نوع نگرش افراد در کشورها و فرهنگهای مختلف نسبت به زمان متفاوت است.در بعضی از فرهنگها زمان بسیار محدود و بنابراین برنامه ریزی و مدیریت زمان اجتناب ناپذیر است.اما در مورد کشورهای کمتر توسعه یافته همانند ایران، زمان قربانی اصلی بی برنامگی ها ی ماست.چه بسا افرادی برای خود برنامه ریزی بسیار مدون و منعطفی نیز داشته باشند ،اما بی برنامگی هایی که در جامعه وجود دارد، آنها را از زمان و برنامه زمانی عقب می اندازد.
در جایی مطلبی می خوندم که چگونه افراد به صورت نا خود آگاه زمان را برای خود طولانی یا کوتاه می کنند.حتما" این تجربه برای شما پیش آمده است که در مواقعی که به شدت تحت فشار ناشی از موقعیت ناراحت کننده ای بوده اید،زمان بسیار کند سپری می شد.مثال دیگر را می توان در مورد مسابقات فوتبال ذکر کرد؛هنگامی که یک تیم با یک گل از حریف پیش است و بازی شرایط ویژه ای (همانند مسابقه فینال جام جهانی)را داشته باشد،زمان برای بازیکنان و طرفداران تیم برنده،به کندی و برای بازیکنان و طرفداران تیم بازنده به سرعت می گذرد.این تصور ناشی از شرایط ویژه ای است که برای افراد در حالتهای گوناگون رخ می دهد.ما می توانیم از این قضیه به نفع خود استفاده کنیم.
بنابراین می بینید که افراد نسبت به زمان دارای دیدگاههای مختلفی هستند.
- استفاده موثر از زمان
برنامه ریزی دقیق و استفاده موثر از زمان نیاز به تغییر بعضی از عقاید محدود کننده و همچنین ترک بسیاری از عادتها دارد.خود من به شخصه بارها با این موضوع مواجه شدم که در ادارات افرادی که چند پوشه در دست داشته باشند و یا میز کارشان مملو از اسنادی باشد که ظاهرا" باید به آنها رسیدگی شود،بسیار مورد توجه مدیر قرار می گیرند.مدیر این تصور را دارد که فرد به طور مداوم به دنبال رفع و رجوع کردن کارهای در حوزه مسئولیت خود است.بالعکس فردی که کارش را به موقع انجام داده و همواره میز کارش مرتب است و کاری نا تمام ندارد،باعث این تصور در ذهن مدیر می شود که فرد اصلا" کار نکرده است.ممکن است این مسائل که من در اینجا ذکر می کنم تا حدودی غیر منطقی به نظر برسد،اما واقعیتی است که به شخصه با آن مواجهم.
آیا شما نیز اینگونه فکر می کنید؟آیا کسی که از صبح خودش را با تلفن و چند پرونده مشغول می کند،الزاما دارای کارایی بالاتری است؟شما به عنوان مدیران آینده هوشیار باشید تا دچار قضاوت غلط نشوید.
مورد دیگری که در اینجا به آن اشاره می کنم،تا حدود زیادی مساله را برای شما باز خواهد کرد.
من به شخصه همواره در پی این بودم که کارهای اداره را با دقت و با سرعت انجام دهم تا بتوانم از وقتهایی که به دست می آورم،نهایت استفاده را ببرم.اما این طرز کار مورد قبول سرپرست نیست؛چراکه ممکن است مدیر این برداشت را داشته باشد که تقسیم وظایف در آن بخش به درستی انجام نگرفته باشد و یا اینکه کار آن بخش کم بوده و باید تعدیل نیرو شود.از طرفی همکاران نیز زمانی که کار کم باشد سعی می کنند به نوعی کار را کش دهند تا زمان کاری سپری شود.به نظر شما این نگرشها و عقاید چه اثراتی را به دنبال خواهد داشت؟
آیا مدیری که به تمامی مسائل بخش خود رسیدگی می کند و از تفویض اختیار به درستی استفاده نمی کند،موفق خواهد بود؟
بنابراین شما به عنوان یک مدیر باید ابتدا عقاید و دید گاههای خود را در زمینه زمان اصلاح کنید و سپس این نگرش و طرز تفکر را در بخش خود نهادینه کنید.
- تنظیم برنامه ها
برای ثبت بر نامه ها و یا کنترل کردن این موضوع که چه مقدار از برنامه ها انجام شده و اصولا" در کجا ی برنامه هستیم،از وسایل مختلفی می توان کمک گرفت.
معمولا" اکثر افراد از سررسید به عنوان وسیله ای برای ثبت برنامه های خود استفاده می کنند.با توجه به اینکه اکثر ما این تجربه را داریم در این زمینه زیاد بحث نخواهم کرد.اما امروزه با ابزار های جدیدتری مواجهیم که قابلیتهای زیادی را پیش روی ما قرار می دهد.انواع ارگنایزرها(تقویم الکترونیکی)،انواع پاکت پی سی ها،انواع پی دی ای ها و... از ابزار هایی هستند که قابلیتهای فراوانی را پیش روی ما قرار می دهند.
بهتر است علاوه بر برنامه ریزی کوتاه مدت و ثبت آن،در برگه ای جداگانه برنامه های میان مدت و بلند مدت خود را نیز بنویسید و عملکرد خود در برنامه های کوتاه مدت را با آن کنترل کنید(ببینید که آیا برنامه های کوتاه مدت همانطور که قبلا" فکر می کرده اید در جهت رسیدن به برنامه های بلند است و یا اگر تغیری در برنامه های بلند مدت داده شد بتوانید اثرات آن را بر برنامه های میان مدت و کوتاه مدت شناسایی کنید)اگر برگه ای که در آن برنامه بلند مدت خود را نوشته اید در اتاقتان به دیور نصب کنید تا هر روز صبح جلوی چشمانتان باشد،بسیار عالی است و شما را راغب می کند که برنامه های کوتاه مدت را پیگیری کنید.
-عدم آشفتگی در محیط=عملکرد بهتر=زمان کمتر
احتمالا" شما با نظام S5 آشنایی دارید.این نظام که توسط ژاپنیها مطرح شده است بر پایه پاکیزگی ،نظم،جمال و پرهیز از در هم ریختگی محیط کار و زندگی بنا شده است.
پاکسازی(سی ری):شناسایی و جدا کردن اقلام غیرلازم و خارج نمودن آنها از محیط.
نظم و ترتیب(سی تن):اقلام ضروری به گونه ای مرتب گردند که بر حسب ضرورت و دفعات استفاده٬ دسترسی به آنها سهل تر باشد.
نظافت و پاکیزگی(سی سو):همه چیز تمیز و پاکیزه گردد و به عبارت دیگر کنترل تمیز بودن محیط
حفظ و نگهداری(سی کتسو):جلو گیری از کثیف شدن و حفظ S3 قبلی انظباط(شیتسوکه):آموزش ساماندهی و نظم بخشی به کارکنان و هدایت آنها به منظور اجرای مستمر نظافت٬ نظم و تمیز نگه داشتن محیط.
خوب به نظر شما با رعایت پنج اصل ذکر شده نمی توان تا حدود زیادی زمانهای تلف شده را کاهش داد؟
انواع کارهایی که به این منظور انجام می گیرد از قبیل مرتب کردن میز کار٬ مرتب کردن فایلها٬ خارج کردن وسایل اضافی و دست و پا گیر از محیط٬ بایگانی مستمر و منظم مدارک و اسناد و یا سپردن این مسئولیت به شخصی دیگر٬ نحوه قرار گیری اتاق محل کار و همچنینی نحوه قرار گیری میز کار٬ نحوه قرار گیری وسایل مورد نیاز بر روی میز کار٬ برچسب گذاری(طبقه بندی کردن فایلها و پرونده ها) و ... با عث صرفه جویی در زمان می شود.