کنترل های داخلی
سیاست ها و روش های تدوین شده توسط واحد تجاری جهت تأمین اطمینان نسبی از دستیابی از اهداف سازمانی واحد تجاری و در واقع برای دست یابی به اهداف مدیریت در جهت حصول اطمینان از رعایت رویه های مورد نظر مدیریت، حفاظت از دارایی ها، پیشگیری و کشف تقلبات و اشتباهات دقیق و کامل بدون مدارک حسابداری و تهیه به موقع صورت های مالی قابل اعتماد.
سیستم کنترل داخلی به مدیریت در جهت قابلیت اتکا لازم اطلاعات حسابداری که جهت اخذ بسیاری از تصمیمات تجاری هستند، اطمینان نسبی می دهد. در واقع تصمیمات مدیریت به صورت رویه های شرکت در می آیند و این رویه ها باید به مقام قسمت های شرکت ابلاغ و اجرای آن به طور منظم پیگیری شود تا موثر باشند.
سیستم کنترل داخلی نسبت به رعایت رویه های پوشیده اطمینان لازم را به وجود می آورد. کنترل های داخلی برای حسابرسان نیز دارای اهمیت زیادی است چراکه حسابرسان به کیفیت کنترل های داخلی بیشتر از هر عامل دیگری برای تعیین نحوه ی رسیدگی هایشان توجه می نمایند.
کنترل های داخلی حسابداری در برابر کنترل های داخلی اداری:
کنترل های داخلی حسابداری، کنترل هایی هستند که به طور مستقیم و قابلیت اتکاء مدارک حسابداری و صورت های مالی اثر دارند. به عنوان مثال:
تهیه صورت مغایرت بانکی توسط فردی مستقل از مسئول وجوه نقد شرکت یک کنترل داخلی حسابداری است که احتمال در انعکاس مطلوب وجوه نقد در صورت های مالی را افزایش می دهد. اما برخی از کنترل ها در واحدهای تجاری وجود دارند که بر صورت های مالی تأثیری ندارند و یا تأثیرات اندک است. این گونه کنترل ها را کنترل های داخلی اداری می نامند که توسط مدیریت جهت دستیابی به کارآیی عملیاتی و رعایت رویه های مقرر در دوایر و قسمت های مختلف سازمان برقرار کرده اند.
طبق استانداردهای حسابرسی، حسابرسان تنها باید به آن گروه ازکنترل های داخلی توجه کنندکه برای پیشگیری یا کشف موارد رویه نادرست صورت های مالی طراحی شده است. رسیدگی به ساخت / کنترل داخلی برای مقاصد حسابرسی صورت های مالی شامل 3 عنصر زیر است: 1- محیط کنترلی 2- سیستم حسابداری 3- روش های کنترلی
محیط کنترلی:
شامل نگرش کلی، هوشیاری و اقدامات مدیریت در مورد سیستم کنترل داخلی و میزان اهمیت آن در امور اقتصادی است.
محیط کنترلی اثر بخشی روش های خاص کنترلی داخلی را تحت تأثیر قرار می دهد.
عوامل محیط کنترلی شامل طرز تفکر مدیریت و نحوه ی اجرایی آن یک طرح منطقی. سازمان روش های موثر مدیریت نیروی انسانی یک سیستم پیش بینی های مالی و بودجه یک واحد حسابرسی داخلی و یک کمیته ی حسابرسی فعال و همچنین آثار عوامل خارجی مانند قوانین و مقررات لازم الاجرا.
یکی از عوامل محیط کنترلی به عنوان بخشی از سیستم کنترل های داخلی طرح سازمان است که به تفویض اختیار، تقسیم وظایف بین کارکنان اشاره دارد با تفکیک مسئولیت های صدور جواز معاملات، دفترداری معاملات و نگهدای و حفاظت از دارایی ها تأکید می نماید.
یک طرح سازمانی خوب باید، علاوه بر بهبود سیستم کنترل داخلی موجب کارآیی بیشتر عملیات نیز بشود زمانی که 2 یا چند دایره در انجام شدن هر معامله ای دخالت دارند کار هر دایره توسط دایره های دیگر بررسی می شود در این حالت در هر دایره این انگیزه به وجود خواهد آمد که نحوه ی عمل موثرتری را از سایر دوایر بخواهد از لحاظ تفکیک مسئولیت هیچ فرد یا دایره ای نباید به تنهایی عهده دار انجام دادن تمامی مراحل یک معامله باشد از طرف دیگر شیوه های مدیریت نیروی انسانی و سیاست های مربوط به استخدام پرسنل تأثیر عمده ای بر موثر بودن محیط کنترلی دارد به نوعی که می توان گفت موثر بودن محیط کنترلی به ویژگی های کارکنان آن محیط بستگی دارد.
حسابرسی داخلی:
یکی دیگر از ارکان اساسی محیط کنترلی حسابرسی داخلی است که وظیفه ی آن پی جویی و ارزیابی سیستم کنترل داخلی و کارآیی هر یک از بخش های واحد تجاری در انجام دادن وظایف محول گزارش یافته خود و ارائه پیش نهادهای اصلاحی به مدیریت ارشد است حسابرسان داخلی مسئول اجرای روش های روزمره ی کنترل مانند تهیه ی صورت مغایرت بانک، تطبیق حسابهای معین یا کل و یا کنترل صحت محاسبات فاکتورها نیستند بلکه آن ها با طراحی و اجرای روش های رسیدگی که کارآیی تقریباً تمام جنبه های عملیاتی شرکت را آزمون گر سطرح بهتری از کنترل داخلی را به وجود می آورد.
تمایز بین حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل:
هدف حسابرسان مستقل اظهار نظر درباره ی صورت های مالی صاحبکار است اما وظیفه حسابرسان داخلی کمک به مدیریت واحد تجاری در اداره کردن امور شرکت به بهترین وجه هست بنابراین حسابرسان داخلی موثر بودن کنترل های داخلی را در دوایر، شعبه یا دیگر قسمت های مختلف واحد تجاری ارزیابی می کنند حسابرسان مستقل و حسابرسان داخلی از لحاظ نحوه ی اجرای رسیدگی هر دو مدارک و روش های حسابداری را رسیدگی و کاربرگ های حسابرسی را تنظیم می کنند اما دلیل انجام دادن کار و نتایجی که از آن می گیرند کاملاً با یکدیگر متفاوت است رسیدگی های حسابرسان داخلی اغلب شامل حسابرسی عملیاتی می گردد و هدف رسیدگی هایشان تعیین تأثیر رویه ها و روش های موجود بر کارآیی عملیات واحد تجاری است و محصول نهایی آن گزارش به مدیریت است که در آن پیش نهادهایی برای بهبود نحوه ی انجام دادن عملیات ارائه می شود.
سیستم حسابداری
سیستم حسابداری شامل روش ها و سوابقی است که به منظور شناسایی، گرد آوری، تجزیه و تحلیل طبقه بندی ثبت و گزارش و عملیات یک واحد اقتصادی و پاسخ گویی در قبال دارایی ها و بدهی های آن ایجاد می شود یک سیستم حسابداری کارا به گونه ای طراحی می شود که:
1- کلیه معاملات معتبر را تعیین و ثبت کند 2- معاملات را به منظور طبقه بندی مناسب برای گزارشگری مالی به موقع و با جزئیات کافی تعریف نماید. 3- ارزش معاملات را به گونه ای اندازه گیری کند که ثبت ارزش پولی مناسب آن را در صورت های مالی امکان پذیر سازد 4- دوره ی زمانی وقوع معاملات را تعیین کند تا بتوان معامله را در دوره حسابداری مناسب ثبت نمود 5- معاملات و موارد افشای مربوط را به درستی در صورت های مالی نشان دهد.
روش های کنترل
روش های کنترل سیاست ها و روش هایی است که علاوه بر محیط کنترلی و سیستم حسابداری جهت حصول اطمینان منطقی از قابلیت دستیابی اهداف عملیاتی واحد اقتصادی توسط مدیریت استقرار می یابند به طور کلی روش های کنترلی برای تأمین مقاصد زیر تعین می شود:
1- صدور مجوز معاملات و فعالیت ها به نحو صحیح 2- تفکیک مناسب مسئولیت ها 3- مستندات کافی و ثبت معاملات و رویدادها 4- حساب دهی موثر در مورد دارایی ها 5- ارزیابی صحیح و مناسب اقلام ثبت شده
محدودیت های سیستم کنترل داخلی
در هر سیستم کنترل داخلی محدودیت های داخلی وجود دارد که ممکن است به دلیل بی دقتی یا سهل انگاری برداشت غلط از دستورها، یا سایر عوامل مربوط به رفتار انسانی این اشتباهات رخ دهد. بدون مشارکت فعال هیئت مدیره در مدیریت شرکت (در اداره کردن شرکت) و بدون وجود یک واحد حسابرسی داخلی کارآمد مدیریت ارشد به آسانی می تواند سیستم کنترل داخلی را زیر پا بگذارد لذا در این شرایط کنترل های داخلی نمی تواند مانع از تقلب مدیریت ارشد باشد از طرف دیگر آن دسته از کنترل های داخلی که به تفکیک وظایف نیاز دارد می تواند با تبانی کارمندان زیر پا گذاشته شود و حدود کنترل های داخلی مورد عمل هر شرکت را هزینه ی اجرای آن تعیین می کند استقرار سیستیم از کنترل های داخلی که از رخ داد هر گونه تقلب و اتلاف ضایع پیشگیری کند از لحاظ هزینه مقرون به صرفه نیست بلکه حصول اطمینان معقول عموماً حداکثری است که می توان به آن دست یافت.