تحقیق مقاله نظام ارزیابی عملکرد نیروی انسانی در سازمان-نظریه های سیستمی

مقدمه

مردم بدون اینکه خود متوجه باشند، به طور مداوم به ارزشیابی امور مشغول هستند. آنها در مورد               پدیده های اطراف خود اظهار نظر و داوری می کنند. به عنوان مثال: چه کارمند وقت شناسی؟ چه بازیکن ماهری؟ البته اینگونه ارزیابی ها بر اساس اطلاعات محدود صورت می گیرد.

مدیران برای تحقق اهداف سازمانی  باید ارزیابی دقیق تر و کاملتری از کار خویش و عملکرد کارکنان به عمل آورند.

ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد در تعالیم اسلامی

1.سوره ملک آیه 3:

خدایی که مرگ و زندگانی را آفرید که شما بندگان را بیازماید تا کدام نیکوکارتر و خلوص اعمال بیشتر است و او مقتدر و آمرزنده گناه بندگان است.

2.فرازی از نامه حضرت علی (ع) به مالک اشتر:

نباید نیکوکار و بدکار نزد تو به یک پایه باشند که آن، نیکوکاران را از نیکی کردن بی رغبت می سازد و بدکاران را به بدی کردن وادارد، هر یک از ایشان را به آنچه گزیده، جزا ده.

تعریف ارزیابی عملکرد(1)

به منظور درک صحیح هر پدیده یا موضوع، لازم است آن پدیده تعریف و برداشت و فهم مشترک حاصل شود. موضوع ارزیابی عملکرد از این قاعده مستثنی نیست. در ادامه تعاریف رایج از نظر برخی صاحبنظران این رشته مطرح و در نهایت تعریف مورد نظر ارائه خواهد شد.

ارزیابی عملکرد، فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی مورد بررسی و سنجش قرار می‌گیرد. محقق دیگر ارزیابی عملکرد را به عنوان مرور و توصیف نظام‌مند عملکرد فرد در شغل مورد نظر تعریف می‌کند. از نظر وردر و دیوس ارزیابی عملکرد فرایندی است که عملکرد شاغل با آن اندازه‌گیری می‌شود و هنگامی که درست انجام شود کارکنان، سرپرستان، مدیران و در نهایت سازمان از آن بهره‌مند خواهد شد. کاسیو ارزیابی عملکرد را توصیف نظامدار نقاط قوت و ضعف عملکرد فرد یا گروه در رابطه با اجرای وظایف محوله تعریف می کند. واژه فرایند در تعاریف بالا بر مجموعه‌ای از اقدامات با ترتیب و توالی خاص به منظور تحقق اهداف دلالت دارد. به عبارت دیگر نظام‌مند بودن تمامی فعالیتها در فرایند ارزیابی منجر به اثر بخشی نظام ارزیابی می‌شود. شکل صفحه بعد نشانگر فرایند عمومی ارزیابی است.

با توجه به توضیحات بالا تعریف مورد نظر به شرح زیر ارائه می شود: به فرایند سنجش واندازه‌گیری عملکرد شاغل در دوره‌ای مشخص، به گونه‌ای که انتظارات و شاخصهای مورد قضاوت برای ارزیابی شونده شفاف و مشخص و به او ابلاغ شده باشد ]توافق شده باشد[، ارزیابی عملکرد اطلاق می‌شود. نگاه به ارزیابی به عنوان فرایند و جریان مستمر، روشن و شفاف بودن انتظارات و ابلاغ آنها پیش از ارزیابی به ارزیابی شونده از نکات برجسته این تعریف است. لازم به ذکر است استنباط و مراد از ارزیابی عملکرد این مقاله تعریف بالاست.

هدفهای ارزیابی عملکرد(2)

هدف اصلی ارزیابی عملکرد عبارتست از ارائه اطلاعات صحیح و دقیق درباره عملکرد شغلی اعضا سازمان. هر چه این اطلاعات دقیق‌تر و موثق‌تر باشد ارزش بالقوه آن برای سازمان بیشتر است به بیان دیگر هدف ارزیابی عملکرد، شناسایی میزان اثربخشی و کارآمدی کارکنان سازمانی به وسیله ایجاد و توسعه اطلاعات حیاتی منابع انسانی است.

ارزیابی عملکرد نه تنها اطلاعات معتبر و صحیح در اختیار مدیران قرار می‌دهد بلکه اطلاعات مناسبی هم در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. آنان نسبت به عملکرد و رفتارهای شغلی خود آگاه می‌شوند و به نقاط  قوت و ضعف عملکردی خود پی می‌برند. این اطلاعات پایه مناسبی برای اصلاح و بهبود رفتارای شغلی و رشد و پرورش شخصیت کارکنان خواهد بود. علاوه بر بهبودی عماکرد کارکنان، موجب بهبودی  کیفیت محصولات و خدمات سازمان و در نهایت رضایت مشتری و تضمین منافع سهامداران خواهد شد.

به طور کلی هدفهای ارزیابی عملکرد را می‌توان به شرح ذیل دسته‌بندی کرد:

< >پاداش‌دهی و ایجاد انگیزه در افراد؛تعیین بازدهی، کارآیی و اثربخشی کار؛طرح‌ریزی تمهیداتی برای آموزش و بهسازی منابع انسانی؛برنامه‌ریزی نیروی انسانی؛اقدامات پرسنلی مانند کارمندیابی، انتخاب و انتصاب؛طبقه‌بندی عادلانه کارکنان؛شناسایی استعدادهای فردی و رشد شخصیت کارکنان؛تشویق و تنبیه. 

فواید ارزیابی عملکرد کارکنان(3)

در صورت تحقق هدفهای ارزیابی عملکرد، فواید و منافع ذیل را برای سازمان و کارکنان به دنبال خواهد داشت:

1. ایجاد رغبت و میل به کار و پیدایش احساس امنیت در کارکنان؛

2. اعمال کنترل صحیح و ایجاد معیارهای اصولی برای انجام کار که باعث هوشیاری مسئولان و تعیین میزان کیفیت و کمیتی از یک کار که برای سازمان قابل قبول است می‌گردد؛

3. ایجاد زمینه برای تعالی و پیشرفت کارکنان مستعد.

4.کاهش نارضایتی و شکایات ناشی از تبعیض‌های غیراصولی و یا غیر عمدی؛

5. تطبیق هرچه بیشتر شرایط فکری، روحی و جسمی کارکنان با شغلشان از طریق شناخت و اندازه‌گیری نقاط قوت و ضعف آنان؛

6. برآورد کمی و کیفی نیروی انسانی در جهت تامین نیازهای سازمان؛

7. استعدادیابی و علاقه‌مند کردن افراد ساعی وکار؛

8. جهت‌دارشدن برنامه‌های آموزشی؛

9. خود شناسی (آگاهی از نقاط قوت و ضعف عملکرد خویش)؛

10. تعیین اعتبار و اصلاح معیارهای استخدامی؛

11. آگاهی سرپرست یا مدیر از عملکرد کارکنان زیردست و همچنین آگاهی زیردست از نظریه مقام مافوق نسبت به عملکرد خویش؛

12. دستیابی به نحوه پراکندگی کیفی و کمی بازدهی، کارآیی و کارآمدی نیروی انسانی سازمانی؛

13. بهبودی ارتباطات سازمانی و ایجاد جو روابط انسانی مطلوب؛

14. شناخت هنجارها و ناهنجاریهای رفتاری در سازمان؛

15. به حداقل رساندن تنشها، تعارضات و اصطکاکهای بین مدیران و کارکنان.

دستیابی به هدفها، منافع و فواید ارزیابی کارکنان مستلزم داشتن طرح و برنامه‌ ارزیابی است؛ طرحی که بتواند اطلاعات درستی به دست دهد؛ مبنای سالمی برای تصمیمات مدیریت سازمان درباره حقوق، پاداشها، ترفیعات و نظایر آن عرضه کند؛ نقاط قوت و ضعف کارکنان را آشکار سازد و فرایند انگیزش و بهسازی کارکنان را تسهیل بخشد.

کارکردهای ارزیابی عملکرد(4)

وردرودیوس معتقدند نظام ارزیابی عملکرد می‌تواند اثربخشی نظامهای آموزش، استخدام و انتخاب، اجتماعی‌سازی و دیگر فعالیتهای مدیریتی را مشخص و مدیران عالی سازمان را از میزان تحقق اهداف آگاه و مطلع کند. آنها به صورت خلاصه، پیامدهای (کارکردهای) نظام ارزیابی عملکرد را تحت عناوین: بهبود عملکرد، اجرای تعدیلات در نظام پرداخت، تعیین نیازهای آموزشی، برنامه‌ریری مسیر شغلی بازنگری و ارزیابی سیاستهای منابع انسانی، بازخورد به افراد در خصوص عملکرد آنها و چگونگی بهبود آن، اخذ تصمیمات مربوط به انتصاب، جایگزینی، ارتقا، تنزیل و… طبقه‌بندی می کنند.

هاروی و بوین اهداف و مقاصد ارزیابی عملکرد را تحت عناوین برقراری نظام حقوق و دستمزد بهینه، بهبود عملکرد، ارزیابی در خصوص تصمیمات مربوط به انتخاب و انتصاب و اخراج و تنزیل و ارتقاء و… ابزاری برای رشد و توسعه نیروی انسانی طبقه بندی می‌کنند.

اساساً دو دسته پیامدهای اساسی را می توان برای نظام ارزیابی عملکرد شناسایی کرد. دسته اول کارکردهایی که نگاه آن به گذشته است و در واقع ناشی از قضاوت ارزیابی‌کننده می باشد. دسته دوم مقاصدی که نگاه آن معطوف به آینده می‌باشد و رشد و توسعه نیروی انسانی را هدف اساسی خود از ارزیابی عملکرد، قرار داده است. مطالعات حاکی از آن است که در دوره معاصر رشد، بهبود و توسعه ارزیابی شوندگان از مقاصد عمده‌ای است که مدیران و ارزیابی‌‌کنندگان دنبال می‌کنند. در مطالعه گسترده از 256 شرکت که در آنها نظام ارزیابی اجرا می‌شد. اولویتهای استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد به شرح جدول ذیل استخراج شده است:

رتبه بندی کارکردهای ارزیابی در 256 شرکت

افزایش شایستگی

ارائه بازخورد/ مشاوره شغلی

ارتقاء

خاتمه خدمت

تشخیص توان بالقوه عملکرد

برنامه ریزی جایگزینی

برنامه ریزی مسیر شغلی

انتقال

برنامه ریزی نیروی انسانی

اعطای پاداش

توسعه و ارزیابی برنامه های آموزش

بهبود ارتباطات داخلی

معیاری برای تعیین اعتبار روشهای انتخاب

کنترل هزینه

برداشت مهم از کارکردهای ارزیابی تغییر سمت و سو ارزیابی از قضاوت و امتیازدهی براساس دیدگاه سلسله مراتبی (یا از بالا به پایین) به کمک، مشاوره و ارائه خدمات به ارزیابی شونده به منظور بهبود و افزایش توانایی است.

طبیعی است این تغییر دیدگاهسایر نظام فرعی مرتبط با مدیریت را تحت تأثیر مثبت قرار می‌دهد. ارزیابان به عنوان افراد نامحرمی که فقط به دنبال شناسایی نقاط ضعف می‌باشند؛ تلقی نمی‌شوند. به عکس آنها به عنوان مددکاران و مربیانی شناخته می‌شوند که به دنبال بهبود توانایی ارزیابی شوند‌گان هستند. این دیدگاه تعامل موثر در سازمان را فراهم می نماید که این تعامل موثر به نوبه خود، تحقق اهداف سازمانی را آسان می‌کند.

ویژگیهای نظام ارزیابی اثربخش(5)

موفقیت و مطلوبیت هر نظام وابسته به وجود خواص و ویژگیهای مطلوب در اجزای آن است. اجزای اصلی نظام ارزیابی مشتمل بر معیارها، شاخصها، روشها، موقعیت زمانی و مکانی و اهداف است.

برناردین در مطالعه خود به ویژگیهای چهارگانه اشاره دارد. او معتقد است وجود ویژگیهایی از قبیل رعایت موارد قانونی در روشهای اجرای ارزیابی، محتوی، مستندسازی و ثبت و ضبط سوابق، تبحر و تخصص در نظام ارزیابان عملکرد باعث اثربخشی آن نظام می‌شود. در ادامه به صورت خلاصه هر یک از موارد بالا توضیح داده می‌شود:

1. رعایت موارد قانونی در روشهای انجام ارزیابی: این ویژگی به نکاتی اشاره دارد که لازم است در ارزیابی مدنظر قرار گیرد که عبارت است از:

1- 1.استاندارد‌بودن روش ارزیابی

2- 1. همسان‌بودن شیوه‌ای ارزیابی در مورد مشاغل یکسان

3- 1. ابلاغ انتظارات در قالب استانداردها به کارکنان و توافق روی آنها

4- 1. ایجاد فرصت به کارکنان در خصوص بازنگری به عملکرد خود

5- 1. وجود دستورالعملهای مکتوب برای اجرای ارزیابی

2. محتوی: این ویژگی به ماهیت و محتوی ارزیابی اشاره دارد که لازم است در فرایند ارزیابی مدنظر قرار گیرد؛ و برخی از آنها شامل:

1- 2. ارزیابی مبتنی بر تجزیه و تحلیل شغل باشد.

2- 2. در هنگام ارزیابی خصوصیات ارزیابی‌شونده بر نحوه ارزیابی غلبه نکند.

3- 2. اهداف مورد حصول روشن، واضح، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با شغل باشد.

4- 2. زمینه مساعد برای اجرای ارزیابی در سازمان فراهم شود.

5- 2. دوره ارزیابی معقول باشد.

3. مستندسازی: با توجه به محدودیت ذهن در نگهداری اطلاعات و نتایج مربوط به ارزیابی، لازم است نظام ارزیابی به گونه‌ای باشد که وقایع، فرایند و مسائل مطروحه در ارزیابی اعم از پیش، حین و پس از ارزیابی ثبت و ضبط شود. علیرغم تهاجم غیر منصفانه به مستندسازی در قالب بورکراسی و کاغذبازی به نظر می‌رسد مزایای مستندسازی به مراتب بیش از محدودیتهای آن است.

4. تبحر و تخصص ارزیابان: نظام مطلوب همیشه کفایت نمی‌کند، بلکه وجود مجریان خوب ضمانت‌کننده  مطلوبیت آن است. برای اجرای ارزیابی اثربخش لازم است ارزیابان خبره و مدبر اجرای آن را عهده‌دار باشند. بدین منظور:

1- 4. ارزیابان در خصوص نحوه ارزیابی آموزش ببینند.

2- 4. از ارزیابان متعدد استفاده شود.

3- 4. زمینه لازم برای دسترسی به اطلاعات دست اول برای ارزیابان در سازمان فراهم شود.

براساس مطالعه دیگری که انجام شده وجود خصوصیات پنجگانه زیر در ارزیابی عملکرد باعث موفقیت و اثربخشی آن است که عبارتند از:

الف) روشن و صریح بودن معیارها: بدین معنی که معیارها و شاخصهای مورد ارزیابی دقیق، روشن و به دور از هرگونه ابهام و به صورت قابل درک برای ارزیابی شوندگان باشد.

ب) قابل اندازه‌گیری: منظور عملکرد براساس شاخصهای طراحی شده قابل اندازه‌گیری و قضاوت باشد. از مشکلات نظامهای ارزیابی رایج، این است که شفاف و دقیق صحبت‌کردن در مورد عملکرد افراد همیشه میسر نمی‌باشد. برای رفع مشکل انتخاب شاخصهای قابل اندازه‌گیری بخصوص به صورت کمی ضروری است.

ج) قابل حصول‌بودن: بدین معنی که اهداف و انتظارات در زمان مورد نظر قابل حصول باشد. بر اساس مطالعات زمانی فرد بیشترین انگیزه را برای تلاش، از خود بروز می‌دهد که اهداف صعب‌الوصول یا سهل‌الوصول نباشد به عبارت دیگر اهداف بنسبت قابل حصول باشد. معمولاً اهداف در نظامهای ارزیابی عملکرد، به صورت استانداردها مطرح می‌شود که استانداردها در واقع ترجمان کمی استراتژیهای سازمان است.

د) معطوف به نتیجه بودن: به هرحال همیشه فرجامها و پایانها مبنا را برای قضاوت فراهم می سازند. البته این امر به معنی نادیده گرفتن فرایند در ارزیابی نیست: لکن به منظور دقیقتر، نتایج بایستی مورد قضاوت قرار گیرد.

ه) معطوف به زمان بودن: بدین معنی که اجرای ارزیابی در ظرف زمان، معنی پیدا می‌کند. بنابراین دوره ارزیابی از مواردی است که همواره باید مدنظر باشد.