سازمان ثبت احوال کشور در حال حاضر به صورت سازمانی با شخصیت حقوقی مستقل می باشد که ازلحاظ اداری, مالی، اجرائی، وظایف و مسئولیتهایی که به عهده دارد بر این استقلال متکی است. سازمان مذکور تابع وزارت کشور است و یک سازمان متمرکز محسوب می شود. کلیه ادارات ثبت احوال تابع اداره مرکزی بوده و ملزم به رعایت و اعمال قوانین و آئین نامه های مصوب در سطح کل کشور می‌باشند. بدلیل حجم خدمات سجلی ارائه شده از سوی سازمان ثبت احوال کشور به آحاد مردم طبق آخرین بررسی ها این سازمان در حال حاضر پر مراجعه ترین سازمان دولتی می باشد.
تاریخچه
در سال 1304 بنا به تصویب هئیت دولت, اداره سجل احوال در وزارت کشور تاسیس شد و از آن تاریخ,اولین بار در شهر تهران مامورین شهرداری با تنظیم اسناد و توزیع شناسنامه بین مردم مبادرت به ثبتوقایع چهارگانه در دفاتر مربوط کردند. قانون مصوب 24 خرداد 1304 نیز مقرر نمود از تاریخ تاسیس اداره ثبت احوال در هر منطقه تمام اتباع ایران باید شناسنامه بگیرند و بدنبال آن وزارت کشور اداراتی بنام اداره سجل احوال در شهرستانها دایر و شروع به صدور شناسنامه و ثبت وقایع مزبور نمود براساس قانون مصوب 20 خرداد 1307 اداره کل آمار و ثبت احوال بنام اداره کل احصائیه و سجل احوال تابع وزارت کشور تاسیس و مستقلاً شروع بکار نمود بعد از آن نیز در تاریخ 1319 قانون و آئین نامه تهیه و تدوین و پس از سیر مراحل قانونی به ثبت احوال ابلاغ و با عنوان اداره کل آمار و ثبت احوال تغییر نام یافت. درتیر ماه سال 1355 قانون سازمان ثبت احوال کشور به تصویب رسید و فعالیت ها و شرح وظایف اینسازمان در شکلی نوین آغاز و در سال 1363 توسط مجلس شورای اسلامی اصلاحاتی در پاره ای ازموارد قانون مذکور به عمل آمد.
آشنایی و تاریخچه ثبت احوال استان همدان
اولین سند سجلی و شناسنامه رسمی در این استان در تاریخ 09/07/1279 برای شخصی به نام عباس خان صدر رئیس بلدیه شهر همدان(شهردار) صادر و تحویل گردید و بدینوسیله فعالیت رسمی ثبت احوال استان همدان آغاز گردید.
مرزهای هویتی استان همدان از شمال به استان زنجان و قزوین از جنوب به استان لرستان و از شرق به استان مرکزی و از مغرب به استانهای کرمانشاه و کردستان محدود و در این راستا 19512 کیلومتر
مربع را با جمعیتی در حدود 1810032 نفر پوشش می‌دهد.
تشکیلات سازمانی مصوب اداره کل ثبت احوال استان همدان بالغ بر 180 پست مصوب بوده که با توجه به سیاستهای انقباضی دولت در سالهای اخیر با 47 پست بلاتصدی که 27% کل پستهای مصوب سازمانی است به امر خدمات رسانی به مردم استان اهتمام می‌ورزد. در حال حاضر اداره کل ثبت احوال استان همدان با واحدهای تابعه ذیل در حال خدمت به آحاد مختلف جامعه میباشد :
ثبت احوال شهرستان همدان , اسدآباد, تویسرکان, کبودرآهنگ, ملایر, نهاوند, بهار, رزن, قهاوند, قلقرود و فامنین. سازمان ثبت احوال کشور" سازمانی باشخصیت حقوقی مستقل از لحاظ اداری, مالی واجرایی واز حیث تشکیلاتی دردولت وابسته به وزارت کشور است. این سازمان بصورت متمرکز اداره می شود و کلیه ادارات در سطح کشور تابع ستاد مرکزی بوده و آئین نامه ها و دستور العمل های مصوب ابلا غی را اجرا می نماید.
به دلیل گستردگی وظایف قانونی ، "سازمان ثبت احوال کشور " در اقصی نقاط کشور به ارائه خدمات مشغول بوده و پر مراجعه ترین سازمان دولتی است .تاریخچه ثبت احوال به صورت یکپارچه ومنسجم در جهان مربوط به قرن نوزدهم میلادی است ،در ایران قانون ثبت احوال در جلسه مورخ 20آذر ماه 1297 هجری شمسی هیات وزیران به تصویب رسید و با صدور اولین شناسنامه برای دختری به نام فاطمه ایرانی در تاریخ 3دی ماه 1297در تهران فعالیت خود را آغاز کرد طی 10سال در تمام استانها و شهرستانها ی بزرگ دایر وفعال شد. براساس قانون مصوب 20 خرداد 1307"اداره کل احصائیه وسجل احوال "تابع وزارت کشور تاسیس و بطور مستقل شروع به کار نمود .بعد از آن نیز در سال 1319 با تصویب قانون جدید و تهیه و تدوین آئین نامه مربوطه نام قبلی به " اداره کل آمار و ثبت احوال " تغییر یافت . در تیر ماه 1355 " سازمان ثبت احوال کشور " با شکل نوین و شرح وظائف معین به تصویب رسیده وآخرین اصلاحات در پاره ای از مواد آن در سال 1363 توسط مجلس شورای اسلامی به عمل آمده است .20/20/ی
وظایف سازمان ثبت احوال کشور
فهرست وظایف:
1. ثبت واقعه ولادت و صدور شناسنامه
2. تعویض شناسنامه های در دست مردم
3. ثبت واقعه وفات و صدور گواهی وفات.
4. تنظیم اسناد دفاتر ثبت احوال و نگهداری آن .
5. تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی.
6.انجام کلیه امور سجلی اتباع بیگانه مقیم ایران و تابعین ایران و ایرانیان مقیم خارج کشور.
7.جمع آوری و تهیه آمار های انسانی سراسر کشور و انتشار.
8. انجام وظایفی از قبیل تهیه آمار و لیست مشمولین و یا افرادواجبالتعلیم برای برنامه ریزی وزارت آموزش و پرورش.
9. ایجاد پایگاه اطلاعات جمعیتی کشور.
10. صدور کارت شناسائی ملی.
11. سایر وظایف که به موجب قانون به عهده سازمان ثبت احوال کشور گذارده شود.
سازمان ثبت احوال کشور با ثبت بهنگام وقایع ضمن انجام این قسمت از امور روزانه مردم بعنوان یکی از مهم ترین منابع آمار جمعیت کشور محسوب میشود و ماخذ معتبر و با ارزش برای تهیه آمار تغییرات جمعیتی میباشد و اداره کل ثبت احوال استان همدان نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد.
فهرستوظایف ادارات کل ثبت احوال استانها
هماهنگی و تامین نیازهای سجلی و حقوقی واحدهای تابعه.
برنامه ریزی،منظور اجرای دقیق قوانین،آئین نامه ها،تصویبنامه،بخشنامه و دستورالعمل سجلی حقوقی اداری و مالی ابلاغ شده از طریق سازمان.
تامین و تسهیل در انجام امور اداری،استخدامی بودجه ای و مالی واحدهای تابعه.
برنامه ریزی پیرامون تشکیل هیاتهای حل اختلاف و تشکیل و اعزام اکیپ های سیار سجلی.
نظارت بر حس انجام امور واحدهای تابعه و تعقیب و پیگیری عملیات اجرائی.
سازماندهی،برنامه ریزی و نظارت بر تهیه و کنترل سیستمهای کاربردی مورد نیاز ادارات تابعه.
برنامه ریزی جهت بهره گیری هر چه بیشتر و موثرتر از منابع و قابلیتهاو سیستم در عملیات کامپیوتری.
نظارت و نصب و راه اندازی سیستم در ادارات تابعه.
بررسی و مطالعه مشکلات اجرایی و نظارت بر رفع اشکالات احتمالی و ارائه پیشنهاد در جهت بهبود کار.
هماهنگی در جهت تامین نیازمندیهای اجرائی سیستم و تامین نیروی انسانی در ادارات تابعه.
هماهنگی در زمینه آموزش های لازم فرابری داده جهت ارتقاء کارایی پرسنل تحت سرپرستی.
حفاظت از اطلاعات و رعایت دستورالعملهای حفاظتی.
ایجاد هماهنگی بین واحدهای مکانیزه.
انجام بررسیهای مستمر و دائمی از نحوه عملیات کارکنان تحت سرپرستی بمنظور حصول اطمینان از عملیات صحیح اجرائی و پیشگیری از هر گونه ضایعات و اشکالات احتمالی.
شرکت در کمیسیونها و سمینارهای علمی و تخصصی و تهیه گزارشات مربوطه.
تهیه گزارشات عملکرد آماری.
دریافت و کنترل استعلامهای مجاز و پاسخگویی به آنها.
تعیین اولویتها و تهیه برنامه عملیات روزانه و ابلاغ به واحدهای اجرائی.
انجام مسئولیتهای محوله در زمینه توزیع و کنترل کارت شناسائی.
تدارک آرشیوهای مناسب عکس ،اسناد و مدارک متقاضیان و آحاد جامعه بر اساس آخرین روشهای بایگانی.
برنامه ریزی در جهت تهیه آمارهای انسانی و سجلی بصورت ماهانه و سالانه.
تهیه جداول،نمودارها و شاخصهای آماری در فرمهای مناسب طبق سیاستهای سازمان.
بررسی و مطالعه و برنامه ریزی پیرامون شناخت تنگناهای اداری،رفاهی کارکنان وتجهیزات و تدارکاتی واحدهای تابعه و اقدام در جهت رفع آنها.
تهیه و تنظیم بودجه جاری استان متبوع و توجیه و تعیین و دفاع از آن در سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان و تعقیب و پیگیری آن تا مرحله تصویب و تخصیص.
نظارت بر حفظ شناسنامه های نانویس،اوراق و دفاتر سجلی وحفظ و حراست از اسناد سجلی بایگانی ها و آرشیو ادارات تابعه.
ارائه پیشنهادات سجلی،اداری و مالی و برنامه به واحدهای ستادی.
نظارت بر حفظ و حراست ساختمانها،اموال منقول و غیرمنقول و تامین نظافت و بهداشت محل کار کارکنان ادارات تابعه.
حفظ ارتباط مستمر با واحدهای ذیربط استان در جهت رفع مشکلات جاری اداره کل واحدهای تابعه.
فهرست
وظایف ثبت احوال شهرستانها
1.ثبت واقعه ولادت و سدور شناسنامه برابر قوانین و مقررات.
2. ثبت واقعه وفات و صدور خلاصه رونوشت وفات.
3. ثبت واقعه ازدواج وطلاق و نقل تحولات در اسناد سجلی مربوطه.
4. انجام امور مربوط به تغییر نام و نام خانوادگی .
5. تشکیل هیئتای حل اختلاف و انجام امور مربوط به اختلاف سجلی.
6. دفاع از اسناد سجلی در مراجع قضائی برابر قوانین و مقررات .
7. اجرای احکام دادگاهها در اسناد سجلی برابر مقررات.
8.استخراج صور تشمول و واجلالتعلیم و تهیه آمارهای مربوط.
9. تهیه آمار و وقلیع ثبت شده و جداول مربوط برابر سایر دستورالعملها در قالب فرمهای مربوط.
10. نظارت بر امور دفاتر رسمی ازدواج و طلاق از طریع کنترل اعلامیه های مربوطه.
11. ارائه پیشنهاد در زمینه های سجلی ، اداری و مالی به واحد اداره کل.
12. حفظارتباط مستمر با ادارات مستقر در محل در جهت رفع مشکلات جاری با هماهنگی اداره کل.
13. همکاری و هماهنگل در نصب و راه اندازی سیستم یا ترمینالهای اداره متبوع.
14. همکاری در پیاده کردن و نگهداری نرم افزارهان سیستم و بهره برداری ازآنها.
15. تهیه گزارشات ضروری و دوره ای از پیشرفت فعالیتها.
16. رفع اشکال احتمالی اداره متبوع در زمان بهره برداری از سیستم .
17. هماهنگی در زمینه آموزش های لازم جهت ارتقاء کارایی پرسنل.
18. نظارت و کنترل بر انجام فعالیت های اپراتوری سجلی و متصدیان کنترل.
19.برنامه ریزی عملیات سیستم جمع آوری اطلاعات در چهار چوب برنامه کلی تنظیم شده.
20. انجام سایر امور مربوطه.