تکلیف مسولیت
در حقیقت سازمان به افراد وظیفه دار آزادی واگذاری قسمتی از فعالیتهای محوله و تفویض اختیار را به دیگران می دهد ، اما هرگز قسمتی و یا تمام مسولیتها را به افراد دیگر منتقل نمی کند . یعنی فرد مسول ، مسولیت حفظ و نگهداری مسولیت را به عهده دارد و هرگز نمی تواند با واگذاری کار و یا تفویض اختیارات مسولیتهای هود را هم انتقال دهد . از این روست که هر مقامی مسول گرچه کار خود را به دیگران واگذار نموده باشد ، باز هم در قبال مقام بالاتر از خود مسول است .
مسولیت عبارت است از اجبار یک فرد برای انجام وظایفی که به عهده وی واگذار شده است . شخص مسول موظف است که با در نظر گرفتن خط مش های سازمانی با بهترین نحو و صمیمانه ترین راه از خود توانایی لازم را در جهت انجام امور محوله به خرج دهد . به عبارت دیگر مسولیت عبارت است از احساس قبول انجام وظایف خاصی که به عهده یک فرد گذاشته می شود و آن فرد با استفاده مطلوب و منطقی از اختیارات تفویض شده برای انجام وظایف استفاده می نماید . بنابراین می توان گفت که مسولیت یک تعهد وجدانی انجام کار است که یک کارمند ، یک کارگر و یا یک صاحب مقام ،نسبت به مرئوسین ، روسا ، همکاران و دیگر افرادی که به نحوی از انحناء با وی رو کار دارند ، احساس می کند.
در یک سازمان به همان نسبتی که به یک فرد اختیاراتی تفویض می گردد به همان نسبت هم واگذار می شود . همچنانکه مسولیت از تحلیل وظایف سازمانی حاصل می شود ، اختیار هم از مسولیت منتج می شود . در بیشتر سازمانها افراد شکایت دارند که اختیارات آنها متناسب با مسولیتهایشان نمی باشد و یا بالعکس در سازمانهای کشور های آزاد ، مدیران سازمانی ، از حداکثر اختیارات لازم و مسولیتهای مناسب برخوردارند که در این صورت فعالیتها به خوبی انجام می پذیرد . مدیران این گونه جوامع به خوبی اختیارات خود را در سطوح سازمانی تفویض می نمایند و مسولیتهای لازم را به افراد زیر دست واگذار می کنند . معمولاً این گونه واگذاری مسولیتها به مرثوسین به صورت کتبی در می آید.
از نظر تجزیه و تحلیل پذیرش مسولیت تمام مرئوسین با در نظر گرفتن تجارب کاری خود به صورت یکسان خواهان واگذاری مسولیتها و با تفویض اختیارات لازم متناسب با مشاغل آنها نمی باشد . افراد تازه کار از زیر بار مسولیت فرار می کنند مگر انکه تجریه کافی در زمینه مورد نظر داشته باشند تا با احساس شدید مسولیتها ، وظایف خود را بدون هیچگونه مخاطره و با ترس یانجام دهند . از نظر منطقی ، محدود ساختن مدیران واحدهای اجرایی به حداکثر و نداشتن هیچ گونه مسولیتی در امور استخدامی نتایج قابل ملاحظه ای حاصل نمی شود ، زیرا در این مواقع دلسردی بیشتر برای آنها پیش می آید و به خود تفهیم می نمایند که هیچ گونه مسولیتی در باره استخدام ، ارتقاء ، انتقال و یا اخراج کارکنان ندارند که چنین عملی مستقیم بر روی ماهیت وظایف اداری آنها اثر سوء می گذارد . بالعکس واگذاری مسولیتهای تمام و کمال به مدیران واحد های اجرایی در امور استخدامی بسیار خطرناک است ، زیرا در این صورت هم آنها آشنایان و خویشاوندان خود را استخدام می کنند که ممکن است در نهایت امر به ایجاد هسته های نامطلوب احساسی بر علیه سازمان ختم شود . مدیریت امور پرسنلی در ابتدای طرح مشاغل می بایستی این گونه مسائل را در نظر گیرد تا در عمل امکان سوء استفاده از طرف مدیران یا کارکنان پیش نیاید . به طور خلاصه می بایستی در واگذاری مسولیتها نکاتی را به شرح زیر رعایت نمود :
1. در واگذاری مسولیت حتی الامکان نبایستی بیش از حد ممکن و حتی منطقی مسولیتهایی به یک فرد واگذار شود .
2. در واگذاری مسولیت ، حد و مرزها بایستی به خوبی روشن باشند .
3. در واگذاری مسولیت به افراد ،بین مدیران و کارکنان نبایستی هیچگونه بحث و گفتگویی پس از تعیین حدو مرز مسولیتها بوجود آید .
4. در صورتیکه در سازمان مسولیتهای متشابهی که مربوط به یک فرد است یافت شوند نبایستی به دیگران واگذار شود ، زبرا در این صورت تناقض در عمل پیدا می شود و نتیجتاً وحدت فرماندهی را به خطر می اندازد و همگی را بایستی واگذار به فرد مسول اصلی نمود .
5. مسولیتهایی که قابل اجرا نمی باشند نبایست به افراد واگذار شوند .
با توجه به نکات فوق تنظیم و واگذاری مسولیت یکی از مهم ترین وظیفه های اداره امور پرسنلی به شمار می رود .
2- تفویض اختیار :
اختیار عبارت است از حق رایی که به یک فرد با آزادی کامل داده می شود که آن فرد درباره آنچه را که بایستی انجام پذیرد و یا نبایستی انجام شود ، تصمیم مقتضی اتخاذ نماید . به عبارت دیگر اختیار یعنی حق تصمیم ( اعمال قدرتدر قضاوت و عمل برای اخذ تصمیم نهایی ) اختیار و مسولیت همیشه با هم توام می باشند.
اختیار بر خلاف هرم تشکیلاتی سازمانی که در قائده ان حداکثر فراوانی ها را دارد و در راس حداقل را ، هرم عکس در بالا حداکثر و در پایین حداقل . بدین معنی که مقامهای بالای سازمانی ( روسا و مدیران ) دارای حداکثر اختیارات و حداقل تعداد در حالی که (مرئوسین )دارای حداکثر تعداد و حداقل اختیار می باشند.
هرم اختیار
هرم تشکیلاتی .
اگر فردی تعهد نماید که وظیفه ای را انجام دهد ، فوراً به ذهن انسان این امر متبادر می شود که به وی تفویض اختیار و واگذاری مسولیت شده است . در این حالت قبل از آنکه آن شخص واجد این دو پدیده شود از هیچ گونه قدرتی برخوردار نبوده ولی به مجرد تعهد انجام وظایفی از اقتدار لازم برای انجام آن عمل برخوردار می شود . اقتدار عبارت است از استفاده قانونی از اختیارات تفویض شده برای به اجرا درآوردن وظایف محوله . به عبارت دیگر اقتدار یعنی داشتن قوه کافی برای نفوذ بخشی بر روی مرئوسین در جهت اجرای قوانین و دستورات منطقی سازمانی .