تحقیق مقاله آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی کارکنان

مقدمه

بدون شک نیروی انسانی در هر سازمان جدای از حجم و اندازه آن بعنوان مؤثرترین و مهمترین عامل تعیین کننده در بقاء رشد و پویایی سازمان به شمار آمده و بزرگترین سرمایه و دارایی آن محسوب می گردد.

لذا هر فرد در سازمان مربوطه برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب می شود که او از نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثربخشی بیشتر کوششهایش به کار برد. بدیهی است که عدم توجه دستگاه به احساسات، نیازها و عملکرد کارکنان صدمات جبران ناپذیری در ادامه انجام مأموریت و اهداف سازمان وارد خواهد نمود.

ارزشیابی ابزاری است که سازمانها و کارکنان را در تأمین این نیازها کمک می‌کند و بعنوان یکی از مؤثرترین و کارآمدترین ابزار شناخت و کنترل، نقش مهمی ایفاء می‌کند زیرا با اجرای یک طرح مناسب ارزشیابی میتوان در جهت اثربخشی، بهسازی، رشد و تعالی، جلب رضایت، ایجاد سیستمی عادلانه (برای ارتقاء گروه، ترفیع، انتصاب به پستهای مدیریتی، تشویق و تنبیه، تعیین نیازهای آموزشی) مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف و ایجاد روابط عادلانه همراه با محیطی مناسب توأم با حسن تفاهم در بین مدیران و کارکنان اقدام نمود. از همین منظر نظر مدیران و مسئولین محترم را به این نکته جلب می نمایم که با توجه به اهمیت ارزشیابی کارکنان در مدیریت منابع نیروی انسانی و از آنجائیکه اطلاعات دقیق و صحیح حاصل از اجرای برنامه ارزشیابی کارکنان تحت سرپرستی مبنای تصمیمات مهم مربوط به افزایش سنواتی، افزایش فوق العاده شغل ارتقاء گروه، آموزش و بهسازی و… قرار می گیرد و مالاً عدالت استخدامی را در دستگاه محقق می سازد از این رو نظارت و کنترل بر فرآیند اجرای برنامه ارزشیابی به منظور تضمین ارزشیابی دقیق و واقعی امری الزامی است.

در جهت تحقق این هدف به منظور کنترل و محدود نمودن تأثیر خطاهای رایج در ارزشیابی کارکنان به ویژه خطال هاله ای، خطای گرایش به ارفاق، خطای سهل گیری که موجب ارزشیابی غیر واقعی و بزرگ نمایی رفتار و عملکرد ارزشیابی شوندگان می‌گردد. کلیه ارزشیابی کنندگان مکلفند نسبت به ارزشیابی دقیق و واقعی کارکنان تحت امر اقدام نمایند، لذا به منظور آشنایی عزیزان ارزشیابی کننده از دستورالعمل ها و آئین نامه های مربوط به ارزشیابی بر آن شدیم تا گزیده ای هرچند  مختصر تهیه و تدوین و در اختیار آنان قرار دهیم امید است که مسئولین عزیز با مطالعه دقیق این مختصر ما را در انجام ارزشیابی واقعی، عادلانه و بدور از سلیقه های شخصی و بر اساس ضوابط مربوطه یاری نمایند.

ارزشیابی بایستی یکی از شاخص های مهم انتخاب افراد به پستهای مدیریتی و سرپرستی مد نظر مدیران و مسئولین عزیز قرار گیرد اما متأسفانه تا کنون این مهم مورد قرار نگرفته است به هر حال عدم دقت و آگاهی ارزشیابی کنندگان در سنجش معیارهای عملکردی و رفتاری و اخلاقی کارکنان میتواند موجبات نارضایتی عده اتی از همکاران خدوم را فراهم و یا باعث بزرگ نمایی بیش از اندازه عملکرد عده ای دیگر شود.

انشاءالله که بتوانیم با همکاری و هماهنگی یکدیگر در انجام ارزشیابی کارآمد، واقعی و عادلانه اقدام نمائیم تا اهمیت این مهم بعنوان بهترین ابزار تشویق و تنبیه و جلب رضایت کارمند مورد شناخت و توجه دقیق مدیران و کارکنان قرار گیرد.

خلاصه طرح و چرخه مستمر ارزشیابی:

1-گفتگو یا مصاحبه آغاز دوره:

در آغاز دوره ارزشیابی (فروردین تا اردیبهشت هر سال) واحد ارزشیابی مؤسسه بایستی فرمهای ارزشیابی کلیه کارکنان هر واحد سازمانی را که مشخصات کامل ارزشیابی شونده در قسمتهای مربوطه درج گردیده است برای مدیریتها و ادارات و قسمتهای مختلف ارسال نماید مسئولین مربوطه بایستی در مرحله نخست جلسه مصاحبه ای که آن را جلسه مصاحبه آغاز دوره می نامند با کارکند تحت سرپرستی تشکیل دهند و در مورد کارهایی که در طول دوره بایستی کارمند به انجام برساند برنامه ریزی کنند. به عبارت دیگر سرپرست بایستی شرح وظایفی را که کارمند در طول دوره موظف به انجام آن می‌باشد و حدود انتظارات خویش را به اطلاع وی برساند.

لازم به توضیح است در صورتیکه مدیران شرح وظایف مدونی در مورد کارمند در اختیار نداشته باشند از طریق واحد ارزشیابی مؤسسه شرح وظایف پستهای مربوطه در حد امکان در اختیار آنان قرار خواهد گرفت.

فرم ارزشیابی کارمند بایستی در طول دوره ارزشیابی (فروردین تا اسفند) نزد مسئول واحد (ارزشیابی کننده نگهداری و نامبرده موظف است در طول سال نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتار کارمند تحت سرپرستی را در صفحه 4 فرم که به همین منظور اختصاص پیدا نموده با ذکر تاریخ ثبت نماید. این مسئله بسیار مهم و ضروری است که متأسفانه ارزشیابی کنندگان در خیلی از موارد اقدام به بایگانی فرمهای ارزشیابی می‌نمایند و نسبت به درج نقاط ضعف و قوت در طول دوره اقدام نمی نمایند بنابراین ممکن است در هنگام امتیازدهی چنانچه کارمند خدمات برجسته ای را انجام داده باشد و یا خدای نکرده سهل انگاری در انجام امور محوله در طول دوره داشته باشد از نظر خاطر ارزشیابی کننده دور بماند و موجبات ارزشیابی غیرواقعی و ناعادلانه را فراهم آورد.

بعلاوه درج نقاط قوت و ضعف با ذکر تاریخ در ستون مربوطه میتواند در صورت اعتراض کارکند به امتیاز ارزشیابی ملاک خوبی برای بررسی در کمیته رسیدگی به شکایات ارزشیابی مورد استفاده قرار گیرد.

2-گفتگو یا مصاحبه دوره:

ارزشیابی کننده بایستی در پایان سال جلسه ای تحت عنوان جلسه مصاحبه پایان دوره با کارمند تشکیل دهد این جلسه بایستی در محیطی آرام و با حضور ارزشیابی شونده و سرپرست برگزار گردد و ارزشیابی شونده فرصت اظهار نظر و دفاع از خود داشته باشد در این جلسه عملکرد کارمند در طول دوره مورد بحث و بررسی قرار گرفته، نقاط قوت و ضعف او مشخص و از امتیاز ارزشیابی خود آگاه می گردد و سپس نسبت به امضای فرم ارزشیابی خود اقدام می نماید.

لازم به توضیح است که امضای فرم توسط ارزشیابی شونده فقط به منظور اطلاع وی از امتیاز مکتسبه بوده و امتناع از آن خللی در ادامه کار ارزشیابی بوجود نخواهد آورد.

ضمناً جلسه مصاحبه پایان دوره و آغاز دوره بعدی میتواند بصورت یکجا و در اسفند ماه هر سال برگزار گردد.

3-دوره ارزشیابی از اول فروردین ماه هر سال تا اسفند ماه همان سال می‌باشد و کارکنانی که در هر دوره ارزشیابی حداقل شش ماه اعم از پیوسته یا منقطع به خدمت اشتغال داشته باشند در پایان دوره مورد ارزشیابی قرار می گیرند.

4-ارزشیابی کننده(سرپرست بلافصل) مسئولی است که از لحاظ سازمانی حداقل رئیس اداره، قسمت، گروه، بخش و عناوین مشابه بوده و مسئولیت ارجاع کار به کارمند و سرپرستی وی را بعهده دارد.

5-در مؤسسه تحقیقات واکسن و سرمسازی رازی رؤسای ادارات و بخشها بعنوان ارزشیابی کننده، مدیران تأیید کننده و معاونین در شاخه مربوطه به عنوان تأیید کننده نهایی محسوب می گردند.

لازم به یادآوری است که به منظور عدم اشتباه در این مورد واحد ارزشیابی سازمان نام ارزشیابی کننده، تأیید کننده و تأیید کننده نهایی را در ردیفهای 18 تا 20 فرم ارزشیابی درج خواهد نمود.

کاربرد نتایج ارزشیابی:

طبق بند 4 مصوبه شماره 3140 مورخع 28/3/72 شورای عالی اداری:

به منظور اعمال ضابطه شایستگی در تصمیمات اداری و وضعیت خدمتی کارکنان از نتایج ارزشیابی سالانه به طور وسیع در موارد ذیل استفاده می شود:

تشخیص خدمت برجسته

انتصاب به پستهای مدیریت و سرپرستی

ارتقاء گروه

افزایش فوق العاده شغل

تعیین ضریب افزایش سنواتی

تغییر شغل

کاهش فوق العاده شغل

تعیین نیازهای آموزشی و بهسازی کارکنان

پرداخت پاداش معادل دو ماه حقوق و مزایا

پرداخت فوق العاده کارانه

اخراج

که بطور مختصر در رابطه با تعدادی از موارد فوق توضیحاتی ارائه خواهد شد:

1-تشخیص خدمت برجسته:

خدمت برجسته در طرح ارزشیابی کارکنان به دو طرق مشخص می گردد:

الف: تشخیص از طریق ارزشیابی:

خدمت برجسته از طریق ارزشیابی عبارت است از کسب بالاترین امتیاز ارزشیابی در سه سال متوالی یا پنج سال غیر متوالی در واحد محل خدمت، به این دسته از کارکنان یک گروه تشویقی اعطاء می گردد.

برای این منظور با توجه به تعداد کارکنان هر واحد طبق ذیل نسبت به اعطای گروه تشویقی اقدام خواهد شد:

(جدول در فایل اصلی قرار دارد.)

به همین ترتیب به ازای هر پنجاه نفر اضافه یک نفر به سهمیه مزبور اضافه خواهد گردید.

ذکر این نکته ضروری است که فردی واجد شرایط اعطاء گروه فوق می‌باشد که در سه سال متوالی و یا پنج سال غیرمتوالی بالاترین امتیاز را در واحد خود کسب نموده است نه اینکه فقط برجسته شده باشد(مراجعات زیادی صورت می گیرد که کارمند بعد از سه سال برجستگی خود را مشتحق گروه تشویقی می داند).

در صورتیکه تعداد کارکنان در هر واحد سازمانی کمتر از 15 نفر باشد آمار واحد مزبور با آمار کارکنان واحد دیگری که تحت نظارت یک شاخه معاونت انجام وظیفه می‌نمایند جمع گردیده و سپس طبق دستور العمل فوق با آنان رفتار خواهد شد. بطور مثال چنانچه یکی از ادارات زیر مجموعه معاونت اداری و مالی کمتر از 15 نفر باشند برای تعیین فرد واجد شرایط دریافت گروهی تشویقی با اداره یا مدیریت دیگری که تحت نظر همان معاونت انجام وظیفه می نماید ادغام و سپس از مجموع آنها در صورت وجود فرد یا افراد واجد شرایط دستورالعمل فوق اجزاء خواهد شد.

در صورت تساوی امتیازات ارزشیابی در هر واحد سازمانی نظر تأکید کننده نهایی ملاک تعیین کارکند برجسته خواهد بود.