا سازمان و ایجاد زمینه ها و برنامه ریزی های لازم در جهت انتقال داده و نظارت بر سطح دسترسی آنها می باشد در این بین مهندسی اطلاعات با توجه به نقش مهمی که دارد با شناخت و مطالعه بر روی بسترهای اطلاعاتی و ساختار های سازمانی با تعیین و راه اندازی بهترین امکانات و ابزارهای ارتباطی می تواند اطلاعات را به طرق مختلف و با رعایت حداکثر امنیت به کاربران عمومی و اختصاصی مد نظر مدیر سازمان برساند.
امروزه سازمانهای عریض و طویل که دارای صدها دفتر در یک گستره جغرافیایی می باشند انظار دارند که با تبادل سریع اطلاعات و پردازش آنها بتوانند از آخرین وضعیت هر یک از دفاتر خود در کمترین زمان ممکن آکاهی یابند. بهترین و کارآمد ترین شیوه های مدیریت غیر متمرکز و غیر مستقیم در یک سازمان استفاده از شبکه های کامپیوتری می باشد.
بسیاری از سازمانها پیش ازاین از کامپیوتر در بخش های مختلف استفاده کرده اند و چون سازمانهایی که از تعداد زیادی کامپیوترمستقل در فواصل دور و نزدیک بهره برده اند برای مثال یک شرکت با دفاتر متعدد در مکانهای مختلف ممکن است از کامپیوتر در تمامی دفاتر خود استفاده کرده باشد و برای این شرکت ضرورت دارد که آخرین وضعیت هر یک از دفاتر را در اختیار داشته باشند یا در درون سازمان با وجود چارت های مشخص کاری مدیر سازمان باید ازآخرین فعالیت های معاونت ها و مدیریت های مختلف سازمان آگاهی پیدا کند ضمن اینکه خود اجزای تشکیل دهنده چارت سازمانی نیز بایستی در حد لازم از اطلاعات بخش های موثر در فعالیتهایشان آگاهی یابند.
پس به عنوان اولین هدف یک شبکه کامپیوتری می توان اشتراک منابع اطلاعاتی را مورد اشاره قرارداد در گام بعدی هدف افزایش ضریب ایمنی و حفظ اطلاعات می باشد در ساختار شبکه های کامپیو تری ضمن توزیع اطلاعات مخصوص هر بخش اطلاعات در یک سیستم مرکزی حفظ می شود و امکان دسترسی همه افراد به اطلاعات بدو نظارت مدیر سازمان میسر نخواهد بود. این هدف در جایی کاربری خود را نمایان می شود که حساسیتهای امنیتی و مالی در پی دارد مثل سازمانهای نظامی، خطوط هوایی، بانک ها و... شاید مهمترین و اصلی ترین هدف قابل ذکردر استفاده از شبکه ها کاهش هزینه ها و صرفه جویی در مخارج سازمان باشد. زیرا همانطور کهمی دانید یکی از مهترین شاخصهای مدیران پیشرو این است که سازمانهای بهره ور و با راندمان مثبت دارند و بدون شک یکی از عوامل مهم وتاثیر گذار در بهره وری مناسب از سرمایه و زمان و استفاده یکپارچه ساختار سازمان از شبکه های رایانه ای است.
شبکه های کامپیوتری بر اساس فاصله بین کامپیوتر ها و همچنین سیستم ارتباطی بین اجزای شبکه دارای انواع مختلف می باشد.
شبکه محلی(LAN): این شبکه برای برقراری ارتباط بین کامپیوتر ها در یک اداره یا ساختمان استفاده می شود.
در این نوع ساختار شبکه ای که در واقع برای محیط های کوچک تعریف می شود مدیر سازمان نسبت به تعیین خط مشی های لازم در هدایت و نظارت بر توزیع اطلاعات در هر یک از سطوح طولی و عرضی سازمان اقدام می کند و نسبت به کنترل و پی گیری اطلاعات دریافتی از هریک از اجزا سازمان اقدام می کند به طور مثال هر یک از بخش های اداری، بازرگانی، روابط عمومی و... بر حسب شاخص های تعریف شده مورد تغذیه اطلاعی از جانب مدیر سازمان قرار می گیرند و خروجی های مورد انتظار را نیز به بخش های مرتبط و مدیر سازمان منتقل می کنند.
شبکه های شهری(MAN): این شبکه برای برقراری ارتباط بین کامپیوترها در سطح یک شهر استفاده می شود. کارکردهای موردانتظار از این شبکه ها فراتر از یک سازمان محدود می باشد و در واقع سطح اطلاع رسانی و نظارتی را تا محدوده گسترده تری منتشر می کنداز جمله این شبکه ها می توان به مراکز ارسال و فروش پهنای باند اشاره کرد. سازمان هایی که دارای مراکز و شعباتی در سطح یک شهر هستند می توانند از این گونه شبکه ها بهره ببرند.
شبکه های گسترده(WAN): شبکه های جهانی یا شبکه های گسترده که جهت برقراری ارتباط بین کامپیوتر ها در فواصل بسیاردور استفاده می شود. محدوده جغرافیایی که اینگونه شبکه ها می توانند پوشش دهند در حد یک کشور، قاره و یا کل جهان خواهد بود. با توجه به ساختار تعریف شده برای این شبکه به خوبی روشن می شود که در شبکه های گسترده حجم بالایی از اطلاعات قابل پردازش و اشتراک گذاری هستند. سازمانهایی که با گستردگی کشوری به فعالیت می پردازند می توانند با بهره برداری از شبکه های گسترده منابع اطلاعاتی خود را از سطح کشور تامین کنند و مورد تحلیل و تصمیم گیری قرار دهند. اگر با دید سازمانی به به ساختار شبکه WAN نگاه کنیم می توان این استنباط را داشت که چون هرWAN از به هم پیوستن چندینLAN به وجود می آید در نتیجه بستر لازم برای تحقق مدیریت فراگیر و غیر متمرکز از طریق سیستم های رایانه ای و ساختار های شبکه ای فراهم می شود. در این نوع مدیریت اطلاعاتی و سازمانی می توان به طرح مدل های آموزش از راه دور یا دولت الکترونیکی اشاره کرد.
به هر حال در سازمان گزینش هر یک از ساختارهای شبکه ای مسئله توجه علمی و اقتصادی با بهره گیری از توانمندی های مهندسی اطلاعات و مدیریت اطلاعات امری اجتناب ناپذیر خواهد بود.
در راه اندازی شبکه ها سه نوع همبندی(Topology) مورد استفاده قرار می گیرد که در اینجا اشاره ای گذارا به نام این همبندی های می شود.
1-هم بندی خطی 2-هم بندی حلقوی 3- هم بندی ستاره ای
مدیران سازمان ها با توجه به ساختارکاری و خطوط تولید اطلاعات این امکان را دارند تا از انواع مختلف هم بندی در سازمان خود استفاده کنند. تا اینجا با مزیت ها و ساختارکاربرد شبکه در سازمان آشنا شدیم ولی شاید این سوال پیش بیاید که مدیر سازمان با توجه به تخصص و گرایش های متفاوت از علوم رایانه چگونه می تواند شبکه سازمان خود را مدیریت کند.
مهمترین گام در مدیریت شبکه سازمان شناخت بهترین ابزارها و امکانات مورد استفاده در ایجاد شبکه هاست که با توجه به عواملی چون بودجه سازمان، کارکردهای مورد انتظار، حجم عملیاتی سازمان و برنامه های آتی توسعه سازمان تعیین می شود که منطبق بر ساختار سازمانی می باشد و کلیه برنامه ها و فعالیت های اجزا مختلف سازمان راپوشش می دهد.
در اینجا یا خود مدیر با داشتن تخصص لازم در مدیریت شبکه اقدام به این کار می کند و یا با استخدام کارشناسان و مشاورین متخصص مدیریت شبکه سازمان خوود را انجام می دهد. اینکه اصولاً یک مدیر می تواند مدیر شبکه سازمان هم باشد. امری دور از ذهن نیست ولی به هرحال ما در اینجا به لطف همپوشانی و انطباق بسیار زیادی که ما بین تعاریف و عملکردهای مدیریت اطلاعات و مهندسی اطلاعات می باشد. مدیر سازمان را مدیر شبکه قلمداد کنیم و فعالیت او را که بایستی دو فعالیت مهندسی و مدیریت اطلاعات را تواماً انجام دهد معماری اطلاعات نام بدهیم.
یک مدیر شبکه یا به اصطلاح(CAN ) باید از روش ها و مهارت های شبکه ای آگاهی داشته باشد. این مسئله باعث می شود تا قابلیت ها و کارکردهای شبکه به سرعت رشد و پیشرفت نماید.
مدیران تنها افرادی هستند که در صورت قطع ارتباط بخش های مختلف شبکه باید به حل مشکل بپردازند بنابراین تا زمانی که شبکه فعال است و عمل می کند و ظیفه یک مدیر اعمال نظارت، نگهداری و اجرای برنامه های شبکه می باشد. وظیفه مهم یک مدیر در شبکه ایجاد و نگهداری بهینه سیستم فایلینگ می باشد.اعطا مجوز دسترسی به منابع شبکه م مجوز های عضویت کاربری برای کار با این منابع از دیگر وظایف مدیران شبکه است.
در این مجال سعی شد تا با بررسی ساختار تعامل یافته سازمان با شبکه های کامپیوتری نقش مدیریت غیر متمرکز را بر روند اجرایی سازمان مورد بررسی قرار گیرد و جایگاه مدیریت و مهندسی اطلاعات در استفاده از مدل های مختلف ساختار شبکه برای سازمان بررسی شود. امید است که گسترش کاربرد ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی در نظام های مدیریتی سازمان های کشور زمینه ظهور سازمان های بهره ور و پیشرو را فراهم نماید تا توسعه همه جانبه به چیزی ملموس تر از رویا تبدیل شود.
تاثیر مستقیم و غیر مستقیم عوامل محیطی بر سازمان
وظایف مدیر
نظارت
هدایت
سازماندهی
برنامهریزی
خلاقیت
اهداف سازمانی
فصل دوم
سیر تحول اندیشه های مدیریت
سیر تحول اندیشه های مدیریت
نظریه های کلاسیک
مدیریت بوروکراتیک
مدیریت علمی
مدیریت اداری
نظریه های نئو کلاسیک
مطالعات هاثورن
نگرش رفتاری
نگرشهای،کمی،سیستمی،اقتضایی
و جنبش جدید در روابط انسانی
نگرش سیستمی
علم مدیریت
نگرشهای کمی
نگرش اقتضائی
جنبش جدید روابط انسانی
نظریه z
مدیریت عملیاتی
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت