تحقیق مقاله مهندسی مجدد

مقدمه

گسترش سازمان ها ، پیچیده شدن فعالیتها ، ورود رقبای جدید به صحنه تجارت ، گسترش فعالیت سازمان ها از نظر جغرافیایی ، کمرنگ شدن مرزهای جغرافیایی در فعالیت های کسب و کار، شکر گیری اقتصاد جهان و جهانی شدن روندی بود که در طی چند دهه به مرور برسازمانهاحاکمیت یافت و سازمان ها نیز بالاجبار به طراحی ساز و کارهایی پرداختند که بتوانند خود را همگام با تغییرات سازماندهی و ادامه حیات دهند .

سازمان ها دریافتند که شیوه های سنتی کسب و کار دیگر پاسخ گویی شرایط محیطی نوین نیست و در صدد برآمدند تا شیوه ها و سیاست های سنتی خود را کنار گذاشته و با بهره گیری از فرصتهای به وجود آمده حاصل از رشد وگسترش فناوری و به طور خاص فناوری اطلاعات ، فعالیتهای خود را بازنگری و به صورت کارآ و اثر بخش طراحی کنند .

فشارهای محیطی بر یک سازمان را می توان در سه بعد مورد بررسی قرارداد که به 3C’s معروف هستند .(Hamer  &  Champy 1993)

الف : مشتری [1]

امروزه مشتری می داند که چه می خواهد ، چه میزان مایل است پرداخت کند وچگونه کالا یا خدمات خود را با توجه به علاقه اش دریافت کند .

ب : رقابت[2]

رقابت به طور قابل ملاحظه ای در زمینه های کیفیت ، قیمت ، انتخاب ، خدمات و زمان تحویل در حال افزایش است . حف موانع تجاری ، رشد مؤسسات بین الملل و رشد و نوآوری فناوری رقابت را بسیار فشرده و نزدیک کرده است .

ج : تغییر[3]

تغییر به طور مستمر در حال انجام است . بازار ، کالا ، خدمات ، فناوری و محیط های کسب و کار و افراد غالباً به طور قابل ملاحظه و غیر قابل پیش بینی در حال تغییر هستند . بنابراین با توجه به تغییرات نیاز بود که یک نوع باز اندیشی اساسی در سازماندهی روش های کسب و کار سازگار با فناوری و محیط رقابتی انجام شود تا سازمانی فرآیند محور جایگزینی ادارات سنتی شوند .

سازمان ها به منظور حفظ برتری رقابتی ، ایجاد مزیت رقابت و بهبود فرآیند های کسب و کار خود طی دهه های پایانی قرن بیستم طرح هایی را به اجرا درآوردند که بسیاری از آن ها در عمل توانست به حفظ ادامه حیات و گسترش آن ها نسبت به سایر رقبا شود . این طرح ها عبارت بودند از :

توجه به بهره وری

تولید به هنگام [4]

مدیریت کیفیت سرتاسری[5]

مدیریت دانش [6]

مدیریت تغییر[7]

توجه به مشتری[8]

نوآوری و خلاقیت

مدیریت داده ها و بهبود تصمیم گیری

مهندسی مجدد چیست ؟

یکی ا زاندیشه های نوین در اوایل دهه 90 در جهت کاراتر کردن فعالیت های کسب و کار تفکر مهندسی مجدد فرآیند کار[9] یا مهندسی مجدد[10] بود که بر خلاف شیوه سنتی که تقسیم کار را بر مبنای وظایف انجام می داد به تقسیم کار بر اساس فرآیند ها تأکید داشت . بر این اساس فعالیت ها بایستی به طور ریشه ای مورد بازنگری قرارگیرند و با استفاده از فناوری ، فرآیند به گونه ای طراحی شود که زمان و هزینه های فرآیند تقلیل یافته و کارایی آن در جهت پاسخ گویی بیشتر به مشتری یا ارباب رجوع ارتقاء یابد .

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شیوه ای مدیریتی جهت تغییر بنیادی در سازمان به منظور بهبود و توسعه قابل ملاحظه آن است . همر و چمپی[11] مهندسی مجدد را به شیوه زیر تعریف و عناصر آن را برشمرده اند .“ مهندسی مجدد بازاندیشی بنیادر و طراحی نو و ریشه ای فرآیندها برای دستیابی به بهبود و پیشرفتی شگرف در معیارهای کارایی حیات امروز سازمان ها همچون قیمت ، کیفیت ، خدمات و سرعت است .” این تعریف دارای چهار عنصر کلیدی است .( همر مایکل و دیگران ، 1377،67)

الف – بنیادین [12]

چرا سازمان کار را به شیوه ای خاص انجام می دهد .

ب – ریشه ای [13]

پرداختن به ریشه فرآیند ها، بررسی به منظور اعمال تغییرات اساسی تا تغییرات سطحی در آنچه انجام می شود.

ج – شگرف[14]

مهندسی مجدد بهبود تدریجی نیست بلکه تأکید بر دستیابی به حداکثر کارایی است . بهبودهای مقطعی در برنامه مهنهدسی مجدد وجود ندارد .

د – فرآیند ها [15]

طراحی سنتی اغلب بر وظایف ، مشاغل افراد و ساختارها تأکید دارد . مهندسی مجدد بر فرآیند ها تأکید دارد که مجموعه ای از کارها و وظایف است که به طور نظام یافته به دریافت داده ها ، پردازش و حصول نتایجی باارزش می گردد.

مهندسی مجدد ریشه در رویکرد های مدیریتی نوین نظیر مدیریت کیفیت جامع ، مشتری گرایی ، حلقه های کیفیت و مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار دارد .

مهندسی مجدد به مجموعه ای از کارها اطلاق می شود که یک سازمان برای تغییر فرآیند ها و کنترل ها درونی خود انجام می دهد تا از ساختار سنتی عمودی و سلسله مراتبی به ساختاری افقی میان فعالیتی [16]مبتنی بر گروه و سطح تبدیل شود که در آن همه فرآیندها برای جلب رضایت مشتریان صورت می گریرد . برنامه

مهندسی مجدد معمولا ً‌ باعث تبدیل سازمان ا زساختار “بلند ” به ساختار “ شبکه ای و پهن ” می شود ( اُبلنسکی ، 1376،13)

فرآیند گرایی و ضرورت توجه به فرآیندها به عنوان چگونگی جریان کار و وقوع رخدادها منجر به پیدایش و برجسته شدن نگرش فرآیندگرا در مهندسی مجدد یا طراحی و بهبود سازمان و ساختار سازمانی شده است . این نگرش بر تشکیل تیم های کاری چند منظوره و لزوم توجه به فرآیندها و شناخت مراحل و فعالیت های آن و در صورت امکان ادغام فرآیند یا فعالیت ها ، تأکید می ورزند .( رحمان زاده ، 1380،4-23)

تفاوت مهندسی مجدد و بهبود تدریجی

همان گونه که کر شد مهندسی مجدد بر تغییر بنیادی ، ریشه ای و بلند مدت تأکید  دارد و هدف آن دست یابی به نتایج عمده در کسب و کار است . ولی نگرش در تغییرات تدریجی ، تغییر گام به گام را درد دستور کارخود دارد و به تغییرات و اهداف کوتاه مدت تأکید می شود .سرعت تغییرات و حجم آن در دهه 90 نشان داد که تغییرات تدریجی نمی تواند پاسخ گویی شرایط باشد و سازمان ها جهت حفظ بقاء و دست یابی به برتری های رقابتی نیاز به تغییرات بنیادی و بازنگری کلی در فرآیند های کسب وکار خود دارند . دو نگرش رامیتوان به صورت زیر مقایسه کرد :

فرآیند       بهبود تدریجی                                                 مهندسی مجدد

میزان تغییر  تغییرات اندک                                             تغییرات گسترده

نتایج            نتایج اندک                                                  نتایج قابل توجه

سازمان ها از ابعاد افقی و عمودی برخوردار هستند ، سطوح سازمانی ( عالی ، میانی و عملیاتی ) ابعاد افقی را مشخص می کنند و تقسیم بندی وظیفه ای سازمان ابعاد عمودی را مشخص می کند .

بعد عمودی سازمان عمدتاً‌ بر فعالیت تخصصی دارد و این گونه نگرش به شیفتگی تخصصی یا واحدی انجامیده که در آن روابط بین وظایف کمتر مورد توجه قرار می گیرند .

شکل 1-4 نشان دهنده این است که چگونه انجام فرآیندهای کاری مختلف مستلزم شکستن مرزهای بین واحدها ( وظایف ) سازمان است . برخی مواقع به این فرآیندها فعالیت بین بخشی اطلاق می شود . مانند فرآیند تولید ، پردازش سفارش ،‌برنامه ریزی کنترل ، خدمات مشتریان .

هدف مهندسی مجدد کسب و کار پاسخ گویی به انتظارات مشتریان و ارائه کالا و خدمات مورد نظر وی است و از آن جایی که انتظارات وخواسته های مشتریان ماهیتی پویا دارد بنابراین سازمان بایستی بتواند علل نارضایتی و نی خواسته های وی را دنبال و به تبع آن فرآیندهای سازمانی را دگرگون سازد و کالا و خدمات سازگار را ارائه کند .(Ganesh  D.Bhatt> 2000)

وظیفه واحدی از کار است که معمولاً یک نفر انجام می دهد در صورتی که فرآیند گروهی از وظایف مرتبط به هم هستند که الزاماً‌ از سوی یک نفر انجام نشده و نتیجه آن ارزش افزوده ای است که ایجاد می شود . سازماندهی وظیفه ای اگر چه شیوه ای کارا در دهه های گذشته بوده است ولی این نوع سازمان دهی در عمل مشکلات بسیاری را در سازمان ها به وجود آورده و کارآیی سازمان ها را در محیط رقابتی نوین کاهش داده است .

سازماندهی فرآیندگرا تکید خاصی بر نتایج دارد و مهم ترین نتیجه پاسخ گویی به هنگام به خواست مشتری است [17].

تغییر در فرآیندهای کاری معمولاً‌تغییر در شکل و محتوای سازمان را به همراه دارد . در تفکر فرآیندی به فعالیت هایی که اثر ارزش افزوده در فرآیند دارند تأکید می شود و فعالیت های غیر مولدی که ارزش افزوده ای در فرآیند ندارد کنار گذاشته می شوند .

1-customer

1-competition

2- change

3- Just  in  time (JIT)

4-Total  Quality  Management (TQM)

1-Knowledge  Management(KM)

2-Change  management

3- Customer  services

4-Business   Process  Reegineering (BPR)

5-Reengineering

6-Hammer  and  Champy

1-Fundamental

2- Radical

3-Dramatic

4-Porcesses

5-Cross  Function

5-Cross  Function

[17] -مشتری در این نوشته کلیه کسانی هستند که د رداخل یا خارج سازمان از نتیجه یک فرآیند برخوردار شوند .