پایه های اساسی و مقررات مکاتبات اداری:
برای گزارش نویسی تعریف های گوناگونی شده که ساده ترین آنها، انتقال پاره ای از اطلاعات به کس یا کسانی که آگاهی کافی ندارند.
به عبارت دیگر شخص حقیقی یا حقوقی برای کسب اطلاعات بیشتر نیاز به گزارش دارد.
مثلاً اطلاعاتی که از رسانه های گروهی یا روزنامه ها دریافت می کنیم، یک نوع گزارش محسوب می شود.
شناسایی پایه ای اساسی آئین نگارش:
نگارش به معنی نوشتن است و دارای دو مفهوم کلی است:
الف: مفهوم عام: نوشته ای مانند نامه یا گزارش یا خبر را نگارش گویند.
ب: مفهوم خاص: کسی که هنر نویسندگی داشته و قدرت پردازش مطالب گوناگون را دارد و نوشته هایش ساده و زیبا و رسا بیان می شود.
ولی در این جا از مفهوم عام آن استفاده کرده و هدف ما تهیه نامه یا گزارشات ساده آموزشگاهی است که بتواند نیازهای آموزشگاه را با زبان ساده و رسا، بیان داشته و خواسته های خود را در طرح یا الگوئی خاص گزارش نماید.
ضمناً در نظر داشته باشید نویسنده فقط برای خود نمی نویسد، بلکه مقاله یا گزارشات و یا نمایشنامه و کتاب او باید طوری باشد که در خواننده تأثیر گذارد. یعنی مسئولیت نویسنده سنگین است و نوشته هایش با روح انسان سروکار دارد.
گرچه برای همه نویسندگان صفات خاصی را نمی توان ذکر کرد، اما می توان گفت که یک نگارنده باید یک فرد آگاه و مطلع باشد و قلم خود را با چیزهای بی ارزش مانند پول و مقام نفروشد و واقعیات را بنویسد.
برای آموزش نگارش دستورالعمل خاصی وجود ندارد ولی لازم است موارد زیر را در نظر داشته باشید.
1- مطالعه و خواندن: یکی از بهترین دوستان انسان کتاب است و با استفاده از این وسیله می توان مؤثرترین وسایل کسب مهارت را در نوشتن کسب نمود.
با خواندن نوشته ها، روش نگارش را می آموزیم.
2- نوشتن: یکی از کارهایی که موجب افزایش مهارت در نویسندگی می شود، نگارش و نوشتن است. زیرا در اثر تمرین و نوشتن، با روشهای مختلف نگارش آشنا می شویم.
3- رعایت نظم و ترتیب نگارش:
هر نوشته یا گزارش رسمی بر اساس نظم و ترتیب خاصی صورت می گیرد که مراحل آن به صورت زیر است.
الف: تفکر و دقت در نوشتن
ب: طرح یا الگوی نوشتن
در مرحله اول لازم است در مورد مطالب موردنظر تفکر و اندیشه نمود و در مرحله دوم لازم است نویسنده نقشه کار و فهرست مطالب و نکات اصلی را به ترتیبی بنویسد که عبارات روشن، رسا و واضح باشد و سعی کند هیچ مطلبی را از قلم نیاندازد.
مثلاً در مورد طرح گزارش درباره آموزش مطالب زیر را به صورت سلسله مراتبی تهیه و به مقامات بالاتر گزارش نماید.
1- آموزش مرکز
2- پژوهش در رشته های موردنیاز منطقه
3- تعداد هنرجویان مورد تقاضای رشته ها
4- تعداد هنرجویان فعلی رشته های مختلف
5- تعداد مدرسان آزموده ثابت
6- تعداد مربیان حق التدریس
7- درجه تحصیلات مربیان
8- کتاب یا جزوه هائی که مربیان تهیه نموده و یا از منابع مختلف استفاده می کنند.
9- درجه پیشرفت کار در دوره ی قبلی چقدر بوده است.
10- برنامه ریزی آموزشی چقدر توفیق داشته است.
و مسائل دیگری که می تواند در پیشرفت و پیش برد رسالت آموزش مفید باشد. یعنی نویسنده گزارش لازم است تمام مطالب را قبلاً تجزیه و تحلیل نموده و پس از نظرخواهی و تحقیق و پژوهش و اطلاع از چگونگی وضع محیط کار، اقدام به نوشتن مطلب نماید.
پس نگارنده باید قبلاً الگو را:
1- تعریف کند.
2- توصیف کند. بدین معنی که در مخاطب تصویری از موضوع پدید آورد.
3- مقایسه: در مقایسه اختلافات کمی و کیفی توضیح داده شود.
4- بررسی علل و نتایج: رویدادها را پس از بررسی نتیجه گیری و نظریه اعلام نماید.
5- استدلال و اقناع: مطالب را طوری استدلال نماید که مخاطب آنها را قبول نماید.
توجه: یکی از مطالب مهم در آموزش های فنی و حرفه ای رعایت ساده نویسی در نوشتن مطلب و گزارشات است، یعنی نوشته ها باید ساده و روان و در عین حال شیوا و رسا باشد و عبارات مبهم و جملات پیچیده و کلمات نامأنوس در آن به کار نرود. به عبارت دیگر نوشته ها و کلمات طوری نباشد که جهت درک معنی آن به لغت نامه ها و کتاب فرهنگ نیاز باشد.
در نوشته ها باید عفت قلم و پاکی فکر را رعایت کرده و از استعمال الفاظ درشت و رکیک و توهین نسبت به افراد خودداری نمائیم، زیرا این مطلب نویسنده را خوار و بی مقدار می کند.
به طور خلاصه نوشته باید علاوه بر سادگی و زیبائی به آرایش کلام نیز آراسته باشد و ضمن آنکه مطلب خود را به مخاطب می رسانید، آرامشی نیز در محتوای کلام وجود داشته باشد.
شناسائی مقررات مکاتبات اداری:
مکاتبات اداری معمولاً بین وزارتخانه ها، ادارات، مؤسسات و سازمانها ردوبدل می شود که خود دارای اصطلاحات و الگوهای خاصی است.