تعریف مدیریت
مدیریت فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی وانسانی در برنامه ریزی سازماندهی بسیج منابع وامکانات هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می گیرد.
مدیریت امور اداری
مدیریت اداری پشتیبانی کننده واحد در زمینه های اداری خدمات و تدارکات است که در زمینه های زیر فعالیت دارد
کارگزینی کارکنان :
این بخش کلیه اقدامات مدیریت منابع انسانی شامل تامین و سازماندهی و انتصاب نیروی انسانی , آموزش و پرورش نیروی انسانی , ترفیعات , جابجاییها, مرخصی , ماموریت , برکناری از خدمات , بازنشستگی , برقراری حقوق و مزایای کارکنان غیر هیئت علمی , بایگانی اسناد و مدارک را انجام میدهد.
تدارکات واحد : کلیه اقدامات مربوط به تهیه نیازمندیها اعم از کالا و خدمات نگهداری و مدیریت انبارها و واگذری اجناس مورد نیاز به بخش های مختلف دانشگاه را زیر نظر مدیر اداری و با هماهنگی مدیر مالی به انجام میرساند
بخش خدمات : این بخش کلیه کارهای خدماتی واحد از قبیل انتظامات , نگهداری فضای سبز , ترابری افراد/اشیاء , نظارت محوطه و ساختمانها را زیر نظر مدیر اداری به انجام می رساند.
در هر اداره و سازمان انجام امور و ارائه خدمات عمومی ضروری است زیرا بدون فعالیت این بخش فعالیت سایر بخش ها غیر ممکن خواهد بود
اهم وظایف و اختیارات
1- تهیه و تدوین بودجه سالیانه و پیشنهاد آن به رئیس واحد
2- اظهار نظر در مورد سازمان و تشکیلات واحد و بر آورد نیروی انسانی مورد نیاز واحد
3- اجرای عملیات مالی واحد و مراقبت در رعایت مقررات مالی
4- تهیه و اجرای طرحهای رفاهی کارکنان با توجه به امکانات واحد
5- تهیه و تدارک نیازمندیهای واحد برابر ضوابط مربوط
6- نظارت دقیق بر کمیسیون معاملات واحد
7- انجام کلیه امور حقوقی واحد و استفاده از نظرات متخصصین و دفتر حقوقی سازمان مرکزی در مواقع لزوم
8- همکاری با رئیس واحد برای اجرای هر چه بهتر وظائف مربوط به بخشهای ستاد واحد
مدیریت و موفقیت
با نگاهی گذرا به گردونه عالم هستی، این مسئله روشن می‌گردد که ساختمان وجود هر انسانی، دارای یک نظام تشکیلاتی فوق العاده ظریف و پیچیده است. اداره این نظام تشکیلاتی، با مدیریت صحیح، توانا، بصیر و بی نهایت آگاه میسر است. انسان نیز به عنوان یک موجود اجتماعی که ناگزیر است تمام نیازهای خود را در پناه زندگی جمعی تأمین نماید، ناگزیر است در زندگی جمعی خود برای جلوگیری از هرج و مرج و هدر رفتن نیروها و استعداد بالقوه و تبدیل آن به فعالیت، دارای یک تشکیلات و سازماندهی و مدیریت منظم باشد.
از طرف دیگر، این مسئله نیز حائز اهمیت است که به موازات رشد و تحول و پیشرفت جوامع در زوایای گوناگون، به‌ویژه در مباحث صنعتی و انفور ماتیک، امروزه هر کسی در زندگی فردی و اجتماعی خود به نحوی با مسئله مدیریت در سطوح بالا یا پایین درگیر است، و در نتیجه، مدیریت علمی است که تار و پود زندگی ما را دربرمی‌گیرد.
حضرت امیر المؤمنین علی(ع) در باره اهمیت نقش مدیر در تشکیلات و حرکت به سمت موفقیت می‌فرمایند:
«اَنَّ مَحَلّی مِنها مَحَلُّ القُطب منَ الرَحلَی»، و از آن فهمیده می‌شود که مدیر مانند گرانیگاه وسط آسیاب عمل می کند. باز می‌فرمایند: «موقعیت مدیر و رهبر، همانند نقش نخ تسبیح است که دانه‌ها را به هم پیوند میدهد، و وقتی رشته پاره شد، دانه‌ها پراکنده می‌شوند و بدون نتیجه خواهند ماند، و هیچ گاه در کنار یکدیگر جمع نخواهند شد.»
اگر یک سازمان را به مثابه پیکر و بدن انسان تصور کنیم، مدیر سازمان، مانند مغز آن است، و بدون مغز، انسان تنها دارای زندگی خطی و روزمرّه است.
عوامل موفقیت در مدیریت
تئوری انگیزه موفقیت را دیویدمک کلند ارائه کرد. از دیدگاه این روان‌شناس، نیاز به موفقیت، بر پایه برتری طلبی، رقابت، اهداف چالشی، اصرار بر انجام دادن کار و فائق‌آمدن بر مشکلات بنا گردیده است.
شخصی که انگیزه توفیق طلبی و کمال طلبی زیادی دارد، همواره برتری در عملکرد را جست‌وجو می‌کند؛ از اهداف چالشی لذت می‌برد و دارای پشتکار و روحیه رقابتی در فعالیتهای کاری است.
پرسشهایی که نیاز توفیق طلبی را مورد سؤال قرار می‌دهند، عبارت‌اند از:
1. آیا شما از فعالیتهای کاری چالشی و مشکل لذت می‌برید؟
2. آیا شما می‌کوشید که عملکردتان از اهداف تعیین‌شده فراتر برود؟
3. آیا شما روشهای جدید برای فائق آمدن بر مشکلات را می‌جویید؟
مطالعاتی که مک کلند انجام داده است، نشان دهنده آن است که افراد با نیاز توفیق طلبی بالا، نسبت به کسانی که نیاز به موفقیت در آنان متوسط یا پایین است. از عملکرد بالاتری برخوردار می‌باشند.
این مسئله نشانه این است که مدیران موفق، به زمینه یا موقعیت خاصی منحصر نیستند، بلکه این مدیران دارای زمینه و موقعیت متنوعی هستند و به همان اندازه نیز از تنوع رفتاری و مهارتی برخورداند. به نظر رابرت کریتنر، حداقل سه عامل مهم برای موفقیت مدیر وجود دارد که او آنها را در قالب یک فرمول ارائه می‌کند.
این عوامل عبارت‌اند از:
فرصت O × انگیزه مدیریت M× تواناییA = موفقیت S
Opporfunity×Motiuation to manage ×Success=Ability
به نظر وی، توانایی و انگیزه موفقیت و فرصت، عواملی هستند که اگر در هم ضرب شوند، یک فرمول اصولی برای توفیق مدیریت فراهم می‌شود. وی در ادامه متذکر می‌شود که موفقیت مدیر، به ترکیب متناسب توانایی و انگیزه مدیریت و فرصت بستگی دارد. نبود یک عامل، منجر به ضایع‌شدن سایر عوامل می‌گردد. به همین علت، از «ضرب» به جای «جمع» استفاده شده است.
عوامل تعیین‌کننده موفقیت
مطالعات گوناگونی در باره تعیین عوامل موفقیت در مدیریت انجام گرفته، که یکی از مهمترین آنها، به دست جان آپلین تحقق یافته است. وی پژوهش خود را به صوت متمرکز بر روی بیش از ده هزار کارمند، در دفاتر مرکزی پانصد شرکت بزرگ امریکا انجام داده است، در مدل آپلین، سه مجموعه عامل فردی و محیطی و تصادفی، سطح موفقیت مدیر را تعیین می‌کند. این مجموعه عوامل که جان آپلین یادآور می‌شود