هر آژانس مسافرتی افرادی مشغول به کارهستند که وظایف متعددی دارند ممکن است یک نفر چندین کار را انجام دهد و یا اینکه کارها وظایف از یکدیگر تفکیک شده و هر کس مسئول انجام کار بخصوص شود.
وظایف و مسئولیت ها در یک آژانس مسافرتی به شرح ذیل است:
سهامداران : سهامداران که از نظر مالی آژانس را تامین کرده و بیشترین سود را برداشت می کنند و در واقع مالکان آژانس می باشند.
مدیریت: در یک آژانس مسافرتی مدیر سرپرستی و نظارت بر امور تورها و همچنین تنظیم کننده امور ، رسیدگی به شکایات میزان فروش ، علت کم یا زیاد بودن فروش، کیفیت سفرها و تلاش برای فروش بیشتر و کارهای تبلیغاتی شرکت را بر عهده دارد .
پرواز های خارجی: کسی که مسئول عرضی بلیط های سفر خارج از کشور است
پرواز های داخلی: کسی که مسئول عرضه بلیط های سفر به داخل کشور است
تورخارجی: کسی که مسئول فروش و عرضه بسته سفرهای خارجی است
تور داخلی : کسی که مسئول فروش و عرضه بسته سفرهای داخلی است
امور زیارتی : کسی که به مشتری بسته سفرهای زیارتی عرضه می دارد
بلیط قطار: کسی که بلیط های قطار را صادر کرده و به مشتری عرضه می دارد.
صدور گواهی نامه بین الملل : یکی از کارهای پیگیری که دریک آژانس مسافری صورت می گیرد صدور گواهی نامه بین المللی است که برای مسافرانی است که قصد سفر به خارج ازکشور را دارند و می خواهند در کشور مورد نظر رانندگی کنند به همین جهت نیاز به گواهی نامه رانندگی بین المللی دارند که توسط کارگزار مربوطه این گواهی نامه صادر می شود
خدمات باز : کسی که مسئول حمل بار افراد به شهرها و کشورهای دیگر است حمل بار فقط به صورت هوایی به مقصد مورد نظر ارسال می شود و به ازای هر یک کیلو بار که حمل می شود نرخ مشخصی دریافت می گردد.
حسابداری: نام پرونده ها به مسئول حسابداری تحویل داده می شود و بعد از انجام عملیات حسابداری بر روی آنها بایگانی میشوند.
صندوق: مانند اکثر شرکت ها که صندوق از قسمت حسابداری جدا می باشد در آژانس مسافرتی نیز (برای مسائل امنیتی) صندوق از حسابداری جدا است که مشتریان برای پرداخت وجه بلیط یا تور به این قسمت مراجعه می کنند.
شرح وظایف:
پروازهای داخلی یا خارجی
مسافر یا به صورت تلفنی و یابه صورت حضوری به دفتر آژانس مسافرتی مراجعه کرده و درخواست بلیط سفر به مقصد مورد نظر را دارد که کارگزار مربوطه ابتدا از سریق اینترت بررسی می کند که کدامیک از شرکت های هوایی در روزوتاریخی که مد نظر مسافر است صندلی خالی است بعد نام شرکت هوایی و روز و ساعت پرواز را به مسافر می گوید و برای بعضی از مسافرها شرکت هوایی مورد نظر مهم می باشد ولی برای بعضی از مسافرها ساعت پرواز از اهمیت بیشتری برخوردار است بنابراین مسافر بر حسب سلیقه خود پرواز مورد نظرش را انتخاب و از کارگزار مربوطه می خواهد که بلیط را برایش خریداری نماید و بعد از پرداخت پول بلیط به صندوق بلیط مسافر تحویل داده می شود.
برای پروازهای خارجی کارگزار مربوطه قبل از صدور بلیط حتما باید مدت اعتبار پاسپورت و ویزای مسافر را بررسی کند و اگر اعتبار پاسپورت مسافر کمتر از 6 ماه باشد از صدور بلیط خودداری کند.
بعضی از بلیط ها به صورت چارتر بوده یعوی اینکه آژانس مسافرتی تمام صندلی ها یا تعدادی از صندلی های یک هواپیما (از شرکت هوایی مورد نظر) را خریداری کرده است و باید صندلی های خالی را پرکند ولی اگر نتوانست تمام ظرفیت صندلی ها را پرکند شرکت هوایی هیچ پولی به آژانس پرداخت نمی کند و به همین دلیل آژانس وقتی بلیط های چارتر خود را به مشتری عرضه می دارد به مسافر متذکر می شود که بلیط چارتر و غیر فعال استراد و غیر قابل کنسل می باشد و در صورتی که مسافر از بلیط خود استفاده نکند هیچ پولی به مسافر برگردانده نمی شود.
در بلیط های معمولی اگر توسط آژانس از شرکت هوایی (موقع مراجعه مسافر) خریداری می شود مسافرمی تواند با پرداخت درصدری ازخسارت پرواز را کنسل کند که به آن کنسلی پرواز می گویند و مبالغ خسارت آن از قرار زیر است:
تا سه روز قبل از پرواز قبل از 12 ظهر 5% خسارت
از سه روز قبل از پرواز، بعداز 12 ظهر تا یک روز قبل از پرواز قبل از 12 ظهر 10% خسارت
از ساعت 12 ظهر روز قبل از پرواز تا یک ساعت قبل از پرواز 30% خسارت
از یک ساعت قبل از پرواز تا بعد از پرواز 50% خسارت تعلق می گیرد.
در بلیط های چارتر و غیر چارتر در صورتیکه موارد ذیل اتفاق بیفتد تمامی پول بلیط به مسافر برگردانده می شود:
تاخیر بیش از 2 ساعت
نقصفنی
تاخیر پرواز اتصالی
بدی هوا
Over Booking
اشکال در سایر موارد
در صدور بلیط های هوایی هر شهر یا کشوری کدهای مخصوص خود را دارند مثلاً
رشت :asR
آبادان : ABD
تهران: THR
اهواز: AWZ
کداصفهان: IFN
مشهد: MHD
است که برای درخواست بلیط ابتدا دو حرف AV را تایپ کرده و بعد که مثلا اصفهان (IFN) و بعد کد مقصد مثلا: (THR) را تایپ می کنیم و تاریخ مورد نظر را می زنیم و بعد کلید اینتر را فشار می دهیم که صفحه ای برای کاربر باز می شود و نشان می دهد که در این پرواز جای خالی وجود دارد یا نه. بعد از آن کارگزار مربوطه فایل و اسم و جنسیت شخص را وارد کرده و بعد بلیط را صادر می کند از لحظه ای که بلیط برای مسافر صادر شود اگر چناچه مسافر از پرواز منصرف شود طبق قوانین ذکر شده ملزم به پرداخت خسارت می باشد و دستور کنسلی به این صورت می باشد : *کد 5 حرفی پرواز (PNR) XE نوشو مسافری است که پرواز داشته اما پای پرواز نرفتهاست و با 50% خسارت بلیط آن کنسل می شود.
در مواقعی اتفاق می افتد که برای مقصد مورد نظر مسافر جای خالی در هواپیما بوجود ندارد در این صورت اکثر مسافر مایل باشد در لیست انتظار پرواز قرار می گیرد یعنی اینکه اگر جا بگیریم و کسی بلیط اش را باطل کند شخصی که درلیست انتظار پرواز است را جای گزین می کنند
در بعضی از شرکتها که تعداد پروازهایشان به مقصد خاصی زیاد بوده و به صورت مکرر سفر می کنند این شرکت ها با آژانس خدمات هوایی قرارداری را امضاء می کنند و به اطلاع تعدادی بلیط را مثلا برای یک دوره زماین 6 ماهه (اما بدون تاریخ) پیش خرید می کنند اما بلیط ها چند روز قبل از پرواز صادر می شوند.
شرکتهای هوایی در بعضی از مواقع که میزان مسافرت ها کم می شود تخفیف هایی برای مشتریان در نظر می گیرد چون محصولات جهانگردی اصولا خدماتی می باشد .
و اپر صندلی های هواپیما را با قسمت کمتر به فروش برسانیم و همه صندلی ها پر شود بهتر از آن است که قیمت بیشتر بفروشیم ولی تعدادی از صندلی ها خالی باشد.
شرکت های هوایی برای کودکان نیز تخفیفاتی را ارائه داده اند که به صورت ذیل می باشد :
نوزادان (زیر 2 سال) 10% بهای بلیط بزرگسالان وکودکان (از 2 تا 12 سال) در پروازهای داخلی 50% و در پروازهای خارجی بسته به نوعی نرخی که از آن استفاده می کنند بین 25% تا 33% به ایشان تخفیف می دهند.