تحقیق مقاله صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی

قبل از پرداختن به مفاهیم «صف» و «ستاد» و تشریح موقعیت سازمانی هر یک لازم است که مفاهیم «قدرت» و «اختیار» تعریف شوند تا ضمن پی بردن به وجوه تمایز بین این دو مفهوم، انواع قدرت نیز شناخته شوند.

قدرت و اختیار

قدرت را می‎توان توانایی اشخاص یا گروهها در اثر نهادن بر عقاید و ارزشهای فکری اشخاص یا گروههای دیگر، یا وادار کردن آنها به انجام اعمال خاص و یا بازداشتن آنها از انجام کاری تعریف کرد.

اختیار، بشتر اثر سازمانی دارد و به قدرت و صلاحیت شغلی افراد مربوط می‎شود. به این ترتیب اختیار را می‎توان قدرتی شغلی تعریف کرد که با استفاده از آن، شاغل (البته تا زمانی که در آن شغل انجام وظیفه می‌کند)، می‎تواند از طریق اعمال نظر در تصمیم گیریها، در سرنوشت دیگران اثر بگذارد. بنابراین اختیار نیز نوعی قدرت است اما قدرتی که پایگاه سازمانی دارد یعنی قدرتی است که از شغل و موقع و مقام سازانی سرچشمه می‎گیرد.

مفاهیم صف و ستاد

با وجود اهمیتی که روابط صف و ستاد در زندگی سازمان دارد هنوز برخی از مدیران استنباط روشنی از مفاهیم صف و ستاد ندارند و گاهی این دو را با هم اشتباه می‌کنند بنابراین لازم است که این دو مفهوم دقیقاً تعریف و شناخته شوند. بنا بر نظریه ای که به طور وسیعی در مدیریت پذیرفته شده است «صف» به واحدها یا نقش هایی اطلاق می‎شود که مستقیماً برای تأمین هدفهای موسسه فعالیت می‌کنند و در این زمینه مسئولیت مستقیم دارد. در حالی که «ستاد» به واحدها یا نقش هایی دلالت دارد که مستقیماً در جهت تأمین هدفهای موسسه فعالیت ندارند، لکن به واحدهای صفی کمک می‌کنند تا بتوانند به نحو موثری انجام وظیفه کنند و از عهده تأمین هدفهای موسسه برآیند.

از مطالب فوق معلوم می‎شود که ساده ترین طریق تشخیص فعالیت های صفی و ستادی در هر سازمان، توجه به «مستقیم» یا «غیرمستقیم» بودن کمکی است که این فعالیت ها در تأمین هدفهای کلی موسسه دارند.

به عبارت دیگر، فعالیت های صفی شامل فعالیت هایی هستند که مستقیماً به تأمین هدفهای کلی سازمانی کمک می‌کنند و فعالیت های ستادی آن گونه فعالیت هایی هستند که به طور غیرمستقیم به تأمین هدفهای کلی سازمانی کمک می‌کنند.

طریق دیگری که برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی غالباً به کار می شود، توجه به چگونگی صدور دستور و اجرای آن در خط فرماندهی است. مدیران و مسئولین صف در خط فرماندهی قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولین را دارند و مسئولین مادون ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند. در حالی که مدیران و مسئولین ستاد در خط فرماندهی قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولین صف، حتی به مسئولین رده های پایین سازمانی را ندارند. واحدها و کارشناسان ستادی فقط می‎توانند به مدیران صف نظر مشورتی بدهند و آنها را در انجام وظایف و مسئولیت هایشان یاری دهند. بدیهی است چنانچه لازم باشد طرحها و نظریات واحدهای ستادی توسط واحدهای صف به مورد اجرا گذارده شود، در این صورت واحدهای ستادی سعی می‌کنند ابتدا طرحها و ایده های موردنظر خود را به تصویب مقامات عالی سازمان برسانند و سپس مراتب را برای اجرا به واحدهای صف ابلاغ کنند. در سازمانهای نسبتاً کوچک که کلیه کارکنان زیر نظر یک نفر انجام وظیفه می‌کنند هر یک از آنان در خط فرماندهی قرار داشته و ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند این گونه سازمانها صرفا یک سازمان صف تلقی می‎شوند.

راه دیگر برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی توجه به «ماهیت» فعالیت های مزبور است. فعالیت های صفی «ماهیت اجرایی» دارند و شامل وظایف، مسئولیت ها و کارهایی می‎شود که مستقیما در امر تولید (کالا یا خدمات) فعالیت دارند. در حالی که فعالیت های ستادی جنبه اجرایی ندارند و «ماهیت آنها مشورتی و کمکی» است. فعالیت های ستادی ماهیتاً به صورت تحقیق برررسی،‌ ارائه طرح، برنامه ریزی، سازماندهی، کارگزینی هماهنگی، نوآوری و کنترل به ظهور می رسد.

هم چنین امور مالی، امور حقوقی، و امور مربوط به طراحی و اجرای سیستم های داده پردازی (سیستم های کامپیوتری) از جمله فعالیت هایی هستند که ماهیت ستادی دارند.

مشاغل صفی از حیث «منشا قدرت» نیز مشاغل ستادی تفاوت دارند. مدیران صف دارای اختیارات رسمی و قانونی هستند و می‎توانند برای دیگران تکلیف تعیین کنند. این مدیران هم چنین به سبب روابط مبتنی بر سلسله مراتب رئیس و مرئوسی، تا حد قابل توجهی از قدرت پاداش و قدرت تنبیه نیز برخوردارند. در حالی که مدیران و کارشناسان ستادی از اختیارات رسمی و قدرت قانونی که به موجب آن بتوانند برای دیگران تکلیف تعیین کنند برخوردار نیستند و انتظار نمی رود که قدرت پاداش و تنبیه نیز داشته باشند و در مقابل آنها از قدرت تخصص بهره مندند

انواع ستاد

ستاد را می‎توان از یک نظر بر دو نوع «ستاد شخصی» و «ستاد تخصصی» تقسیم کرد. «ستاد شخصی» مستقیما به مدیر مربوط گزارش می‌کند و او را در انجام وظایف و مسئولیت‌هایش یاری می‎دهد. در این مورد، مدیر علیرغم کمکی که از جانب ستاد شخصی خود دریافت می‌کند نسبت به انجام وظایف و مسئولیت های محوله مسئول است. «ستاد تخصصی» همان طور که از نام آن پیداست، عهده دار کارهای تخصصی است که به داشتن مهارتها و دانش نیاز دارد که مدیران صف غالباً فاید آن هستند. از آن جایی که عملیات «ستاد تخصصی» را معمولاً نمی توان به واحدهای صف محول کرد، بنابراین این گونه فعالیت ها بدون دخالت دادن مدیران صف، به صورت کامل به واحدهای ستادی واگذار می‎شوند و به این ترتیب «ستاد تخصصی» مسئول انجام آنها می‎شود.