اصل بودجه بندی و کنترل بودجه که به تصویب هیأت تدوین استاندارد های حسابداری دولتی رسیده است مقرر میداند که (الف – هر یک از واحد های دولتی باید یک بودجه سالانه تنظیم نمایند ، ب- سیستم حسابداری باید بنائی برای کنترل بودجه مصوب فراهم نماید، ج- در بودجه، حسابها و گزارش های مالی هر یک از حساب های مستقل باید اصطلاحات و طبقه بندی های متداول مورد استفاده قرار گیرد.)
در بند 101 بیانیه اصل بودجه بندی و کنترل بودجه مقرر گردیده است که بودجه بندی از عوامل ضروری برنامه ریزی مالی، کنترل و فرایند ارزیابی دولت است و هر واحد دولتی باید بودجه جامعی که در برگیرندۀ حساب های مستقل وجوه دولتی، سرمایه ای امانی باشد، برای هر سال مالی تهیه نماید. در سایر بند های تفصیلی اصل بودجه بندی و کنترل بودجه ای نکات مهمی تشریح گردیده است که برخی آنها به شرح زیر میباشد.
1- رعایت بودجه سالانه از وظایف مهم دولت است تطبیق مبنای حسابداری با مبنای تنظیم بودجه بسیار با اهمیت است بدین معنی که اگر در حسابداری دولتی از مبنای تعهدی تعدیل شده استفاده میشود. اصلح آن است که در تهیه و تنظیم بودجه نیز همان مبنا مورد استفاده قرار گیرد به بیان دیگر مبنای تهیه و تنظیم بودجه مبنای حسابداری را تعیین خواهد کرد.دلیل این امر آن است که استفاده از دو مبنای متفاوت در تهیه و تنظیم بودجه و حسابداری، مقایسه ارقام واقعی درآمد و هزینه را که از سیستم حسابداری قابل استخراج است با ارقام پیش بینی شدۀ درآمد و هزینه در بودجه مصوب، مشکل مینماید
2- طبع و ماهیت فعالیت های بازرگانی که از طریق حساب های مستقل وجوه سرمایه ای تأمین مالی میشوند به نحوی است که تقاضا برای کالا یا خدمات،سطح مناسب درآمد و هزینه را تعیین مینماید. افزایش تقاضا برای کالا و خدمات موجب افزایش سطح هزینه هایی میگردد که باید انجام شود که نتیجه ان افزایش سطح درآمد ها نیزخواهد بود.
3- بودجه، حساب ها و گزارش های مالی اجزاء لاینفک فرایند مدیریت مالی میباشند.
ضرورت بودجه بندی و کنترل بودجه ای:
در بیانیه مفهومی واژۀ 1،GASB که بودجه بندی و کنترل بودجه ای را به عنوان یکی از ویژگی های کنترلی محیط فعالیت های از نوع دولتی مطرح نموده است تصریح نموده که بودجه مهم ترین سند مالی است که توسط دولت تهیه میشود. در این بیانیه کاربر و بودجه به شرح زیر ارائه شده است:
الف:بودجه بیان رسمی سیاست های مالی بوده که از فرایند قانونی حاصل میشود. شهروندان به طور مستقیم از طریق مشاوره و به صورت غیر مستقیم از طریق نمایندگان خود، در فرایند بودجه ای مشارکت مینمایند.
ب : بودجه برنامه مالی و بیان مقاصد مالی بوده که از طریق آن مخارج سال مالی برآورد و راه های تأمین مالی پیش بینی میشود .
ج : بودجه ابراز کنترل قانونی است که از طریق آن مجوز مصرف منابع صادر و محدودیت های حاکم بر مصرف منابع مالی تعیین میشود .
د : بودجه مبنائی برای ازریابی عمل کرد فراهم مینماید.
با توجه به نکات مورد تأکید در بیانیه مفهومی واژه یک GASB بودجه برنامه عملیات مالی دولت و سازمان های تابعه برای مدت معین (یک سال مالی )است.
بودجه بندی ، عملیات مربوط به برآورد میزان و انواع مبالغی است که باید توسط سازمان های تابعه دولت وصول و طبق یک برنامه مصوب در مدت معینی به مصرف برسد .
کنترل بودجه : عبارت از تعیین میزان واقعی درآمد ها و سایر منابع مالی دیگر و همچنین تعیین میزان واقعی هزینه ها از یک طرف و مقایسه مستمر ارقام واقعی در آمد و هزینه با بودجه مصوب از سوی دیگر میباشد .
برای کنترل بودجه مصوب حساب مستقل وجوه عمومی به پروژه های سرمایه ای و وجوه اختصاصی که از حساب های مستقل وجود دولتی هستند یک سری حساب بودجه ای در سیستم حسابداری حساب های مستقل فوق پیش بینی گردیده است .
حساب های بودجه ای از جمله حساب های موقت بوده که در آغاز سال مالی با انعکاس بودجه مصوب حساب مستقل در دفاتر حساب داری افتتاح و در پایان سال با حساب هزینه بسته میشوند.