مدیریت زمان
چکیده :
امروزه که همزمان با افزایش نیازهای اطلاعاتی و تقاضاهای فنی ، با کاهش سرمایه و
نیروی انسانی مواجه هستیم، برنامه ریزان در کنار مدیریت بودجه ، مدیریت نیروی انسانی،
مدیریت تولید و ...، مدیریت زمان را نیز مورد توجه قرار داده اند مقاله حاضر بر آن است تا
جنبه های مختلف مدیریت زمان و کاربرد آنها در حرفه کتابداری و اطلاع رسانی را بررسی
کند.
مقدمه :
مدیریت زمان بر دو نکته مهم تاکید دارد. اول افزایش کارایی و دیگری کارآمد بودن در
دوره زمانی محدود. این دو مقوله تفاوت هایی نیز با هم دارند. به این صورت که کارآیی به
معنی انجام درست یک کار است، در صورتی که کارآمد بودن به معنای انجام کار درست
است. به عبارت دیگر کارآیی به معنی یافتن بهترین راه برای انجام کاری خاص بوده و
کارآمدی یا تاثیرگذاری به مفهوم درنظرگرفتن یک سلسله وظایف، اولویت بندی و انتخاب
مهمترین آنهاست. این دو از اصول مدیریت است که کتابداران نیز باید همواره مدنظر داشته
باشند.
از آنجا که کتابخانه ها موسساتی انعطاف پذیر هستند و اکثر مراجعان آن نیز پیش بینی نشده
و دارای نیازهای متنوعی هستند، لذا چالش های مدیریتی در این حرفه ایجاد می شود که در
حرفه های دیگری که زمان و ارباب رجوع جزء یک جدول از پیش تعیین شده اند کمتر
مشکل ساز است.
از این رو که این چالش ها می تواند ناکامی را افزایش داده و موجب کاهش رضایت از طرز
کار شوند انتخاب راهکارهای مناسب برای مدیریت زمان می تواند زندگی حرفه ای را با
افزایش بهره وری، پربارتر سازد.
آیا کتابخانه ها می توانند بدون هیچ افزایشی در امکانات - و در بسیاری از موارد با کاهش
آن خدمات کارآمدتر و موثرتری را ارائه دهند؟
پاسخ این پرسش استفاده بهینه از زمان است. مدیریت زمان هم برای اشخاص و هم برای
سازمان ها سودمند است، به این شکل که از سویی تجربه های مثبت در این زمینه احساس
اعتماد به نفس اشخاص را افزایش می دهد و از سویی دیگر هم سازمان ها از افزایش بهره
وری و خدمات سود می برند. این یک خودگردانی نیروبخش است که می تواند تا حدود
زیادی نیازهای جاری و آینده استفاده کنندگان را برآورده سازد و ارزشمندی زمان محدود را
افزایش داده آنرا پربارتر سازد. لذا کتابداران نیز باید محیط ها و شرایط را به خوبی تحلیل
نموده و شایسته ترین اولویت ها را انتخاب کنند.
راهکارهای مدیریت زمان :
در مقابل صرف وقت برای کارهای مفید، سپری شدن زمان برای کارهای بی اهمیت نیز
وجود دارد که از آن به هدر رفتن وقت یاد می شود. البته منظور از کارهای بی اهمیت
کارهای عبث نیست بلکه میز ان اهمیت آنها نسبت به انجام دهنده آنها سنجیده می شود. برخی
از کارها جزء امور روزمره و غیرقابل چشم پوشی می باشند، اما انجام آنها نیاز به تخصص
زیادی ندارد و اگر متخصصان به انجام این امور بپردازند، زمان مفیدی را که می تواند
صرف امور مهمتر و بنیادی تر شود از دست خواهند داد. ممکن است این مدت زمان هدر
رفته درصد قابل توجهی را شامل شود که باید سنجیده شده و عوامل موثر بر این اتلاف وقت
کشف شود. همه کتابداران به ویژه در رده های مدیریتی با استفاده از ترفندهای مدیریت زمان
که به طور خلاصه؛ اولویت بندی، در نظرگرفتن اهداف و تفویض اختیارات می باشد، می
توانند اوقات خود را به خوبی اداره کنند.
پژوهشگران مختلف با استفاده از روش پرسشنامه و مشاهده عوامل مهم اتلاف وقت را
شناسایی کرده و آنها را به صورت زیر معرفی کرده اند:
3. تماسهای تلفنی
2. تخمین غیرواقعی زمان
1. جلسات
6.اطلاعات ناکافی، نادرست و با تاخیر
5. ناتوانی در گفتن نه.
4. ملاقات های سرزده
9. میز به هم ریخته و فقدان نظم شخصی
8. فقدان یا عدم وضوح ارتباط با ساختارها
7. بحرانهای(شخصی و اداری)
اگر اشخاص و سازمانها این عوامل را شناسایی کرده و آنها را بسنجند می توانند درصد
معناداری از زمان را ذخیره نموده و در مدت زمان مشابه کار بیشتری را انجام دهند. به
طور کلی تدابیری برای کنترل بهینه زمان وجود دارد که با به کار بستن آنها می توان عوامل
هدردهنده را تحت کنترل خود درآورده، موجب بهره برداری هرچه بیشتر از زمان شد. این
تدابیر عبارتند از:
1. ماشینی کردن سیستم ها
کتابخانه ها فعالیت های متنوع و بسیاری را تحت پوشش خود دارند که با مرور زمان بر
حجم و نوع فعالیتها افزوده می شود. لذا کنترل این امور به روش دستی بسیار وقت گیر و
طاقت فرساست. ماشینی کردن و رعایت اصول مکانیزه در بسیاری از امور می تواند
مددکار کتابداران بوده و میزان زیادی از وقت آنها را جهت رسیدگی به امور تخصصی تر
ذخیره کند. اما الکترونیکی کردن هم بایست همراه با شرایطی باشد که در صورت تحقق آنها،
هدف مورد نظر به انجام می رسد. شرط اول اینکه هر سیستم تازه ای به عنوان مکمل، به
آموزش نیاز دارد. ماشینی کردن در بخشهای خدمات فنی و عمومی کارکردهای عمده ای
دارد. لذا آموزش مداوم کارمندان و مراجعان علاوه بر افزایش مهارت در به کارگیری از این
سیستم ها برای کتابدار، باعث کاهش مراجعه ارباب رجوع برای مسائل ابتدایی به او نیز شده
و زمان مفیدی را برای آنها ذخیره می کند. دومین شرط تاثیرگذاری مکانیزه کردن اطمینان
به صحت کار ماشین است لذا اگر کتابداران در کنار سیستم ماشینی، بازهم از روشهای دستی
برای تکمیل کار خود استفاده کنند، در این صورت ماشینی سازی هم می تواند به یکی از
عوامل اتلاف وقت تبدیل شود. بنابراین سلامت سیستم ها عامل مهمی برای رسیدن به این
هدف می باشد.
2. جلسات :
جلسات و کمیته های کاری جزء برنامه های مدیریتی است که با هدف بهره دهی و بهره
وری تشکیل می گردد. اما نادیده گرفتن برخی از عوامل باعث می شود که تشکیل جلسات به
عنوان یکی از عوامل اتلاف وقت شناخته شوند. در عین حال برای ایجاد وضعیتی که جلسات
نیز تا حد امکان کارآمد و کارآ برگزار شوند ترفندهایی وجود دارد:
الف. تیم های جلساتی مشخص بوده و حتی المقدور در زمینه تخصص برگزار شود.
ب. جلسات از پیش برنامه ریزی شده و موضوعات آن مشخص شود.
ج. افراد تیم را بایست پیشاپیش از صورت جلسه مطلع ساخت.
د. جلسات در زمان معین آغاز شده و پایان پذیرد.
ه. بر مواد صورت جلسه متمرکز شده و اهداف، کاملا در نظر گرفته شود.
و. زمان و موضوع جلسه بعد مشخص شده و یادداشت گردد.
با مدیریت دقیق جلسات می توان مقدار زمان صرف شده در جلسات را کاهش داد و در عین
حال توانمندی بالقوه اش را جهت نیل هرچه سریعتر به اهداف افزایش داد.
3. تفویض وظایف :
از آنجایی که امور غیرتخصصی یا کم اهمیت زمان زیادی از وقت کتابدار متخصص را به
خود مشغول می دارد، لذا این مشکل با عبارت "بیشترین کوشش و تخمین زمان غیر واقع
گرایانه" مطرح می شود، چرا که این امور در تخمین زمان نادیده گرفته می شوند و در
نهایت، شخص برای رسیدن به هدف خود دچار کسری وقت می گردد. مدیران می توانند
بسیاری از امور خود را به زیردستان یا افراد ماهر دیگر انتقال دهند یا حتی با آموزش
دیگران و واگذاری برخی از امور به دیگران، فرصت بیشتری جهت انجام فعالیت های حرفه
ای داشته باشند. این انتقال وظایف منفعتی دوسویه هم برای مدیر و هم برای زیردستان به
دنبال دارد. به این نحو که با درگیر کردن اعضای زیردست در امور و انتقال مهارت هایشان
به ایشان ظرفیت های کاری آنان را افزایش داده و از سویی دیگر مدیر مجال می یابد تا به
اولویت های بالاتر رسیدگی کرده و بهره دهی سازمان را افزایش دهد. از این رو تفویض
وظایف، ابزاری قوی جهت رشد شخصی و حرفه ای گروه هاست. از آنجایی که وقفه هایی
از قبیل تماس های تلفنی و ملاقات کنندگان سرزده (بدون هماهنگی از قبل) از عوامل تلف
کننده وقت شناخته می شوند تفویض وظایف، این امور را نیز می تواند شامل شود و وی باید
این وقفه ها را مدیریت کند و به این ترتیب بسیاری از این انقطاع ها می تواند کنترل شده یا
در زمانی مقتضی برنامه ریزی شوند.