حسابداری عبارت است از فن ثبت، طبقه بندی و تلخیص فعالیت های مالی یک موسسه در قالب اعداد قابل سنجش به واحد پول رایج هر کشور و تفسیر نتایج حاصله از بررسی این اعداد برای استفاده مدیران موسسات ،صاحبان سرمایه موسسات، دولت، بستاندکاران، بانکها، رقبا و اشخاصی که مایل به سرمایه گذاری در موسسات هستند.
برای روشن شدن این تعریف، هریک از اجزاء آن را توضیح می دهیم .
فن حسابداری:
علم یافته های قابل اثبات و تکرار، به روش عینی و مبتنی بر مشاهده و آزمایش علمی است در حالی که حسابداری از چنین خصوصیتی برخوردار نیست و اصول و موازین و ضوابط آن ایده هایی است که توسط صاحبنظران یا انجمنهای حرفه ای حسابداری اعلام شده و با توجه به فواید کاربرد آنها، مقبولیت عامه یافته است و به الگوی علمی اهل فن بدل شده است. این اصول، محصول فکر علمای حسابداری است و همیشه قابل تفسیر و اصلاح است. به عبارت دیگر، فن حسابداری عبارت است از مجموعه قواعد و اصول علمی که توسط علمای فن و انجمنهای حرفه ای حسابداری اعلام شده و مقبولیت عام یافته است.
فعالیت مالی
منظور از فعالیت بدهی، فعالیتی است که به نحوی از انحاء موجب تغییراتی در انواع دارایی، بدهی و یا سرمایه اشخاص حقیقی یا حقوقی می شود. فعالیت مالی، مبنای عملیات حسابداری هر موسسه محسوب می شود. چنین فعالیت هایی اکثراً شامل مقداری داد و ستد یا معامله هستند. معامله عبارت است از مبادله کالا یا خدمت با پول، و یا مبادله کالا با کالا ، کالا با خدمت یا خدمت با خدمت. رایجترین نوع معاملات در دنیای امروز همان مبادله کالا با خدمات یا پول و یا به عبارتی ساده تر دریافت وجه و پرداخت آن و یاخرید کالا و خدمات و فروش آنهاست. معاملات مذکور باعث تغییر موجودی دو یا چند حساب می شوند.
اعداد قابل سنجش به واحد پول رایج (واحد اندازه گیری در حسابداری)
واحد اندازه گیری در حسابداری، واحد پول رایج در هر کشور است اعدادی که در دفاتر و صورتحسابها نوشته می شود، معرف حجم یا تعداد اموال و اشیاء‌نیست بلکه بهای آنها را به واحد پول رایج نشان می دهد. البته،ارزش واقعی واحد پول نیز همیشه ثابت نیست، به همین سبب می توان گفت که اعداد مندرج در صورتحسابهای دوره های مختلف را نمی توان با یکدیگر مقایسه و جمع کرد. زیرا برخی از آنها معرف ارزش و قدرت خرید فعلی واحد پول و برخی دیگر حاکی از قیمت اموال در زمان گذشته هستند.
مرحله ثبت معاملات:
کلیه فعالیت های مالی موسسه بایستی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتری به نام د فتر روزنامه ثبت شوند.
مرحله طبقه بندی معاملات:
این مرحله شامل انتقال اعداد ثبت شده در دفتر روزنامه به صفحات و حسابهای مختلف در دفتر کل است. طبقه بندی معاملات،اطلاعات جدیدی را ارائه می دهد که برای مدیران موسسات و دیگر افراد علاقه مند قابل فهم و مفید است.
مرحله تلخیص:
عبارت است از خلاصه کردن حسابهای دفتر کل به نحوی که این خلاصه حداکثر اطلاعات مورد نیاز علاقه مندان را به طور ساده در دسترس آنان قرار دهد. در این مرحله است که گزارش های مالی و صورتحساب ها تهیه و تنظیم می شوند. از جمله این صورتحسابها می توان صورتحساب ترازنامه، سرمایه و سود و زیان را نام برد. این سه صورتحساب،خلاصه ترین شکل وضعیت سود یا زیان هر دوره، سرمایه در پایان دوره، داراییها و بدهیهای موسسات را نمایش می دهند.
تفسیر نتایج فعالیتها:
اطلاعات حاصل از صورتحسابهای تهیه شده را می توان به وسیله مقایسه ارقام مشابه در دوران مختلف و استفاده از فرمولهای مالی (نرخ بازگشت سرمایه، نسبت سریع،نسبت سرمایه بدهی و ...) تعبیر و تفسیر نمود. این تفسیر، مبنای تصمیم گیری های مالی مدیران د رموسسات خواهد بود.
ترازنامه :
ترازنامه یا بیلان عبارت است از صورتحسابی که وضع مالی (دارایی،بدهی و سرمایه) یک موسسه را در یک تاریخ معین نشان می دهد. ترازنامه معمولاً‌در پایان دوره مالی و در برخی از موسسات در پایان هر ماه، سه ماه و شش ماه تهیه می شود. ارقام مندرج در این صورتحساب حاکی از میزان دارایی و بدهی موسسات و سرمایه یا صاحبان موسسه در تاریخ تنظیم صورتحساب است.