بررسی سیستم انبارداری در شرکت پاتن جامه :
فصل اول
2-1 تعاریف
تعریف انبارداری :
عبارت از دریافت جنس یا کالا از خارج ( از قسمتهای مختلف شرکت ، یادیگران از خارج شرکت ) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمتها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی .
تعریف کمک انباردار :
کمک انباردار کسی است که علاوه برمهارت کار انبار می تواند از عهده کنترل کالاهای ورودی به انبار ، جابجایی و چیدن آنها ، انبار گردانی ، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل کالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری بر آید .
تعریف جابجایی :
جابجایی عبارت است از ؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود .
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار :
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد . یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که میتوان کالای مورد نیاز تهیه و نگهداری نمود .
تعریف استعلام بها :
استعلام بها فرمی است که مأمور خرید مؤسسه با ارئه آن به چندین فروشنده ( معمولاً حداقل 3 فروشنده ) نسبت به اخذ بهای فروش آنها اقدام می نماید . این فرم معمولاً شامل کلیه مشخصات کالا ، تعداد ، بهای واحد ، نشانی فروشنده ، مدت اعتبار استعدام ، محل مهر و امضاء فروشنده و سایر شرایط مانند نحوه محل می باشد .
تعریف انبار :
انبار به محل یا فضایی گفته می شود که براساس یک سیستم طبفه بندی صحیح ، مواد اولیه ، کالای نیم ساخته ، محصول ساخته شده و با فرآیند های مختلف صنعتی بازرگانی در آن نگهداری می شود .
چیدن کالا
پس از دریافت و تحویل گرفتن کالا یا اجناس و صدور رسید انبار به چیدن کالا در جای مناسب طبق اصول و روال خاصی می باشد .این اصول عبارت است :
الف – تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه –طبقه –ردیف )
ب – چیدن و انبار نمودن کالا
ج –تهیه کارت شناسی کالا و نصب آن بر روی اجناس .
الف – تعیین محل قرار دادن کالا ( انبار – قفسه – طبقه – ردیف )
یکی از راههای بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و ضایعات و به حداقل رساندن زمان ، چیدن صحیح کالا می باشد . به چیدن و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می شود .
یکی از متداولترین شیوه و تنظیم و نگهداری روش ، که کدبندی کردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است ؛ که در مؤسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته می شود .
بهترین عوامل قرار گرفتن کالا در انبار
میزان تقاضا یا مصرف کالا
محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار
وجه تشابه
امکانات و تجهیزات انبار
خصوصیات فیزیکی
خصوصیات کیفی کالا
میزان تقاضا یا مصرف کالا :
منظور از مصرف یا میزان ارسال کالامی باشد . که به طور کلی می توان به سه دسته پر مصرف ، متوسط مصرف و کم مصرف تقسیم نمود . که بهتر است کالای پر مصرف نسبت به دو نوع دیگر در دسترس باشد .
محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار :
هنگام قراردادن کالا در انبار باید به محل و موقعیت ساختمان انبار ، ظرفیت مفید و قابل استفاده ، وجود ستونهای داخل انبار، درب های ورودی و خروجی انبار ، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری انبار ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غیره توجه نمود .
وجه تشابه :
یکی دیگر از عوامل ، تشابه یا تشابه مصرف کالا می باشد . مثلاً اجراء موتور در یک قسمت و اجراء روشنایی در قسمت دیگر که دراین تشابه مصرف را می رساند . ویا آچارها در یک قسمت و لوله ها در قسمت دیگر که این خود تشابه کالا ها را می رساند . لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در کنار هم باعث کوتاهی مسافت ، کاهش خستگی ، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواستها می گردد.
امکانات و تجهیزات انبار :
یکی دیگر از عوملی که در تعیین محل قرار دادن کالا مؤثر است : امکانات و تجهیزات موجود در انبار می باشد . این تجهیزات شامل ؛ وسایل حمل و نقل داخل انبار و سایر تجهیزات انبار .
خصوصیات فیزیکی :
یکی دیگر از عوامل در تعیین محل قرار دادن کالا خصوصیات فیزیکی می باشد .
خصوصیات کیفی کالا :
این خصوصیات شامل : کالا فاسد نشدنی ، قابل انفجار ، سمی بودن و گران قیمت می باشد .
ب : چیدن و انبار نمودن کالا :
برای چیدن کالا در انبار باید به نکاتی توجه کردکه عبارتند از :
الف : در چیدن کالا در انبار حتی الامکان اجناس را نباید پخش چید . بلکه بیشتر از ارتفاع بجای سطح ، استفاده کرد . آن هم به وسیله قفسه بندی یا با استفاده از پالت کالا ها را بر روی هم قرار داده تا حد مجاز استفاده از ارتفاع رعایت حداقل فاصله 6 سانتی متری از سقف می باشد .
ب : بعضی از اقلام مانند : قطعات فلزی را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انبارکرد .
ج: طول وعرض قفسها باید متناسب با اندازه اجناس باشد .
د: انبار کردن قفسه ها باید متناسب با وسایل جابجایی و حمل ونقل درنظر گرفته شود . برای مثال : برای انبارهایی که فقط قفسه دارند ، و هیچ گونه تجهیزات حمل و نقل استفاده نمی شود . فاصله آنها باید به اندازه دونفر که به راحتی عبور کنند باشند .
ذ : بعضی از اجناس مصرف فعلی دارند مانند ضدیخ که بعد از زمستان که باید آن را جابجا نمود تا استفاده بیشتری از فضای انبار شود .
ر : در خصوص کالاهایی که باید پیمانه ، وزن و یا متر شوند حتی الامکان باید در نزدیک محل اندازه گیری باشند .
ج: تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس :
هر انبار ، دارای دو نوع کارت است :
اول : کارت کوچک ( کارت قفسه ) :
کارت کوچک انبار در بالای قفسه یا روی هر یک از اجناس نصب می شود . و دارای مشخصات زیر ا ست .
نام کالایی که کارت مربوط به آناست .
شماره جنس و نوع کالا
موجودی حداقل و حداکثر
واحد مقدار
مقدار متضمن تاریخ وارده و صادره و موجودی
دوم – کارت بزرگ
کارت بزرگ دارای مشخصات زیر است .
شماره برگ که در موقع مصرف ویژگیهای بعدی به ترتیب به برگ داده می شود .
شماره جنس
مشخصات کامل جنس
واحد مقدار
موجودی حداقل و حداکثر
شماره ردیف و ثبت ورود و خروج مربوط به کارت
فروشنده
اطلاعات مربوط به ورود کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
اطلاعات مربوط به خروج کالا با تفکیک تاریخ و مقدار و مبلغ
اطلاعات مربوط به موجودی کالا
بطوری که در بالا ذکر شده است روی هر یک از اجناس موجود در انبار و هر نوع کالا که دارای شماره و طبقه بندی می باشد . با کارت کوچک انبار نصب می شود و انباردار شخصاً با کمک انباردار ورود و خروج و موجودی هر جنس را از حیث تعداد با ذکر تاریخ در آن ثبت می کند .
کارتهای بزرگ به منزله دفتر حساب جنسی کالا می باشد . بنابراین باید با دقت نگهداری شود از نقل و انتقال بی مورد آن خودداری شود . و کارت بزرگ علاوه براین که دارای مزایای کارت کوچک انبار می باشد . اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شده را نیز تعیین می کند. و به ترتیب شماره کارت که برمبنای شماره بندی کالا است بایگانی می شود.
مراحل انبار داری :
با توجه به توضیحات داده شده انبار داری در 3 مرحله انجام می گیرد که عبارتند از :
مرحله در یافت یا تحویل گرفتن کالا
مرحله نگهداری و حفاظت اجناس و کالا در انبار ( انبار کردن )
مرحله صدور یا تحویل دادن کالا به خارج از انبار
نمودار مراحل سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب
ورود به انبار
مراحل سیستم انبارداری
خروج از انبار انبار کردن
5-1 : وظایف انباردار
مسؤلیت امور انبار و نگهداری موجودیهای جنسی به عهده انبار دار است . او باید تجربه و دانش کافی در روشهای انبارداری ، لیاقت و کفایت اداره عملیات را دارا باشد . و امانت داری او مورد تأیید قرار گیرد .
6-1 : عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار
با توجه به اهمیت انبار ها ، برای ساختن یک انبار مناسب عوامل زیر را باید در نظر گرفت :
برآورد ظرفیت یک انبار
در نظر گرفتن نقطه مبدأ و مقصد
محدودیتهای زمین و عوامل جانبی آن
محدودیتهای قانونی و مسائل جانبی
حفاظت وایمنی
7-1 : عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا :
عوامل تخریب کالا بسته ، به نوع کالا و شرایط نگهداری آن متفاوت می باشد و شرکتهای تولید کننده به مرور زمان و با کسب تجربه راهکارهای گوناگون برای جلوگیری از خرابی کالا و یا جنس تولید شده خود در انبار ها و یا موقع بارگیری و حمل و نقل آن پیدا کرده اند .
عوامل تخریب کالا عبارتند از :
1- عوامل فیزیکی 2- عوامل شیمیایی 3- عوامل بیولوژیکی 4- عوامل مکانیکی .
در شرکتهای پاتن جامه بیشترین نوع عامل تخریب از نوع عوامل فیزیکی می باشد .
انواع وسایل حمل و نقل :
چرخ دستی : چرخ دستی ها وسایلی هستند که به وسیله فرد در حالت ایستاده حرکت داده می شوند . این وسایل می توانند با نیروی محرکه یا بدون آن باشد . نیروی محرکه چرخهای دستی معمولاً به وسیله انرژی الکتریکی تأمین می شود و هدایت آنها به وسیله فرد صورت می گیرد . چرخهای دستی در انواع متنوعی ساخته شده اند که برحسب نیاز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد . از این وسایل برای حمل بارهای کم و در مسافتهای کوتاه استفاده میشود. در انتخاب این وسایل برای داخل انبار باید به ابعاد چرخ دستی و عر ض راهرو های بین قفسه های انبار دقت نمود .
انواع چرخ دستی عبارتنداز :
چرخ دستی افقی ( ساده )
چرخ دستی چند طبقه
چرخ دستی جمع آوری سفارشات
چرخ دستی مایل
مکان ساخت انبار
امروزه متخصصین و طراحان با کسب تجربه و اطلاعاتی که در طی سالها کار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتی که علوم امروز از لحا ظ معماری و شهر سازی و کلاً امور ساختمانی پیشرفت کرده دیگر برای ساختن مکانی برای استقرار کالا که به آن انبار می گویند دچار هیچ مشکلی نمی شوند و انبار ها را به بهترین شکل ممکن و در بهترین مکان طراحی کرده و شروع به ساختمان سازی آن می کنند حال برای آشنایی بیشتر با شرایط محیطی آن ، چند نکته ساده و در عین حال مهم را برای شما توضیح خواهیم داد .
انبار قاعدتاً به دو گروه مختلف تقسیم می شوند :
انبا رهای مرکزی
انبا رهای فرعی
کار شناسان انبار را به نوع شرایط تولید و حجم جنس تولید شده محل استقرار انبار را که تا حد امکان باید به محل در یافت و ار سال کالا نزدیک باشد انتخاب می کنند با این روش در هزینه نقل و انتقال صرفه جویی شده و در عوض سرعت کار بالا رفته و به میزان قابل توجهی در سود دهی تولید تأثیر دارد و این در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مرکزی و چه فرعی رعایت می شود.
اصلهای مهم در خرید :
بطور کلی پنج اصل زیر باید در خرید ها رعایت شود :
کیفیت مناسب
کیفیت ( مقدار ) مناسب ( Right Quantity )
قیمت مناسب ( Right price )
منبع مناسب ( Right source )
زمان مناسب ( Right time )
پس از اینکه این نکات در امر خرید انجام شد و کالای از فروشنده خریداری شد نوبت به مرحله ورود کالا به انبار شرکت می باشد .
که بدین صورت که :
فروشنده ضمن ارسال کالا ، نسبت به ارسال فرمی بنام ( صورت حساب ) که شامل مشخصات کالای فرستاده شده ، تعداد یا مقدار آن ، قیمت واحد و قیمت کل آن می باشد ، مبادرت می نماید .وبا ورود کالا به انبار مؤسسه و تحویل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسید کالا به انبار ) اقدام می شود . که شامل فاکتور یا صورتحساب ، فروشنده ، وسیله حمل ، شرح کافی تعداد یا مقدار آن ، واحد ، وزن ، ارزش واحد و قیمت کل آن می باشد .
فصل دوم : ادبیات تحقیق
1-2 مزایا و معایب سیستم :
شناسایی و دسترسی بهتر و راحت تر به موجودی انبار ، مخصوصاً در مؤسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
دادن اطلاعات دقیق و صحیح به مدیریت و سایر بخشهای مؤسسه .
سیستم با داشتن اهداف از پیش تعیین شده خود می تواند اطلاعاتی کافی به افراد تازه وارد بدهد .
اطمینان خاطر برای مدیران و مسؤلین بخشها در برابر سیستم منظم که متکی بر اطلاعات صحیح و کافی است .
کنترل دقیق سیستم از طریق کنترل موجودیهای انبار و بررسی اشکالات آن .
کاهش هزینه های مصرف بدون مواد و تأثیر روحی مثبت به اثر وجود نظم و آگاهی مسؤلین از میزان دقیق موجودیها .
معایب نداشتن سیستم انباداری :
ممکن است کمبود فضا در انبار بوجود آید زیرا کالاها خوب چیده نشده و یا قبلاً پیش بینی نشده است .
عدم نظم باعث جابه جایی اضافی و اتلاف وقت پرسنل انبار و در کل صدمه دیدن کالا می شود .
اتلاف وقت در مواقع انبار گردانی ( موجودی برادری ) به علت نامرتب بودن انبار
عدم توجه به وسایل ایمنی و نحوه استقرار کالا و حمل نقل می تواند موجب بروز خسارت جانی و مادی برای موسسه می شود .
انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه ، به دو نوع مرکزی ( اصلی ) و فرعی تقسیم می شوند .
در کارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید ، ساختمان انبار مرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود . لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مرکزی هر چند وقت یک بار ، مواد مورد نیاز واحد های مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ار سال می نماید . در این صورت ، برای اداره انبار های فرعی ، به کمک انبار داری نیاز است که مسؤلیت اداره این انبا رها را زیر نظر انبار دار به عهده بگیرند .
مدارک کالا در انبار :
مدارکی است که در هنگام ورود کالا به انبار با ید صادر شود تا انباردار رسیدن جنس را به انبار تأیید کند . این مدارک قابل استفاده در قسمتهای دیگری از جمله : حسابداری ، کامپیوتر مرکزی ، کاردکس مرکزی ) ، دایره خرید و … می باشد .
این مدارک عبارتند از : در خواست کالا ، در خواست خرید ، رسید انبار ( قبض انبار ) که در بعداً به توضیح آنها می پردازیم .
2-2 اهمیت و سازمان انبار ها:
سازمان انبارها :
نظر به این که قسمت عمده ای از منابع نقدی شرکتهای تولیدی ، به مصرف سرمابه گذاری برای موجودیهای مواد می رسد ، اگر از روشهای انبارداری مطمئن و منظمی استفاده نشود ، زیانهای جبران ناپذیری ببار خواهد آمد . به عنوان مثال ، نداشتن موجودی مواد به حد کافی ، موجب وقفه های زیان آوری در تولید می شود و با خریدهای فوری برای جلوگیری از این وقفه ها نیز هزینه های تولید افزایش می یابد . اگر مواد با بیش از حد مطلوب خریداری شده باشد ، باعث رکود سرمایه و افزایش هزینه های انبارداری و نابابی مواد می شود . روش انبارداری باید طوری طراحی گردد که از حیف و میل ، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگیری شود و نقل و انتقال ، جابه جایی ، حفظ و حراست موجودی مواد ، به طور مطلوب صورت گیرد .
اهمیت انبار :
هدف از ایجاد تشکیل انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش های خصوصی تأمین ، نگهداری و در دسترس قرار دادن سری وسایل مورد نیاز آنها می باشد . بطور یکه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف کننده قرارداده نشود ، در گردش کار و فعالیتهای آن مؤسسه ایجاد می گردد .
ساختمان انبارها ترجیحاً باید نزدیک به محل تولید باشد . تا انتقال مواد ، مخصوصاً مواد سنگین و پر حجم به واحدهای تولیدی ، به آسانی صورت گرفته ، هزینه آن نیز به حداقل کاهش یابد .
انواع انبار ها :
از نظر نوع کالایی که در آن نگهداری می شود :
الف : انبار کالاهای معمولی :
که در شرکت پاتن جامه از این نوع انبار استفاده می شود . به انبارهایی اطلاق می شود که نگهداری اقلام آن شرایط و تجهیزات مخصوص را نمی خواهد .
اقدام در این انبار به شکل جامد کانتینر شده ، بسته ها و کارتن ها می باشند .
ب : انبار مواد قابل انفجار
ج : انبار کالاهای فاسد شونده
د: انبار مواد فله ای
ه: انبار مواد شیمیایی
انواع انبار از نظر ساختمان
انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسیم می شوند :
ساختمان کامل پوشیده
ساختمان سرپوشیده بدون دیوار
انبار محوطه باز یا بارانداز
که در شرکت پاتن جامه از انبار ساختمان کاملاً پوشیده استفاده می شود .
لازم به ذکر است که به انبار ساختمان کاملاً پوشیده توضیح مختصری داده می شود :
انبارهای کاملاً پوشیده به انبارهایی که دارای سقف ، دیوار و درب می باشند اطلاق می شود . وبرای ساختمان این گونه انبار ها می توان از مصالح ساختمانی مختلف استفاده نمود ودر این گونه انبار ها اقلامی نگهداری می شود که حفاظت آنها از باد ، باران ، آفتاب ، سرقت و… ضرورری است .
3-2– خروج کالا از مؤسسه
الف : انواع کالا
اجناس موجود در انبار برحسب نوع و کیفیت به شرح زیر تقسیم می شود :
مصالح : مانند آهن آلات ، کاغذ ، میز ، و نظایر آن که جنبه معرفی دارد با در خواست معرفی از انبار خارج می شود .
اثاثیه مانند : ماشین تحریر ، تلفن ، و نظایر آن با رد خواست غیر معرفی از انبار خارج می شود .
ممکن است بعضی مصالح که از انبار خارج می شود برای تبدیل نوع جنس به کار رود مثلاً پارچه تبدیل پرچم شود . بنام ( درخواست تبدیل نوع جنس ) تهیه خواهد شد .
ممکن است بعضی از اجناس از انبار سازمان بطور امانت تحویل گردد که برای خروج آنها از در خواست مخصوص استفاده خواهد شد .
ب تحویل مصالح :
در این مورد برای تحویل و خروج مصالح از انبار در خواست انبار صادر در خواهد شد ، که با توجه به مندرجات قید شده در درخواست انبار از انباردار استعلام می گردد . که از طرف حسابداری معادل آن تأمین اعتبار می شود. پس از تأمین اعتبار برای دریافت کالابه انبار مراجعه می گردد.
ج : ثبت در کارت انبار :
سازمان انبار ها با تعیین ارزش کالاهای تحویلی کالای در خواست شده را تحویل می دهد و در خواست به امضای گیرنده می رساند . و مقدار از کارت کوچک انبار کسر می کند و در دفتر صادرات انبار ثبت می نمایند .
در پایان یک نسخه از درخواست خروج کالا و یک برگ از صادرات انبار به حسابداری مربوطه ارسال می نمایند .
د : تحویل کالای غیر مصرفی
درخواست کننده کالا ، درخواست را برای تأمین اعتبار به حسابداری مربوطه تسلیم خواهد کرد که حسابدار درخواست را تکمیل می نماید . کالای درخواست شده به وسیله **** از انبار در یافت می گردد . وبه امضای آنها می رسد و انبار دهنده کالا پس از تکمیل مقدار تحویل نسبت به تحویل کالای درخواستی اقدام می کند . و بالافاصله درخواست را در کارت انبار ودر دفتر صادرات در ستون کالای غیر مصرفی ثبت می نماید .
ه- درخواست خروج کالا برای تبدیل نوع جنس
در خواست خروج کالا به انبار دار ارائه می شود و با تعیین های آن در خواست را برای تأمین اعتبار به حسابداری ارسال می نماید .
حسابدار حساب مخصوص برای تبدیل نوع جنس نگهداری خواهد کرد . که برای گرفتن به انبار مربوطه تعیین می نماید .
در مورد تبدیل نوع جنس این نکته ضروری است که تبدیل باید به همان انباری برگشت شود که مصالح و مواد اولیه آن را تحویل داده است .
و: درخواست فروش یا واگذاری کالا
در این مورد انبارداران از فرم مخصوص در خواست خروج کالا استفاده خواهند کرد و کالای تحویلی رادر دفتر صادرات ثبت خواهد کرد . در این صورت فروش کالا به دو صورت انجام می گیرد . 1- به صورت نقد 2- به صورت نسیه
بصورت نقد خرید باید معادل بهای آن به حساب سازمان به بانک داده باشد و رسیدی دریافت نماید که برای تحویل کالا به انبار ارائه نماید .
بطور نسیه ، مجوز مربوطه ضمیمه دفتر صادرات خواهد شد و حسابداران وظیفه دارند ارزش کالا رابه بدهکار حساب مربوطه گذاشته و در مقام مطالبه برآید و مراقبت نماید که کالای واگذاری به موقع برگشت داده شود .
انتقال کالا از انباری به انبار دیگر
در این مواقع درخواست مخصوص تهیه می شود که بامشخصات کامل ، تاریخ حمل و شماره بارنامه و نظایر آن در درخواست قید شده است .
بدیهی است حسابداران ارزش مقدار کالای ارسالی رابه انبار دیگر به بستانکار حساب انبار( فرستنده) و بدهکار انبار (تحویل گیرنده) منظور خواهد داشت .