داگ آلن مدیر فروش و بازاریابی شرکت NZMilk بود و ویلیام ادوارد نیز نقش مدیر فروش شرکت را داشت. آنها باید روابط خریداران را با دستفروشانی که کالا را در خانه تحویل می دهند، صاحبان مغازه های محلی و سوپرمارکت های کوچک و خریداران، مدیران محصول و مدیران مغازه های محلی سوپرمارکت های زنجیره ای بزرگ مدیریت کنند. انبوهی از مشکلات و مسائل روزانه وجود دارد که باید فوراً و به صورت حرفه ای به آنها رسیدگی کرد که این مسئله بخش عظیمی از زمان روزانه آنها را در بر می گیرد. به علاوه آنها مجبورند که برای توسعه مقادیر فروش در آینده در زمینه کاهش سالانه مصرف سرانه محصولات شیر تلاش کنند و توان بالقوه را برای رقابت در مناطق محلی شان افزایش دهند. منطقه لیالیسون (Liaison) با 20 دستفروش یکی از مسئولیت های ولیام بود. انتخاب دقیق این دستفروشان امر مهمی است زیرا آنها نقطه ارتباط خریداران NZMilk و مصرف کنندگان هستند. اغلب دستفروشان عاملان جزء هستند. مالکان معمولاً کامیون های تحویل بار را خودشان هدایت می کنند و چند شاگرد برای کمک به آنها در تحویل های بعد از ظهر و انجام تشریفان اداری هنگام برگشت به خانه استخدام می کنند. بعضی از این دستفروشان برای کمک در امر حسابداری کامپیوتر هایی دارند. امّا توانائی های کامپیوتر طیف وسیعی دارد و روابط کامپیوتر به کامپیوتر تنها برای بعضی دستفروشان امکان پذیر است.
داگ و ویلیام آگاه بودند که کاهش بار مسئولیت اجرائی بررسی فاکتور و تطبیق برای مدیران سوپرمارکت از اولویت بالایی برخوردار است. در شرکت Woolworths برنامه های حمل و نقل باید توسط مدیران سازمان آغاز شود و سپس توسط تحویل داران در انبار با فاکتورهای ارائه شده وفق داده شود. فاکتورها دسته بندی می شوند و به اداره مرکزی در اوکلند تحویل داده می شود جایی که فاکتورها با یکدیگر جمع شده، دسته بندی می شوند و سپس برای پرداخت تأیید می گردند. هنگامی که در نیاز برای کاهش مدیران اختلالی وجود داشته باشد، اداره مرکزی سوپرمارکت اعلام می دارد که فاکتورگیری روزانه دریافت شده کالا له در هر مغازه شیوه کاری آینده است. فاکتورگیری روزانه امکان کنترل بهتر بر موجودی انبار را فراهم می آورد و نیاز به مراحل تصدیق و دسته بندی کنونی را از بین می برد.
بعضی از دستفروشان غذاهای ساده فاکتورگیری کامیون را ایجاد کردند که در آن هنگامی که کالاها تحویل داده شدند فاکتور از طریق کامپیوتر ی داخل کامیون توسط راننده کامیون شرکت پر می شود. این روش در برآوردن نیازهای مغازه در همان زمان تحویل کالا انعطاف پذیری ایجاد می کند با این وجود، این سیستم برای محصولات فاسد شدنی مثل شیر که قبل از تاریخ گذاری طول مدت دوام بهینه کمی دارند جالب نیست.
بحث هایی درباره مبادله الکترونیک اطلاعات فاکتورها بین تأمین کنندگانی مثل NZMilk و ادارات مرکزی سوپرمارکت ها صورت گرفته است.
با این وجود انتقال فاکتورها تنها بخش کوچکی از فرآیند سفارش دهی، کنترل کالاهای ورودی و تطبیق فاکتورهایی است که در هر سوپرمارکت ویژه تضمین شده است و سیستم هایی که همه فرآیند ها را به صورت الکترونیک حمایت می کنند به نظر بعید می آیند.
بسیاری از مغازه ها هم اکنون سیستم های کنترلی دارند که برچسب بارکد روی هر محصول را می خواند و حساب هر محصولی را که از جلوی دستگاه کنترل می گذرد دارد. شرکت NZMilk برای هر یک از محصولات خود بارکد مشخصی را تعیین کرده است تا از لحاظ تجربی وارد شدن به این سیستم های کنترل چه برای مغازه های شخصی و چه برای کامپیوتر های اداره مرکزی برای تعیین مقدار روزانه فروش کالا و میزان موجودی باقیمانده انبار ممکن باشد. با این وجود، فضای برای تغییر سریع سوپرمارکت های زنجیره ای به وجود آمده است و مشخص نیست که آیا آنها نسبت به دستیابی شرکت های خارجی مثل NZMilk به کامپیوتر هایشان هشیار خواهند بود یا نه. شکل دیگر در این حوزه این است که تاریخ بهینه مصرف روی بارکد نشان داده نمی شود تا آثار کوچک شدگی (آب رفتگی) موجودی انبار با کالاهای تحویلی روزانه قابل مقایسه نباشد.
تسهیلات فرآوری
ماشین آلات شرکت NZMilk شامل 4 خط تولیدی است که در آنها ظرف ها پر
می شوند، برچسب زده می شود، دارای سرپوش و دسته بندی می شوند. دو خط به بطری های پلاستیک، یک خط به ظروف مقوایی و یک خط به نوشیدنی های میوه اختصاص داده شده است. بخش های دیگر شرکت بطری های پلاستیک و مخلوط غذاها را می ساختند.
هنگامی که جعبه ها بسته بندی می شوند، شیر به سردکنی انتقال داده می شود که از آنجا سفارش ها برداشته شده و برای مشتریان جمع بندی می شوند. برداشتن محصولات از یخچال از ساعت 30/6 صبح آغاز می شود و اولین کامیون ساعت 30/8 صبح مکان را ترک می کند. دو کامیون بزرگ دیگر برای دستفروشان محلی و شهر کامو در ساعت 11 و کامیون های کوچکتر برای مقاصد محلی در ساعت 30/9 و 30/10 قبل از ظهر و 30/12 بعد از ظهر حرکت می کنند. کامیون های دیگر که عازم شهرهای دیگر هستند در مدت بعد از ظهر، بعضی از آنها بعضی روزها، حرکت می کنند. بعد از ظهر یک کامیون بزرگ در ساعت 30/10 به مقصد اوکلند حرکت می کند. همه بارها ترکیبی از سفارش های ویژه برای دستفروشان یا سوپرمارکت هاست به استثنای بار اوکلند برای شرکت Woolworths که سفارش بزرگی است که بعداً برای سوپرمارکت ها تجزیه می شود.
اغلب چیزی که به سوپرمارکت های شخصی Woolworths تحویل داده می شود متفاوت از سفارش روز قبل است که در پی تلفن های لحظه آخر برای تغییر سفارش صورت می گیرد. هفت انبار قفل شده در منطقه ونگاری واقع شده است. امّا هر دستفروش بنا به میل خود منطقه ایمنی خاص خودش را دارد.
جان تابین مدیر فروشی است که همه مناطق فرآوری و نیز مواد خام و موجودی تمام شده کالاها و توزیع آنها را سرپرستی می کند. 34 کارمند در خط تولید و 9 نفر در بخش قالب گیری کار می کنند. جان در فرآیند ساخت تغییراتی به وجود آورده است تا از هزینه های واحد بکاهد و بتواند در صورت امکان جریان های طولانی تر و جزئیات کمتر کارآئی را بالا ببرد. او در این باب نگران بود که به نظر می رسید به منظور برآوردن نیازهای تحویل فوری، مقیاس تولید هر دو یا سه روز به هم می خورد. مقیاس تولید روزانه تعیین می کند که چه محصولاتی و به چه میزانی در چه خط بسته بندی قرار گیرند. طرح روزانه اغلب باید قبل از اینکه همه سفارش های آن روز دریافت گردند معین شود و چیزی که در کامیون ها حمل می شود مخلوطی از محصولی است که از تولید شب قبل در یخچال قرار گرفته است. محصولاتی که اکنون از خط بسته بندی می آیند سفارشاتی هستند که جمع شده اند. دستفروشان و مشتریان دیگر ترجیح می دهند محموله را زمانی که تاریخ همه محصولات یکسان است دریافت کنند بنابراین گاهی اوقات تولید برای تغییر زمان مختل می شود تا موجودی انبار که شب ها نگهداری شده اند با محصولات جدید یک زمان داشته باشند. این تاریخ بهینه به صورت محافظه کارانه تخمین زده می شود. اگر شیر در یخچال نگه داشته شود مدت طولانی تری دوام پیدا می کند . به دلیل این طرح های تاریخ زنی، ذخیره محصول برای استفاده در آینده ناممکن است. محصولاتی که قرار است منتقل شوند باید همان روز یا شب قبل یا بر طبق نیازهای سفارشاتی که همان روز دریافت شده است بسته بندی شوند.