مقدمه
مدخلی بر مفهوم مدیریت
شاید یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروز را بتوان مدیریت دانست. در عصر حاضر به مدد این فعالیت است که مأموریتها و اهداف سازمانها تحقق می یابند. از منابع و امکانات موجود بهره برداری می شود و توانایی و استعداد انسانها از قوه به فعل در می آید. مدیران در انجام وظایف خود فرایندی را دنبال می کنند که شامل اجزایی چون برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل، انگیزش، ارتباطات، هدایت و تصمیم گیری است. مجموعه این فعالیتهاست که مدیریت را شکل می دهد و هماهنگی و نیل به هدفها را میسر می سازد.
صاحبنظران مدیریت را هنر انجام امور به وسیله دیگران توصیف کرده و بر نقش دیگران و قبول هدف از سوی آنان تأکید ورزیده است. گروهی مدیریت را علم و هنر هماهنگی کوششها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف معین توصیف کرده اند. گروهی دیگر مدیریت را در قالب وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و… بیان نموده اند. یکی از علمای مدیریت و اقتصاد مدیریت را تصمیم گیری دانسته و این وظیفه را بهترین و اصیلترین نقش مدیر قلمداد نموده است. عالم دیگری بر نقشهای مدیر از دیدگاه تازه تری نگریسته و برای مدیر وظایف و نقشهایی چون رهبری سازمان، منبع اطلاعاتی، و عامل تصمیم گیری و رابط با سایر سازمانها بر شمرده است. اندیشمندان دیگر نیز نقش های هشتگانه ای را برای مدیر بر شمرده اند که در فصل یکم به آنها اشاره خواهد شد.
برنامه ریزی
برنامه ریزی جامع( استراتژیک)
نویسندگان و اندیشمندان مدیریت هر کدام تعریف خاصی از این نوع برنامه ریزی ارائه داده اند که شاید بتوان همه آنها را در این تعریف خلاصه کرد که برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاشهای آن برای نیل به اهداف و رسالتهای بلند مدت، با توجه به امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی. البته باید یادآور شد که برنامه ریزی استراتژیک قبل از آنکه یک تکنیک و فن باشد یک نحوه تلقی و باور است که مدیران را به تفکر دراز مدت و آینده نگری و پیش بینی افقهای دور ترغیب می کند.
خصوصیات برنامه ریزی استراتژیک
1 برنامه ریزی جامع، انعکاسی از ارزشهای حاکم بر جامعه است. جهان بینی ها، اعتقادات و سنتهای جامعه در برنامه ریزی جامع منعکس می شود.
2 برنامه ریزی جامع معطوف به سؤالات اصلی و مسائل اساسی سازمانها است. سؤالاتی از این قبیل که« برنامه های امروز سازمان چیست و برنامه های آتی چه باید باشد؟»« امروز کجا هستیم و جهت گیریهای آینده چیستند؟»«امکانات و منابع سازمان در آینده چه وضعیتی دارند و باید مصروف چه اهدافی گردند؟»… در برنامه ریزی جامع مطرح می شوند.
3 برنامه ریزی جامع با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبیین رسالتهای سازمان مدیران را در انجام فعالیتهایشان هم جهت و هماهنگ می سازد.
4 برنامه ریزی جامع دارای دید دراز مدت است و افق های دورتری را در سازمان مطرح می سازد. برنامه ریز در این نوع برنامه ریزی به آینده های دور می اندیشد و می کوشد تا موقعیت سازمان را در بلند مدت ترسیم نماید.
5 برنامه ریزی جامع، عملیات و اقدامات سازمان را در دوره های زمانی بالنسبه طولانی هماهنگ نموده و به آنها پیوستگی و انسجام می بخشد.
6 برنامه ریزی جامع در سطوح عالی سازمان شکل می گیرد، زیرا در این سطح است که تقریباً به طور همه جانبه ای اطلاعات لازم در مورد امکانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن متمرکز است.
7 برنامه ریزی جامع، فراگیر بوده و برنامه های عملیاتی سازمان را در بر می گیرد و به آنها جهت می بخشد.
8 برنامه ریزی جامع امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی سازمان را در مد نظر دارد و با توجه به آنها پیش بینی های خود را انجام می دهد.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان
در سنوات اخیر با تغییرات شگفت آوری که سازمانها را احاطه کرده است، مدیران به فراست دریافته اند که با تعیین و تبیین اهداف و مأموریتهای سازمان در دراز مدت بهتر می توانند برنامه های خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر کار می کند و نسبت به محیط خود واکنشهای مناسبتری نشان می دهد. از این رو استفاده از برنامه ریزی استراتژیک و جامع به عنوان یک ضرورت در سازمانها مطرح گردیده است. به کمک این برنامه ریزی، مدیریت قادر می شود جهت گیریهای خود را در آینده معین ساخته و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ریزی جامع به مدیر کمک می کند تا تصویر روشنی از سازمان و هدفهای آن به دست دهد و فعالیتهای سازمان را در لوای استراتژی واحدی هماهنگ سازد.
فرایند برنامه ریزی جامع
1 تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان
2 شناخت اهداف و استراتژیهای موجود سازمان
3 تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
4 تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان
5 شناخت وضع موجود سازمان
6 تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژیها
7 تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب
8 اجرای استراتژی جدید
9 کنترل و سنجش استراتژی جدید در عمل
(شکل در فایل Word قرار دارد.)
برنامه ریزی عملیاتی در سازمان
برنامه ریزی جامع چون چتری بر سازمان و عملیات و اقدامات آن سایه می گسترد و مدیران و مسئولان امور را در انجام فعالیتهایشان هدایت می کند. اما این برنامه ریزی راهنما، مدیران و مسئولان رده های پایین سازمان را از وظیفه اصلی شان که برنامه ریزی عملیاتی است بی نیاز نمی سازد. آنان باید با الهام از استراتژیهای تعیین شده، و با توجه به اهداف کلی سازمان به برنامه ریزیهای عملیاتی بپردازند و اهداف جزئی شده در واحد خود را تحقق بخشند.
اصولاً برنامه ریزی عملیاتی از جهات کلی شباهت بسیار به برنامه ریزی جامع دارد؛ زیرا در برنامه ریزی عملیاتی، هدفهای عملیاتی به جای هدفهای کلی قرار گرفته و نحوه نیل به آنها در قالب یک سری عملیات پیش بینی می گردند. در برنامه ریزی عملیاتی هدف جزئی به صورت برنامه عملیات در می آید و طریق رسیدن به هدف جزء به جزء بیان می گردد. برنامه ریزی عملیاتی را می توان پیش بینی عملیات برای نیل به هدفهای معین با توجه به امکانات و محدودیتها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع تعریف کرد. همان گونه که ملاحظه می شود، هدف و پیش بینی عملیات برای نیل به آن، اجزای اصلی در تعریف برنامه ریزی می باشند.
تکنیکهای برنامه ریزی
برای برنامه ریزی عملیاتی تکنیکهای مختلفی ارائه شده است. یکی از ساده ترین این تکنیکها جدول کارنما است که ضمن سادگی و سهولت استفاده، در کار برنامه ریزی بسیار مفید است.
این جدول که نمونه ای از آن در شکلهای زیر مشاهده می شود. فعالیتها، ارتباط و زمان اجرای آنها را نشان می دهد. برای استفاده از جدول مذکور، ابتدا با توجه به نوع فعالیتها و زمان مصروفه برای آنها، واحدی را برای زمان تعیین می کنیم. مثلاً واحد زمانی را روز یا هفته یا ماه در نظر می گیریم و هر فعالیت را در ردیفهای جدول درج نموده و زمان آن را با هاشور زدن مشخص می کنیم.
(شکل در فایل Word قرار دارد.)
جدول کارنما
مزیت اصلی جدول کارنما تعیین و نشان دادن فعالیتهای متوالی و متقارن و نحوه احتساب زمان آنهاست. در صورتی که دو فعالیت بتوانند باهم انجام شوند( متقارن باشند)، زمان آنها ( کلاً یا بعضاً) بر هم منطبق خواهد شد و در صورتی که انجام یکی منوط به انجام دیگری باشد( متوالی باشند)، تقارن زمانی وجود نخواهد داشت، و از زمان هر فعالیت به طور مجزا و مستقل به حساب می آید.
نمونه تکمیل شده جدول کارنما (جدول در فایل Word قرار دارد.)
بدین ترتیب جدول کارنما زمان واقعی انجام برنامه را نشان می دهد، و توالی و تقارن فعالیتها را مشخص می سازد. به عنوان مثال، اگر برنامه ما شامل سه فعالیت الف، ب و ج باشد که به ترتیب دو ، سه و پنج هفته به طول می انجامند، زمان کل برنامه ظاهراً ده هفته خواهد بود. اما این پیش بینی در صورتی صحیح است که این سه فعالیت متوالی باشند. در حالی که اگر فعالیت ب و ج متقارن باشند با استفاده از جدول کارنما مشاهده می شود که زمان کل برنامه هفت هفته خواهد بود. بدین ترتیب جدول کارنما ضمن آنکه فعالیتهای هر برنامه و زمان انجام آنها را تعیین می کند، نحوه ارتباط فعالیتها( متقارن بودن یا متوالی بودن آنها) و زمان واقعی کل برنامه را به دست می دهد، که در برنامه ریزی اهمیت فراوانی دارد.
جدول کارنما اساس تکنیک پیچیده تری در برنامه ریزی است که آن را تکنیک تجزیه و تحلیل شبکه می نامند، و امروزه در پروژه های عملیاتی کاربرد فراوان دارد.
برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی نیروی انسانی بخشی از برنامه ریزیهای کلی سازمان بوده و هدف آن تشخیص و تأمین کادر مورد نیاز با توجه به تغییر و تحولات سازمان در آینده می باشد. برنامه ریزی نیروی انسانی در دو مرحله انجام می پذیرد: مرحله اول، برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی در تمامی رده ها و سطوح سازمان در طول مدت برنامه می باشد. مرحله دوم، برنامه ریزی تأمین نیروی انسانی برای رفع نیازهای سازمان است. در مرحله اول، وجود اطلاعات و آمار پرسنلی لازم بوده و در مرحله دوم، برنامه ریزی وضعیت خدمتی ضرورت پیدا می کند.
بر اساس برنامه ریزی کلی سازمان است که می توان برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی را آغاز کرد و فهرستی از کادر مورد نیاز به دست داد. این فهرست در مقایسه با پرسنل موجود و با عطف توجه به ارتقای شغلی، خروج از خدمت و امثال آن می تواند نیروی انسانی مورد نیاز نهایی را تعیین کند. پس از آن، کوشش برنامه ریز بر آن است که در تأمین این نیرو، راههای ممکن را پیش بینی و مشخص سازد.
برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی
برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی را به دو طریق می توان انجام داد:
الف: روش تجزیه و تحلیلی فعالیتها و هدفها.
ب: روش نرخ روند.
روش تجزیه و تحلیل هدفها و فعالیتها
این روش با تجزیه و تحلیل تفصیلی و جزء به جزء برنامه های سازمان آغاز می شود. هر کوششی در جهت تعیین نیازهای نیروی انسانی بدون انجام این مرحله، بی نتیجه خواهد بود و مسلماً در صورتی که سازمان فاقد برنامه بوده یا برنامه های دقیقی برای فعالیتهای آتی خود نداشته باشد، این امر در تعیین نیازهای پرسنلی نیز تأثیر منفی به جای خواهد نهاد.
به طور خلاصه در روش تجزیه و تحلیل هدفها و فعالیتها، باید هدف و فعالیتهای اصلی برنامه را در نظر گرفته و آنها را تجزیه کرد تا به کوچکترین جزء که شغل های مورد نیاز است رسید، و سپس با استفاده از استاندارد کار، تعداد مشاغل مورد نظر را بدست آورد.
روش نرخ روند
روش نرخ روند در پیش بینی نیازهای نیروی انسانی متکی بر ثبات و عدم تغییر در شرایط محیط سازمانی است. این روش استانداردهای موجود نیروی انسانی را پذیرفته و آنها را به برنامه های آتی تعمیم می دهد. به عنوان مثال در روش نرخ روند:
تعداد کارکنان را بر اساس تعداد واحدهای تولید،
تعداد فروشندگان را بر اساس میزان فروش،
تعداد کارکنان اداری را بر اساس میزان کارهای اداری،
و تعداد سرپرستاران را بر اساس تعداد کارکنان،
تعیین می کنند. به عبارت دیگر بر اساس نسبتهایی که بین این عوامل از وضع گذشته بدست آمده، به تعیین نیازها می پردازند.
روش نرخ روند، کار را با تجزیه و تحلیل نیروی انسانی موجود سازمان آغاز می کند تا نشان دهد که در آینده اگر شرایط ثابت باشد نیاز به نیروی انسانی چگونه خواهد بود. بدین ترتیب وجود آمار و اطلاعات در این روش نقش مهمی ایفا می کند. به غیر از آمار گذشته، پیش بینی وقایعی که ممکن است در آینده رخ دهد نیز در روش نرخ روند بسیار مهم است. اغلب اوقات برای نشان دادن روند گذشته و تغییرات احتمالی از نمودارهایی مانند شکل فوق استفاده می شود. در این نمودار همانطور که ملاحظه می شود روند کلی نسبت سرپرستان به فروشندگان نشان داده شده است.