مقدمه:
درطی سه دهه اخیر سیر تحولات درکشور ما بسیار شتابناک وتاثیرگذار بوده است . پیروزی انقلاب اسلامی ،دفاع مقدسدربرابر جنگی تحمیلی ،دوران سازندگی واصلاحات اجتماعی همگی هرچندکه درزمان خود فراز ونشیب هایی را به همراه داشته اند اما درنهایت سربلندی وافتخار برای کشوروملت اسلامی به ارمغان آورده اند . اکنون که به عنوان کشوری درحال توسعه شرایط جدیدی را درحرکت به سمت ثبات سیاسی ،اجتماعی اقتصادی تجربه می کنیم مسئولیت های گسترده تری را پیش روی خود می بینیم . افزایش تولیدات ،کاهش هزینه ها ،بالابردن سطح کیفیت درمحصولات وخدمات وافزایش سرعت تولید آنها موضوعاتی هستند که میبایست درعبور از این مسیر پرفراز ونشیب ورسیدن به توسعه پایدار مورد توجه ومدنظر مدیران وبرنامه ریزان کشور قرار گیرند .
خوشبختانه کشور ما به دلیل آنکه از مواهب ومنابع غنی بسیاری برخوردار است عوامل لازم را برای طی این مسیر دراختیار دارد . دراین میان وجود انسانهای حقیقت جو وکمال طلب ،معتقد ومتعهد مهم ترین عامل درجهت رشد وشکوفایی همه جانبه محسوب می شوند ومی بایست به عنوان اصلی ترین سرمایه ها درایجاد وتحول وهدایت آن به سوی هدفی بلند مورد توجه قرارگیرند .آموزش ،آگاه سازی ،تشویق وفرهنگ سازی ابزارهایی هستند که برای ایجاد تحول وبهبود وضعیت از طریق بهبود نیروی انسانی مورد توجه قرار می گیرند.
درطی سالهای اخیر برنامه های معرفی شده از طرف دولت نشان دهنده عزم جدی مسئولان کشور برای ایجاد تحولات اساسی درنظام اداره کشور بوده است . یکی از ابزارهایی که دراین راستا عمومیت بیشتری یافته است استقرار نظام مدیریت کیفیت در سازمان ها وموسسات مختلف بوده که به دلیل ماهیت آن عمدتاً‌دردرستگاه ها وسازمانهای خصوصی وانتفاعی به کاربرده شده است .
سیستم مدیریت کیفیت با تعیین اصول ومعیارهایی مشخص وتلاش درجهت تحقق آن ها سعی دارد انگیزه های لازم را دربدنه سازمان برای ارتقاء سطح کیفی ، کارآمدی وتاثیر گذاری فعالیت های سازمان ایجاد نماید وکارکنان سازمان را درلایه های مختلف به بهبود مداوم وهماهنگ تشویق نماید . اهم این اصول
عبارتند از :
1- توجه به مخاطبین سازمان از جمله دانش آموزان ،اولیاء ومربیان وخیرین شریف مدرسه ساز وتمرکز بیشتر به انتظارات ایشان.
2- ایجاد هماهنگی دربین آحاد سازمان از طریق تعیین اهداف وبرنامه های مشخص
3- ایجاد توان وانگیزه کافی درکارکنان از طریق آموزش ، توسعه مهارتها آگاه سازی سازمان دهی ، جبران خدمت وپاداش دهی مناسب درتمامی سطوح سازمانی وترغیب ایشان به بهبود مداوم کیفیت محصولات وخدمات .
4- تعیین روش ها ونظام های لازم برای افزایش کارایی واثر بخشی فعالیت ها .
5- تعیین روش ها ونظام های لازم برای شناسایی تعاملات و روابط درون سازمانی و مدیریت آنها
6- ایجاد فرهنگ تصمیم گیری براساس تحلیل کارشناسانه واقعیت ها واطلاعات .
7- ایجادرابطه ای نزدیک وگسترده با پیمانکاران به منظور ایجاد ارزش افزوده بیشتر برای مشتریان ومخاطبین .
درهمین راستا اداره کل نوسازی مدارس استان یزدبه عنوان یکی از اولین سازمانهای بخش عمومی اقدام به استقرار سیستم مدیریت کیفیت نموده است . دراولین گام با تدوین چشم انداز ،ماموریت وخط مشی کیفیت ،مدیریت سازمان جهت گیرهای خود را برای کلیه مخاطبین سازمان به صورتی روشن بیان نموده است .
از آنجایی که امکان پذیری اصلاح وبهبود به شکلی مداوم جزو مهمترین ویژگی های سیستم مدیریت کیفیت است .بدیهی است مدیران سازمان همواره از دریافت پیشنهادات ونقطه نظرات استقبال می کنند وخود را موظف به پاسخگویی مناسب به نظرات دریافت شده می دانند.
به امیدآنکه استقرار سیستم مدیریت کیفیت در اداره کل نوسازی مدارس بتواند ما را درایجاد نظامی پاسخگو وتاثیرگذار یاری نماید.
مراحل انجام پروژه :
با توجه به اهمیت موضوع اداره کل نوسازی مدارس استان یزد چندی است که اجرای پروژه استقرار سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد ISO 9001:2000 را آغاز کرده است .
انجام این پروژه در شش فاز پیش بینی شده است که در نهایت منجر به اخذ گواهینامه ISO 9001: 2000 از شرکت DQS آلمان خواهد شد.
در ذیل توضیحاتی در مورد مراحل استقرار سیستم مدیریت کیفیت در اداره کل نوسازی مدارس استان یزد بیان شده است.
فاز1 : شناخت
هدف : شناخت وضعیت جاری سیستم کیفیت وتعیین فاصله آن تا نیازمندیهای ISO9001:2000
روش اجراء :
انجام ممیزی ازسیستم موحود سازمان کارفرما با استفاده از چک لیست های تهیه شده براساس نیازمندیهای ISO9001:2000 وبا استفاده از تکنیکهای ممیزی خارجی وتهیه گزارش ممیزی.
فاز 2: طراحی کلی سیستم
هدف: طراحی کلی سیستم به طوریکه ازیک سو نیازمندیهای استانداردISO9001:2000 را پاسخگو باشد واز سوی دیگر نیازمندیهای خاص نماینده مدیریت سازمان مرکزی را برآورده سازد ،همچنین مقدمات طراحی تفصیلی سیستم فراهم شود .
روش اجرا:
- تهیه خط مشی کیفیت سازمان
- شناسایی فرایندهای مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت
- تعیین توالی وتعامل بین فرایندهای شناسایی شده
- تعیین شاخص های مورد نیاز برای حصول اطمینان ازاجراء وکنترل اثر بخش فرایندها
- تهیه DFD
فاز 3 : طراحی تفصیلی
هدف: طراحی جزئیات مربوط به سیستم کیفیت به منظور عملیاتی کردن آن.
روش اجراء:
- تعیین روش های اجرایی مربوط به فرایندها
- تعیین دستورالعملهای کاری
- طراحی فرمهای مورد نیاز برای انتقال ونگهداری داده ها
- طراحی ساختار سازمانی شامل چارت سازمانی ،مسئولیت ،اختیاروروابط عمومی
فاز 4: مستند سازی
هدف: مستند کردن سیستم طراحی شده برای حفظ تجربه سازمان پاسخگویی به نیازمندیهای ISO9001:2000 فراهم شدن آموزشهای لازم ،تکرارپذیری وقابلیت ردیابی فعالیتهای سیستم ،فراهم شدن شواهد عینی وامکان ارزیابی اثر بخشی وتداوم متناسب سیستم مدیریت کیفیت .
روش اجراء :
- تهیه روش اجرایی کنترل مدارک
- مستند کردن بخش های مورد نیاز سیستم مطابق روش اجرائی کنترل مدارک
- توزیع مدارک مستندشده برای کاربران
فاز5: استقرار
هدف: اجرای سیستم ایجاد شده برای پاسخگویی به نیازمندیهای ISO9001:2000 ومدیریت سازمان وایجاد سوابق از اجرای سیستم کیفیت .
روش اجرا:
- برگزاری دوره آموزشی برای کاربران ( در این راستا تاکنون چهار دوره آموزشی تحت عناوین:1- آشنائی با سری استانداردهای ISO9001 2- آشنائی با مدیریت کیفیت جامع TQM 3- بهبود بهره وری ونتایج آن 4- بهره وری نیروی انسانی، با نظارت سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان یزد برگزار شده است. )
- اجرای آزمایشی هربخش از سیستم موازی با سیستم موجود
- بررسی نتایج اجرای آزمایشی وتعیین نقاط ضعف وقوت آن
- انجام اقدام اصلاحی به منظور رفع نقاط ضعف سیستم
- اجرای کامل سیستم وکنار گذاشتن سیستم قوی