تحقیق مقاله سیستم انبارداری

مقدمه:

به تدریج که سازمانها بزرگ و پیچیده و متنوع تر می شوند مشکلات و مسائل مختلف و متفاوتی رابا خود به همراه می آورند که در این صورت لازمه اداره کردن آن ارتباط و همکاری وهماهنگی در بخشهای مختلف سازمان با یکدیگر می باشد.

در این خصوص یکی از مهمترین بخشها انبار می باشد که به منوان یک حلقه اصلی در هر سازمان محسوب می شود.

امروزه انبار و انبارداری دیگر از اهمیت زادی برخوردار است و دیگر به انبار داری به چشم  نگهداری و حفظ محصولات و کالااز زمان خرید یا تولید تا زمان تحویل  و فروش و مصرف  دیده نمیشود بلکه انبارداری شامل انبار کردن و فعالیت مرتبط با آن  از قبیل  ترکیب ، جابجایی،تخلیه و بارگیری و... می باشد.

لازم به ذکر است که مدیریت انبار باید از تعداد ، نوع ، اندازه ،نحوه تحویل وگرفتن و دادن کالاها  و تعداد موجودی انبار باخبر باشند.

تعریف موضوع :

      انبار به هر محل وفضایی گفته می شود که بتوان در آن انواع مواد اولیه قابل مصرف در ساخت محصولات ساخته شده وقابل فروش و یا کالای  نیم ساخته و انواع قطعات لوازم یدکی وتجهیزات و ماشین آلات ،ملزومات ،ابزار آلات وهرگونه کالای مستعمل وغیر قابل مصرف و اسقاطی را در آن به طور منظم وسیستماتیک وبرای مدت معین و یا نا معلوم  نگهداری کرد.

       انبارداری ،عبارت است از دریافت جنس یا کالااز خارج ونگهداری آنها طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن یا صدور به بخش تولید و تحویل گرفتن  با صرف حداقل زمان ونیروی مورد نیاز باشد و رساندن اجناس وکالاها مورد نیاز بخشهای مختلف یا خریداران به آنها در حد اقل و دراسرع وقت ممکن.

استفاده کنندگان از گزارش :

استفاده کنندگان از این گزارش شامل تمامی شرکتها و ادارات دولتی و خصوصی می‌باشد.

هدف :

راهکارهایی برای بهبود سیستم انبارداری

بررسی موانع تسریع در حسابداری انبار

- ارائه راهکار جهت کاهش هزینه های انبارداری

فصل دوم : تعاریف

تعریف انبار:

بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی – صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت ، مل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه محصول ساخته شده ، مواد ولوازم مصرفی ،( کالای در جریان ساخت ) ساخته قطعات یدکی ماشین‌آلات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آن هم بر اساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.

جایگاه انبار :

سازماندهی سازمانهای مختلف بنا بر نیازهای آنها متفاوت است :

ساختار ساختمانی

ساختار سازمانی

ساختار سازمانی

اهداف و وظایف انبار:

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه سازمانهای دولتیوچه بخش خصوصی ،انبارداری عبارتست از کلیه ،‌تأمین ونگهداری کالاهای موردنیاز سازمان است فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبار ها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:

1 برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خوب

2 همکار ی و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده

3- نگهداری کالا در انبار بنحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعملهای سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جوئی و کاهش هزینه‌های تولید موجب شده و بنیه مالی ( سازمان ) شرکت را تقویت می نماید.

انواع انبارها :

انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند :

1 انبارهای پوشیده : که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشند.

2 انبارهای سرپوشیده یا هانگارد : این انبارها دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالا را فقط از باران و آفتاب حفظ می نماید.

3 انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار قطعات یا انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می آید ، انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی ، قابل اشتعال یاانفجار ،فاسد شدنی ،شیمیایی و سموم و انبار مواد غله تقسیم می‌شود و از لحاظ چگونگی وماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یاانبارهای توزیع محلی یا ناحیه ای یا انبارهای کارخانه های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی دیگری را نیز از انبارها به عمل آورد که در زمره سایر روشهامی‌توان آنها را بررسی نمود.

انواع موجودی‌های انبارها:

1 مواد اولیه : برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است.

2 کالای نیمه ساخته : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه‌های سربار ساخت می باشد.

3 کالای ساخته شده :‌کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند.

4 اجناس خریداری شده جهت فروش : که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودیبیشتر به چشم می‌خورد.

5 مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیر مستقیم مؤثرند مثل گریس ،‌روغن ، ملزومات و غیره

6 قطعات یدکی ماشین‌آلات : که جهت تعمیر ماشین‌آلات و دستگاهها به کار می‌روند.

7 ابزار آلات :‌که ابزار کارگاه ها برای تولید محصول می باشد.

8 اجناس اسقاطی : اجناسی که مستهلک شده و غیر قابل استفاده است و معمولاً به مزایده گذاشته یا تعمیر مجدد می‌گردد.

موجودی‌های مذکور باید در انبارها با نظم و طبقه‌بندی و جاگزاری و کدگزاری مناسبی قرار گیرند.

سیستم انبارداری و مزیت‌های آن :

1 شناسایی کالاهای موجود در انبار به نحوی آسانتر و دسترسی راحت تر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودی‌های زیاد و متنوع .

2 تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیق‌تر در بخشهای مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم‌گیری های مدیریت

3 دادن اطلاعات دقیق و صحیح به بخشهای موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها

4 ایجاد اطمینان خاطر در مدریت و مسئولین بخشها در صورت وجودسیستم منظم و تصمیم‌گیری به جا و به موقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی

اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود مشکلاتی گریبانگیر ما می‌شود که عبارت است از :‌

1 کمبود فضا : چرا که کالاهای خوب چیده نشده ومحلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است.

2 جابجایی  اضافی ناشی از عدم وجودنظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان و صدمه دیدن کالاها

3 تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار وکاهش راندمان کاری مسئول انبار ، راننده تجهیزات ، کارگر تولید ، سرکارگر ، مدیر تولید و یا حتی مدیران رده های بالاتر

4 وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی به علت نامرتب بودن انبارها

5 ضایع شدن مواد ومحصول به علت عدم توجه به مسائل ایمنی ، نحوه استقرار کالا ، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا حتی می‌تواند موجب بروز خسارات مادی و جانی برای موسسه شود.

وظایف انبار دار :

1 تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان ، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه

2 صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی

3 مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ، ضایعات ،‌حادثه ناشی از طبقه‌بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام در انبار

4 پیش بینی ، برنامه‌ریزی و کنترل موادابار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه

وظایف مدیر انبارها :

1 توصیه و پیشنهاد روشهای انبارداری صحیح و اصلاحی دیگر

2 اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان

3 نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تبعه

4 تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شود.

وظایف رئیس یا متصدی انبار:

1 حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می باشد و مراقبت از آنها از فساد و مخاطرات احتمالی

2 اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هرموقع از زمان .

3 تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن

4 مراقبت در اینکه موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر نشده و یا تجاوز نکند.

انتظارات مدیریت یک موسسه از سیستم کنترل انبارها :

1 وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید ،‌دریافت ، آزمایش ، انبار و حسابداری

2 تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید

3 به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد و ملزومات

انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که بنحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند.

طراحی و برنامه‌ریزی تأمین کالا :

برای اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند وظایف محوله را بنحو احسن به مرحله اجرا در آورد و از خرید کالاهای زاید و بلا مصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کملود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود ،مدیران و مسئولین کلیه قسمتهای سازمان با همکاری مسئولین قسمتهای خرید و انبارها ، با برنامه‌ریزی صحیح و تحقیقات ومحاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورده نموده و با ایجاد سیستم صحیح ، از خریدهای بی رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید.

بطور کلی برنامه‌ریزی تأمین کالا ، متناسب با سیستم کارسازان ، موقعیت جغرافیایی ،  امکانات مالی ، فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و ارائه طرحی چون و چرا که در کلیه سازمانها  قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود. اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این امر مهم یاری نمود.

1 تعیین انواع کالای مورد نیاز سازمان : در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی موردنیاز است ؟

برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات ومراحل ذیل را به مرحله اجرا در آورد:

الف) قسمتهای مختلف :‌سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق به قسمت تدارکات ارسال می‌دارند.

ب) قسمت تدارکات لیستهای ارسالی از قسمتهای مختلف را دقیقاً بررسی نموده وکالاهای مشترک المصرف و یا ملزومات عمومیرا بصورت فهرستی تنظیم و ثبت می نماید.

ج ) سپس کالاهایی را که از طرف دو یا چند قسمت درخواست شده تحت عنوان کالاهای چند مصرفی به لیستهای فوق اضافه می‌شود.

د ) سپس کالاهای اختصاصی قسمتهای مختلف سازمان مشخص وبنام قسمت بدین ترتیب اسامی‌در خواست کننده بصورت کلی کالای مورد نیاز اضافه می‌شود .

کلیه نیازها با ذکر قسمتهای مصرف کننده آن مهیا می‌شود.

2 استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان :

در اجرای اصل مشخصات فنی و میازن ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف،‌مناسبترین نوع یا مارک هر یک از کالاها مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک را معین مینمایند . تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارکهای غیرمجاز خودداری نمایند.

3 تعیین مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولویت کالاها تهیه می‌شوند.

4 شناسایی منابع خرید و تأمین کالا : جهت حصول اطمینان از دفت و سرعت در خرید و عدم ایجاد وقفه و تأمین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگیهای معتبر فروش را مشخص کرد این موسسات و نمایندگیها همچنین بررسی امکانات تهیه وتولید ممکن است درداخل یا کشور باشند.